Pracovný čas. Foto pracovného času: príklad, ukážka

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Efektívnosť robí ľudí úspešnými a konkurencieschopnými. Skvelým nástrojom na skúmanie toho, ako efektívne využívate pracovný čas, je fotografia pracovného času, inak povedané, nazýva sa aj časomiera. Čo je tento nástroj, ako ho používať a aké výsledky prináša - prečítajte si v článku.

Aký je pracovný čas fotografovanie?

Ide o výskumnú metódu, pri ktorej sa celý pracovný deň alebo určité časové obdobie podrobuje nepretržitému meraniu. Vďaka tomuto pozorovaniu môžete získať informácie o tom, čo robí zamestnanec, skupina zamestnancov alebo tím počas pracovného dňa. Dohľad vykonáva špecialista a takáto štúdia môže byť vykonaná aj samostatne. Všetky činnosti súvisiace s prácou a rozptýlením, prestávkami na fajčenie, neformálnou komunikáciou atď. sú úplne opravené.

Medzi zamestnancami, ktorí majú radi time managementa uvedomiť si dôležitosť time managementu, je to obľúbený nástroj. Navyše, ak vás zaujíma otázka, ako optimalizovať pracovný čas, prvým krokom bude fotografovanie pracovného času. Môžete riadiť len to, čo sa meria. Často už len pozorovanie, dokonca aj bez zmien pracovného dňa, vedie k zvýšeniu efektivity.

Goals

Táto metóda slúži na viacero účelov. Jednou z najdôležitejších je identifikácia časových strát počas pracovného dňa. Ďalším je určiť dôvody straty času a vypracovať systém opatrení, ktoré vám umožnia pracovať efektívnejšie. Fotografovanie pracovného času vám umožňuje rozvíjať časové štandardy pre pracovné procesy, učiť sa z organizačných skúseností najúspešnejších zamestnancov a učiť to iných ľudí, aby ste dosiahli vysoké výsledky.

Tento druh výskumu sa stáva obzvlášť cenným, keď sa rozhoduje o otázke rozšírenia alebo zníženia počtu zamestnancov, prerozdelenia zodpovedností.

Ak chcete so svojím nadriadeným prediskutovať zvýšenie vašej mzdy alebo hľadanie asistenta, individuálna fotografia pracovného času bude vynikajúcou základňou dôkazov. Budete mať silné argumenty, vodca bude brať vaše návrhy vážnejšie, ak sa pripravíte týmto spôsobom.

Fotenie pracovného času

Napriek tomu, že názov procedúry obsahuje slovo „fotografie“, nie je potrebné nič z fotografického vybavenia. Dostatok papiera aperá. Na zjednodušenie úlohy boli vyvinuté hotové formuláre so vzorkami plnenia. Možno ich nájsť v právnych systémoch ako „konzultant“. Formulár si môžete vytvoriť sami alebo si vystačíte s obyčajným stolom.

Jeden deň nie vždy stačí, takže dohľad môže trvať niekoľko dní.

Celý proces možno podmienečne rozdeliť do troch etáp: prípravný, pozorovací proces, spracovanie výsledkov. V prípravnej fáze sa zostavujú a vypĺňajú formuláre, vo fáze pozorovania sa vedú záznamy, vo fáze spracovania výsledkov sa vypočítava, ako dlho trvá tento alebo ten typ práce, analyzuje sa účinnosť a vyvodzujú závery.

Výsledky počítania

Na uľahčenie počítania sa operácie rovnakého typu kombinujú a zhromažďujú v skupinách. Najpopulárnejšie skupiny sú:

• Prípravné a dokončovacie práce (spustenie zariadenia, príprava potrebného náradia, vypnutie zariadenia, čistenie pracoviska).
• Organizačné problémy.
• Čas využívaný na priame plnenie povinností.
• Prestávky na odpočinok a obed.

Ak je to vhodné pre konkrétnu štúdiu, možno identifikovať menšie skupiny. Potom sa vypočíta koeficient ukazujúci efektívnosť alebo neefektívnosť pracovného dňa zamestnanca.

Časový výkaz

Formulár musí mať „hlavičku“, do ktorej sa zadávajú informácie o celom mene a špecializáciizamestnanca, zariadenie, kde sa štúdia vykonáva, dátum a čas analýzy.

Potom by tu mal byť stôl. Prvý stĺpec je poradové číslo, potom stĺpec pre názov vykonanej práce. V treťom stĺpci je uvedené časové obdobie, odkedy a ako dlho bola práca vykonaná. Štvrtý stĺpec vypočítava množstvo času stráveného prácou. Môžete pridať stĺpec komentárov.

Hlavné typy výskumu

Je možné pozorovať jedného zamestnanca, potom to bude individuálna fotografia. Môžu si pozrieť skupinku alebo brigádu, potom to bude skupinová alebo brigádna fotka.

Ak sa pozorovanie vykonáva počas celého pracovného dňa, potom sa takáto fotografia nazýva klasická. Môžete opraviť nie celý deň, ale iba jeho jednotlivé momenty.

Ešte jedna divízia už bola spomenutá vyššie. Pozorovať môže odborník, alebo si pracovný deň môžete odfotiť sami. Pri použití vonkajšieho pozorovateľa sa môžete stretnúť s negatívnou reakciou zamestnancov. Môžu odmietnuť pracovať pod dohľadom, alebo naopak začať pracovať rýchlejšie a viac ako zvyčajne, čo povedie k nesprávnym údajom o časových nákladoch.

Výskum je možné vykonávať pomocou video zariadenia. Na jednej strane vám to umožňuje získať objektívne informácie, na druhej strane nie každý čin sa dá jasne rozlíšiť iba zboku, bez komentárov od osoby, ktorá prácu vykonáva.

Psychologicképríprava

Výskum toho, ako zamestnanci využívajú pracovný čas – fotografovanie pracovného času, technicky jednoduchý, ale psychologicky náročný spôsob. Zamestnanci vnímajú takéto štúdie ako snahu ich monitorovať, zhoršovať pracovné podmienky, identifikovať nedostatky a trestať.

Preto je dôležité venovať pozornosť predbežným vysvetleniam dôležitosti takejto štúdie. Psychologická klíma v tíme má vážny vplyv. Ak ľudia pracujú v atmosfére dôvery a dobrej vôle, ochotne urobia čokoľvek, čo pomôže urobiť organizáciu efektívnejšou a konkurencieschopnejšou. Ak sa naopak tím vyznačuje nedôverou, neustálym trestaním, potom bude mimoriadne ťažké získať spoľahlivé informácie, ktoré skutočne prinesú výsledky.

Je dôležité vybudovať motivačný systém, v ktorom by bolo pre zamestnancov prospešné pracovať čo najefektívnejšie.

Rozoberanie príkladu

Nie je možné, aby každý zamestnanec presne načasoval pracovný deň. Najťažšie je to viesť so zamestnancami na manažérskych pozíciách, obzvlášť náročná je fotografia pracovného času účtovníka. Je to jednoduchšie s tými špecialistami, ktorých operácie majú jasné hranice a charakteristické črty. Spravidla ide o pracovné špeciality.

Pozrime sa na príklad. Zamestnanec je manažér v podnikovom oddelení. Tu je fotografia pracovného času (ukážka):

• Začiatok pracovného dňa - 9:00.
• Príprava pracoviska(naštartovanie počítača, príprava dokumentov) - 9-10.
• Planerka – 9-15.
• Telefonický rozhovor s kľúčovým klientom - 9-30.
• Kontrola e-mailu – 9-42.
• Príprava zmluvy pre klienta – 9-53.
• Prestávka na dym - 10-37.
• Príprava prezentácie nového produktu pre klienta – 10-57.
• Obed – 14-05.
• Stáž pre nového zamestnanca - 14-58.
• Prestávka na fajčenie - 16-15.
• Volanie zákazníkom – 16-30.
• Koniec dňa (vyčistenie pracovnej plochy, vypnutie počítača) - 17-55.
• Odchod z domu - 18:00.

Teraz musíte vypočítať, ako dlho trvala každá akcia, rozdeliť typy práce do skupín, vypočítať pomer efektívnosti manažéra. Táto fotografia pracovného času (príklad) vám pomôže vytvoriť si vlastnú.

Kto potrebuje tieto informácie?

V prvom rade sú zainteresovanými stranami manažéri a majitelia spoločnosti, ktorí chcú pochopiť, ako optimálne sú zamestnanci vyťažení, či sú pracovné zdroje spoločnosti využívané efektívne.

Zamestnanci HR oddelenia, HR oddelenia tiež potrebujú podobné štúdie, aby mohli zostaviť realizovateľné popisy práce, vybrať presný počet zamestnancov, ktorých organizácia potrebuje, a vykonať výskum.

Samotní zodpovední zamestnanci majú záujem na tom, aby bol pracovný deň využitý efektívne, bez prestojov a núdzových prác, nedochádzalo k situáciám s nadčasmi alebo odobratou prácoudomov.

Teraz ste oboznámení s technikou, ktorá vám umožňuje posúdiť, či sa pracovný čas využíva efektívne (fotografia pracovného času). Skúste zaviesť metódu do praxe, nájdete veľké množstvo rezerv, uvidíte, ako optimálne fungovať. Vďaka tomuto prístupu sa môžete premeniť na jedného z najproduktívnejších zamestnancov spoločnosti, čo bude určite vidieť a oceniť.