Plán toku dokumentov pre účtovnú politiku: vzor. Nariadenie o účtovnej politike

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Tok dokumentov podniku je jeho centrálnym nervovým systémom. Legislatívna úprava podnikateľskej činnosti sa neustále zvyšuje a zlepšuje. Dôležitá je nielen správna organizácia pohybu písomnej formy dokumentov, naliehavý sa stal aj problém elektronickej podpory fungovania podniku. V mnohých oblastiach toku dokumentov sa stala povinná elektronická výmena informácií.

Primárne dokumenty nie sú vždy na začiatku vyhotovené v písomnej forme, ale nech už ide o akýkoľvek dokument, má určité vlastnosti, dobu existencie a špecifický pohyb cez oddelenia a zamestnancov. Nezáleží na veľkosti podniku, jeho právnej forme, rozsahu pôsobnosti a oblasti pôsobenia, ale na harmonograme pracovného postupu účtovnej politiky v podniku.je lepšie to navrhnúť ešte pred začatím.

Účtovné zásady sú povinnou súčasťou pracovného postupu

Predpisy o účtovných zásadách platia už od čias ZSSR, od roku 1983! Účtovníctvo nikdy nebolo srdcom podnikania, ale vždy bolo jeho základnou chrbticou.

Zodpovednosť za vypracovanie účtovných zásad zvyčajne leží na pleciach hlavného účtovníka a schvaľuje ju vedúci podniku. Primárny dokument prechádza týmito fázami:

1. Vytvoriť alebo prijať.
2. Prijatie a spracovanie.
3. Preniesť do archívu.

Akúkoľvek akciu s primárnym dokumentom charakterizuje:

• zdroj alebo odosielateľ dokumentu;
• príjemca alebo účinkujúci;
• dátum prijatia na realizáciu;
• čas vykonania;
• cieľ výsledku vykonania.

Akýkoľvek primárny dokument má významný obsah a v procese jeho pohybu je dodávaný s indikátormi stavu, ktoré vám umožňujú sledovať súlad s účtovnými zásadami schválenými podnikom.

Zvyčajne sa pre účtovnú politiku v účtovníctve zostavuje harmonogram pracovných postupov, ktorý je však dostupný a povinný pre všetky oddelenia podniku v rámci ich kompetencie.

Povinné právne požiadavky

Vyžaduje sa doklad o výdavkoch. A ako predtým, ide o skutočnú prítomnosť písomného dokumentu vypracovaného v súlade s platnou legislatívou a miestnou legislatívoutvorba podnikových pravidiel. Dôležité je aj načasovanie.

Daňový poriadok Ruskej federácie vyžaduje potvrdenie všetkých transakcií. Ide o jednu z hlavných podmienok účtovania nákladov pri výpočte dane z príjmov. Pohyb dokumentov však nie vždy spĺňa požiadavky výrobných činností: platba môže prejsť a materiál môže meškať s dodaním, tovar bol odoslaný, ale spotrebiteľ nezaplatil. V dôsledku toho sa niektoré primárne dokumenty oneskorujú v termínoch v porovnaní s inými.

Nepredvídaných situácií je vždy dosť, no príkladom ideálneho toku dokumentov je rozvrh pracovného toku pre účtovnú politiku. Odchýlky od plánu sú povolené, ale mali by sa čo najviac minimalizovať a harmonogram by mal ustanoviť zodpovednosť každého účinkujúceho.

Ukazovatele stavu dokumentu

Je ťažké nájsť podnik, ktorý by nepoužíval program na správu elektronických dokumentov, ale aj v podniku, ktorý nemá jediný počítač, je vytvorenie alebo prijatie primárneho dokumentu sprevádzané vytvorením "ukazovateľ" jeho stavu.

Pre veľké podniky s mnohými divíziami a vzdialenými pobočkami je sledovanie stavu všetkých dokumentov povinným a samostatným výrobným procesom. Tu je vzorom rozvrh pracovného postupu pre účtovnú politiku a skutočný stav je základom pre optimalizáciu harmonogramu, objasnenie termínov a potrestanieporušovateľov a identifikácia spôsobov, ako vyriešiť vznikajúce výrobné ťažkosti.

Je dôležité poznamenať, že mnohé udalosti sú mimoriadne časovo kritické:

• poskytovanie daňových priznaní;
• platenie daní;
• predloženie elektronických vyhlásení;
• iné právne záväzné úkony.

Ak je možné nejakým spôsobom vyrovnať porušenia vnútorného výrobného cyklu, potom je to vo vzťahoch s vládnymi agentúrami neprijateľné a je spojené s vážnymi sankciami alebo stratami.

Plán toku dokumentov pre účtovné pravidlá: vzorový obsah

Forma opísaného dokumentu nie je podstatná. Ako obvykle je vyvinutý hlavným účtovníkom, schválený vedúcim podniku a je tabuľkou. Upozorňujeme na príklad takéhoto grafu.

Každý dokument má názov a všetky riadky tabuľky sú očíslované. Vyžadujú sa minimálne dva stĺpce:

• vytvorenie alebo prijatie dokumentu;
• kontrola a spracovanie dokumentu.

Prvý stĺpec obsahuje dve pozície:

• zodpovedný (zamestnanec, oddelenie);
• dátum vykonania.

Druhý stĺpec – tri až štyri pozície:

• zodpovedný za overenie (vykonanie);
• dátum vykonania;
• doba prevodu do materskej organizácie;
• forma registrácie výsledku vykonania.

Podniky nie sú obmedzené v znení nadpisu tabuľky podľa harmonogramutok dokumentov pre účtovnú politiku. Ukážka nižšie zobrazuje jednu z možností.

Je dôležité, aby logika tabuľky presne odrážala: aký dokument, ako vyzerá, kto a kam ho odosiela, kto a kedy ho vykonáva a kam sa odosiela výsledok. Dodatočne je možné zabezpečiť aj samotné odovzdanie spotrebovaných primárok do archívu. K harmonogramu pracovného postupu účtovnej politiky vládnej inštitúcie sú zvyčajne priložené predpisy pre prácu s archívnymi dokumentmi. Pokiaľ ide o štátne subjekty, je to zakotvené v zákone.

Archívy dokumentov a obdobia uchovávania

Archívy (aj pre stredne veľké podniky) rýchlo dosahujú pôsobivé veľkosti. Je dobrou praxou doplniť vzorový pracovný postup pre účtovné zásady ďalšími odporúčaniami o archivácii a práci s archívnymi dokumentmi, aby ich pobočky mohli zopakovať.

Legislatíva stanovuje rôzne doby uchovávania rôznych dokumentov. Účtovná politika ústredia nemusí byť rovnaká ako účtovná politika pobočky. Rozsah kompetencií rôznych oddelení podniku môže byť radikálne odlišný. Logiku budovania harmonogramu, jednoznačnú identifikáciu dokumentov, štádiá ich prechodu, pravidlá sledovania ukazovateľov a pravidlá archivácie je však vhodné vybudovať jednotným spôsobom.

Zjednotenie účtovných zásad a najmä archívnej práce je nevyhnutné pre optimalizáciu infraštruktúry podniku adopravné informácie.

Akékoľvek podnikanie je kontrolované nielen štátnymi orgánmi, ale aj vlastným manažmentom a zakladateľmi. Posledná možnosť zvyčajne nie je naklonená pochopiť nuansy a koná podľa jediného prísneho algoritmu.

Funkcie účtovných zásad v súkromnom sektore

Mnohé organizácie sa neobmedzujú na normy stanovené legislatívou, ale vytvárajú si vlastný regulačný rámec. Harmonogram pracovných postupov pre účtovnú politiku LLC, výrobného družstva, partnerstva, fondu a iného typu právnickej osoby môžete často nájsť vo formáte vlastnej verzie myšlienky obchodných procesov a ich konštrukcie v praxi, v reálnom podnik.

Významným rozdielom medzi verejným sektorom a súkromným podnikaním sú širšie finančné možnosti, ktoré umožňujú založiť podnikovú infraštruktúru na populárnom drahom systéme, napríklad založenom na riešení Oracle Primavera Instantis. Oracle má veľa takýchto drahých nápadov, ale nie každý podnik si ich môže kúpiť a mať dostatočné vybavenie na ich prevádzku.

Softvér na správu dokumentov

Charakteristickou vlastnosťou, ktorá ovplyvňuje implementáciu účtovných zásad, je dostupnosť vysokokvalitného, drahého, komplexného a žiadaného softvéru. Mnoho veľkých podnikov získava nové riešenia, ktoré umožňujú distribuované spracovanie obrovského množstva informácií.

Tento radikálny prístup v praxi sa však od neho len málo líšisituáciu v stredných a malých podnikoch. Nemôžete ani spomenúť vládne organizácie. Dodnes všade dominuje Excel a podobné univerzálne produkty a vývoj proprietárneho softvéru.

Táto okolnosť (koexistencia seriózneho informačného systému a niekoľkých proprietárnych programov) naznačuje, že softvér v tejto oblasti potrebuje neustále zlepšovanie.

Na základe vyššie uvedeného sa zdá byť vhodné pri vývoji účtovnej politiky pre podnik zamerať sa nie na používaný softvér, ale na regulačný moment a súlad právnych ustanovení harmonogramu pracovných postupov so súčasnou legislatívou a skutočná potreba konkrétneho podniku.