Odoslaná korešpondencia: registračné denníky, účtovníctvo, vzorky, pravidlá vyplnenia

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

V každej sfére národného hospodárstva existuje papierovanie, ktoré zahŕňa mnoho funkcií. Medzi nimi je jedným z hlavných účtovanie došlej a odoslanej korešpondencie. Neexistuje jediný podnik, ktorý by fungoval izolovane od iných organizácií. Komunikácia a spolupráca so zákazníkmi, dodávateľmi, finančnými a inými inštitúciami je povinná. Výrobný proces sa preto nezaobíde bez korešpondencie. Kto rieši evidenciu došlých a odoslaných listov? Ako ich správne zaúčtovať? Kto to potrebuje a prečo? Tieto problémy zvážime v článku.

Kategórie korešpondencie. Vlastnosti odchádzajúcej dokumentácie

Existuje veľké množstvo foriem a typov dokumentov, ale všetky spadajú iba do dvoch hlavných kategórií:

• Odosielanie (odchádzajúcej pošty).
• Prijaté (prichádzajúca pošta).

Pozrime sa na význam každej kategórie.

Korespondencia, nazývaná odchádzajúca, môže byť odoslaná nasledujúcim príjemcom:

• Vyššie orgány.
• Podriadeníorganizácie.
• Partnerské podniky.
• Oddelenia, dielne a iné štrukturálne divízie podniku.

Aké dokumenty sa posielajú vyšším orgánom?

Prakticky každý podnik je podriadený akýmkoľvek organizáciám (okresným, rezortným, regionálnym, ale aj ministerstvám). Odchádzajúcou korešpondenciou zasielanou týmto inštitúciám môžu byť správy, správy, plány na mesiac, štvrťrok, rok, odpovede na požiadavky. Spravidla sa vydáva na schválených štandardných tlačivách alebo na obyčajných listoch s logom spoločnosti.

Dokumenty pre organizácie nižšej línie

Nie všetky, ale mnohé podniky spolupracujú s organizáciami, ktoré sú im podriadené. Môžu to byť výkonné orgány, pobočky, malé firmy a iné. Korešpondencia, ktorú posiela, môžu byť smernice, príkazy, oznámenia, nariadenia, pokyny, školiace materiály. Vydáva sa aj na hlavičkovom papieri alebo obyčajných listoch s logom spoločnosti. Okrem toho môžu mať pokyny a školiace materiály formu brožúr a manuálov, ale musia k nim byť priložené pokyny na štandardných formulároch alebo sprievodné listy s pečaťami a podpismi. Ak žiadne neexistujú, potom samotné manuály a brožúry musia mať pečať odosielajúceho podniku a podpisy zodpovedných osôb.

Dokumentácia pre partnerské firmy

Spravidla v tomto prípade hovoríme o dodávateľoch, distribútoroch a zákazníkoch. Korešpondencia, ktorú posiela, sú objednávky, oznámeniapríjem tovaru, reklamácie, reklamné brožúry, oznámenia o zmenách akýchkoľvek podmienok dohody alebo zmluvy, obchodné ponuky.

Treba si uvedomiť, že reklamné materiály, cenníky, gratulácie, pozvánky, napríklad na prezentáciu, nie je potrebné registrovať.

Dokumentácia v rámci tej istej organizácie

Tento typ odchádzajúcej korešpondencie prebieha v podnikoch, kde sú 2 alebo viac oddelení, dielní, divízií. V takýchto prípadoch vedenie vydáva príkazy, uznesenia, usmernenia, pokyny a podobné dokumenty, ktoré sa zasielajú na oddelenia a dielne. Potom pre manažérov a administratívu bude takáto korešpondencia odchádzajúca a pre dielňu alebo oddelenie prichádzajúca.

Pravidlá dizajnu denníka

Bez ohľadu na to, kam je dokument odoslaný, musí byť zaúčtovaný. Na tento účel existujú protokoly na registráciu odchádzajúcej korešpondencie. V časoch, keď neexistovali počítače a internet, sa takéto denníky viedli ručne. Môžu byť ľubovoľné. Dal by sa použiť bežný zápisník, účtovná kniha, poznámkový blok. Hlavne časopis musel mať zošité listy, aby sa nedali vytrhnúť. Navyše ich bolo treba očíslovať. Na titulnej strane časopisu bol uvedený dátum, kedy sa začal. Predtým bolo potrebné strany zošívať niťami, ich konce zalepiť hárkom papiera, na ktorý bolo potrebné dať pečať a podpis zodpovednej osoby. Aj na tomto hárku bol uvedený celkový počet očíslovaných strán. Opravy neboli povolené.

Teraz je zošívanie zásobníka niťami uložené, keďregistrácia obzvlášť dôležitých dokumentov finančnej alebo právnej hodnoty.

Stránky v časopise sú vo väčšine firiem očíslované.

Po vyplnení posledného riadku denníka sa zapíše dátum jeho konca. Skladuje sa od 3 do 5 rokov. Závisí to od typu korešpondencie v nej evidovanej. Za obzvlášť dôležité sa považujú súdne príkazy, finančné účty, dlhodobé zmluvy a podobne. Denník môžete zlikvidovať iba vtedy, ak každý z dokumentov v ňom zaznamenaných stratil svoju právnu platnosť.

Pomoc s počítačom

V tomto veku počítačovej technológie je ťažké nájsť úradníka, ktorý by ručne sledoval protokol prichádzajúcej a odchádzajúcej korešpondencie. Teraz existuje určitý program, ktorý vám umožňuje tlačiť formuláre alebo uchovávať záznamy v počítači. Ak ho chcete použiť, musíte mať:

• Počítač s MS Office, programy MS Excel.
• Tlačiareň.
• Skener.
• E-mail v počítači.
• Táto pečiatka: „Vchod. Č. _, "_" _20_" Dá sa napísať ručne alebo kúpiť hotový.

Ďalej musíte vstúpiť do programu, stiahnuť si požadovaný formulár a začať s ním pracovať. Môžete vytlačiť formulár, urobiť veľa fotokópií, šiť ich. Dostanete denník, do ktorého si budete musieť robiť poznámky ručne. Nemôžete tlačiť, zaregistrujte sa priamo vo svojom počítači. Spravidla sa takto uchovávajú dokumenty, ktoré nemusíte podpisovať.

Koľko časopisov potrebujete?

Častejšiecelkovo podniky vedú jeden denník odoslanej korešpondencie. Niektoré organizácie s mnohými partnermi a inými príjemcami však môžu mať niekoľko týchto časopisov, ako napríklad:

• Na registráciu korešpondencie odoslanej tretím stranám a pre dokumenty v rámci podniku.
• Pre listy odoslané domácim a zahraničným spoločnostiam.
• Pre dokumenty určené určitým organizáciám (napríklad centrále, ministerstvu atď.) a všetkým ostatným. Robí sa to pre pohodlie správy dokumentov, ale každý denník sa zostavuje podľa jedného štandardu.

Okrem toho niektoré organizácie majú samostatné časopisy pre každý typ dokumentácie. Napríklad na evidenciu odoslaných objednávok, účtovných objednávok, upozornení, manuálov, sťažností zákazníkov, protokolov a pod. Na zaúčtovanie takýchto dokumentov možno použiť formuláre s inými stĺpcami.

Ako uchovávať záznamy v denníku

Treba povedať, že formy formulárov sú približne rovnaké pre účtovanie všetkých typov odchádzajúcej korešpondencie. Ukážka toho, ako by mal dizajn vyzerať, je uvedená v našom článku.

V hornej časti každej stránky je „hlavička“so stĺpcami:

• Sériové číslo záznamu, ktoré bolo tiež pripojené k dokumentu.
• Dátum odletu.
• Názov dokumentu (napr. „Správa o pokroku“).
• Zhrnutie (doslova pár viet, môžete uviesť aj číslo dokumentu).
• Názov inštitúcie, kam sa posiela korešpondencia.
• Podpis zodpovedného registrujúceho.
• Spôsob odchodu (bežne alebo e-mailom, faxom). Táto položka bola pridaná s príchodom nových technológií. Predtým to nebolo v denníkoch korešpondencie.
• Ak je odoslaná odpoveď na žiadosť alebo správa o vykonaní, v denníku by malo byť uvedené číslo dokumentu, na základe ktorého bol odoslaný list vytvorený. Taktiež je potrebné uviesť údaje o interpretovi (meno, funkcia).
• Počet kópií. Niekedy je oddelene pridelený stĺpec, v ktorom je uvedený počet strán v kópii.
• Poznámka. Tu sú uvedené informácie, ktoré nie sú zahrnuté v predchádzajúcich stĺpcoch.

Ak odchádzajúci dokument nie je odpoveďou na požiadavku alebo hlásenie, do stĺpcov o vykonaní a zodpovednej osobe sa vložia pomlčky.

V našej dobe sa obsah a vypĺňanie protokolu odchádzajúcej korešpondencie nezmenilo. Ukážka zobrazená vyššie.

Prichádzajúca pošta

Listy a dokumenty môže podnik dostávať z nasledujúcich zdrojov:

1. Vyššie orgány.
2. Podriadení.
3. Partnerské firmy.
4. Iné inštitúcie, ktoré nie sú uvedené vyššie (polícia, banky, súdy, súkromní občania atď.).
5. V rámci podniku môže prichádzajúca korešpondencia pochádzať z administratívy alebo inej štrukturálnej jednotky, napríklad z účtovného oddelenia.

Nad namizvážili, aké dokumenty môžu predstavovať korešpondenciu od organizácií uvedených v prvých troch odsekoch.

Dokumenty od iných inštitúcií môžu byť predvolanie zamestnancovi, exekučný titul, súdne rozhodnutie, žaloba, sťažnosť alebo vyjadrenie súkromnej osoby a podobne.

Doklady predstavujúce pracovný tok v rámci podniku sa môžu veľmi líšiť: príkazy manažmentu, príkazy, pokyny, predpisy, normy, bezpečnostné predpisy, upozornenia atď.

Práca s prichádzajúcimi dokumentmi

Je potrebné viesť evidenciu nielen odoslanej korešpondencie, ale aj došlej. Denník, do ktorého sa evidujú listy prijaté podnikom, sa vyhotovuje podľa rovnakých pravidiel ako pri odosielaných dokumentoch.

Rozdiel je v „čiapke“na formulároch. Mal by obsahovať nasledujúce stĺpce:

• Poradové číslo. Je tiež nalepený na dokumente.
• Dátum prijatia.
• Organizácia, ktorá dokument odoslala.
• Ako bolo prijaté (faxom, e-mailom alebo klasickou poštou).
• Názov dokumentu.
• Počet kópií.
• Kam bol dokument odoslaný (názov dielne, oddelenia alebo priečinka).

Vzor jedného z formulárov denníka prichádzajúcej korešpondencie je uvedený nižšie.

Ak je došlým dokumentom objednávka alebo metodický pokyn vedenia obdržaný dielňou (odborom) na vykonanie, v registračnom denníku musí byť uvedené, kto je zodpovedná osoba, a tiež sa pripojípoznámka k vystúpeniu, dátum a podpis umelca.

Kto vedie záznamy?

Každá zodpovedná osoba určená vedúcim môže evidovať prichádzajúcu a odchádzajúce korešpondenciu. V tomto prípade musí byť tento druh pracovnej činnosti zahrnutý do jeho popisu práce alebo schválený na príkaz vedúceho podniku. Kancelárske práce v organizáciách má spravidla na starosti sekretárka. Evidenciu korešpondencie môže navyše vykonávať zamestnanec úradu alebo správca (v malých firmách). V niektorých organizáciách korešpondenciu vybavujú dvaja zamestnanci – zostavovateľ a sekretárka.

Obchody a oddelenia vedú aj záznamy o prichádzajúcej a odoslanej dokumentácii. Vykonáva to zamestnanec, ktorý je poverený týmto typom činnosti na základe príkazu vedenia.

Ako mám správne zaznamenať prichádzajúcu dokumentáciu?

Evidencia došlej a odoslanej korešpondencie nie je náročná, ale zodpovedná úloha. Všetky dokumenty prijaté podnikom sú predmetom účtovníctva. Ak pochádzali z organizácií, musia byť opečiatkované a podpísané vedúcim. Niekedy sa vyžaduje aj podpis zodpovedných osôb, napríklad hlavného účtovníka, ak ide o faktúru vystavenú podniku. Listy od jednotlivcov, ako napríklad vysvetľujúce listy alebo listy, môžu obsahovať iba podpis osoby, ktorá tento dokument zostavila.

Vo väčšine podnikov musí všetku prichádzajúcu korešpondenciu kontrolovať manažér, aby udržal krok s výrobnými procesmi. Sám sebarozhodne, čo s prijatými dokumentmi urobiť - prijať na exekúciu, oboznámiť s informáciami dotknuté osoby alebo jednoducho založiť papier do šanónu. Tajomník, ktorý zaregistroval prichádzajúcu korešpondenciu do denníka, ju preto poskytne vedúcemu. Na každý dokument označí, ktorému oddeleniu má byť zaslaný.

Na základe tohto „verdiktu“sekretárka v registri došlej korešpondencie zaznamená do príslušného stĺpca ďalší „osud“každého listu. Napríklad nové nariadenie o výpočte poistného je možné zaslať účtovnému oddeleniu, bezpečnostné pokyny technickému oddeleniu a reklamáciu od občana Ivanova oddeleniu kontroly kvality výrobkov. Tým je práca sekretárky dokončená s prichádzajúcou dokumentáciou.

Ako môžem sledovať odchádzajúcu poštu?

Vyššie sme skúmali, aké dokumenty sa môžu týkať tohto typu dokumentácie. V niektorých organizáciách musí na jednotlivé žiadosti odpovedať asistent tajomníka alebo zostavovateľa. Podľa GOST R 6.30-2003.12 sa takýto dokument vyhotovuje na špeciálnom formulári alebo na prázdnom hárku s logom spoločnosti. Každý obchodný list zaslaný organizácii alebo jednotlivcovi musí byť opečiatkovaný a podpísaný manažérom. Tajomník musí spravidla vyhotoviť fotokópiu dokumentu, ktorý musí byť uložený v správnom priečinku.

Odoslaná korešpondencia sa eviduje v príslušnom denníku. Tajomník musí skontrolovať, či sú všetky potrebné pečiatky a podpisy, údaje o jeho firme aorganizáciu, pre ktorú bol dokument vyhotovený, uveďte naň číslo zodpovedajúce číslu, pod ktorým je zapísaný v denníku, dátum odoslania, názov priečinka, v ktorom je kópia uložená. Ak je odosielaná korešpondencia odpoveďou na prichádzajúci list, musíte uviesť aj číslo, pod ktorým bola evidovaná. Dokumenty musia byť odoslané v deň uvedený v registračnom denníku.

Prečo potrebujeme korešpondenčné účtovníctvo?

Niektorí ľudia, ktorí sú ďaleko od výroby, veria, že dôsledná evidencia prichádzajúcej a odchádzajúcej korešpondencie je práca navyše, takzvané papierovanie. V skutočnosti korešpondenčné účtovníctvo vykonáva tieto funkcie:

• Organizuje pracovný postup.
• Zabezpečuje včasnú reakciu na prichádzajúce signály.
• Zjednodušuje výmenu informácií v rámci výroby.
• Zaručuje efektívnu účasť spoločnosti na zahraničnom hospodárskom živote.
• Pomáha vám rýchlo nájsť dokument, ktorý potrebujete.

Dôležitosť tejto práce je zrejmá, takže k jej implementácii musíte pristupovať zodpovedne.