Prehľad firemnej karty: príklad. Účtovanie pre firemnú bankovú kartu

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2024-01-17 19:06

V poslednom čase sa platby firemnými kartami stali pre väčšinu firiem samozrejmosťou. Tieto platobné nástroje sa ľahko používajú.

Účtovanie firemných kariet je celkom jednoduché. Skúsení účtovníci spravidla nemajú problémy so zaznamenávaním transakcií. Ťažkosti môžu nastať pri zostavovaní prehľadu na firemnú kartu zamestnancom, ktorému bola vydaná. Ďalej zvážte vlastnosti odrazu transakcií.

Všeobecné informácie

Firemné karty sa nazývajú bankové karty, prostriedky na ktorých patria organizácii. Používajú sa na úhradu výdavkov, ktoré zamestnancom vzniknú v rámci ich profesionálnych činností.

Firemnou kartou je možné platiť cestovné, obchodné a pohostinské výdavky. Tento platobný nástroj sa nepoužíva na osobné účely zamestnankyne, pripisovanie jej zárobkov, ako aj sociálnych výhod.

Zobrazenia

Existujú kreditné a zúčtovacie (debetné) karty. Používanímposledná platba sa uskutoční na úkor prostriedkov držaných na účte podniku alebo prečerpania.

Na kreditných kartách sa vyrovnania uskutočňujú na úkor požičaných prostriedkov poskytnutých bankovou štruktúrou.

Funkcie operácie

Doplnenie sa uskutoční bankovým prevodom. Na tento účel sa bankovej organizácii odošle platobný príkaz.

Prostriedky sa míňajú iba s použitím karty. Môžu to byť bežné bezhotovostné transakcie aj výbery hotovosti.

Firemné karty nepodliehajú zúčtovacím limitom stanoveným centrálnou bankou pre hotovostné platby. Bankové organizácie, ktoré sa riadia odporúčaniami centrálnej banky, môžu medzitým stanoviť limit na vydávanie. Napríklad na firemnej karte Sberbank je maximálna suma 100 tisíc rubľov za deň.

Výhody platobných nástrojov

Môžete si všimnúť nasledujúce výhody používania firemných kariet:

• Kontrola výdavkov zamestnancov. Najprv sa všetky transakcie prejavia na účte spoločnosti. Po druhé, vygeneruje sa správa o firemnej karte, ktorá odzrkadľuje všetky vynaložené výdavky za konkrétne obdobie.
• Možnosť použiť prostriedky kedykoľvek. Prístup k peniazom na účte je nepretržitý.
• Promptné zablokovanie karty v prípade problémov.
• Možnosť použiť prostriedky na služobné cesty do zahraničia. Pri odchode z Ruskej federácie nie je potrebné kupovať cudziu menu. Zároveň z Ruska je to možnéokamžite doplňte účet zamestnanca, ktorý je v zahraničí.
• Významná úspora času pri rezervácii a platbe lístkov, hotelových izieb.

Oznámenie o federálnej daňovej službe a fondoch

Informácie o otvorenom účte musia byť zaslané FIU, VSS a daňovej službe. V súčasnosti oznámenie odosiela samotná banková organizácia, ktorá obsluhuje účet.

Upozornenie sa uskutoční do 7 dní (funguje).

Dôležité nuansy

Firemné karty pre právnické osoby sa vydávajú pre konkrétnych zamestnancov podniku, t.j. sú registrovaní.

Premietnutie operácií do účtovníctva na firemných kartách sa vykonáva spravidla na samostatnom účte.

Bankový účet je možné otvoriť v rubľoch aj v cudzej mene. V tomto prípade v prvom prípade nie je potrebné otvárať ďalší devízový účet. Podľa nariadenia centrálnej banky č.266-P je možné platbu podnikovou kartou realizovať aj v mene, ktorá sa líši od meny účtu. Pri príjme napríklad dolárov systém banky prevedie požadovanú sumu (automaticky prevedie ruble na doláre).

Účely výdavkov

Regulačné akty stanovujú zoznam transakcií, ktoré je možné vykonať v cudzej mene pomocou firemnej karty:

• Prijímanie hotovosti v cudzej mene v zahraničí Ruskej federácie na zaplatenie pohostinstva, cestovných nákladov.
• Platba nákladov (zástupca/cestovné) v obchodných/servisných organizáciách v cudzej mene mimo Ruska.

Iné operácie sa považujú za nezákonné. Kontrolu dodržiavania zoznamu vykonáva banková štruktúra.

Dokument miestnej organizácie

Podnik by mal vypracovať zákon, ktorý definuje základné pravidlá používania firemných kariet. Tento dokument musí byť nainštalovaný:

• Zoznam transakcií a výdavkov, ktoré môže zamestnanec uskutočniť.
• Limity vysporiadania.
• Postup pri odoslaní hlásenia na firemnej karte.
• Informácie o neprípustnosti prezradenia PIN kódu tretím stranám.
• Termín, do ktorého musí zamestnanec predložiť predbežnú správu na firemnej karte. V tom istom odseku je vhodné uviesť zoznam dokumentov, ktoré potvrdia informácie.

Tiež:

• Okruh zamestnancov oprávnených dostávať firemné karty je určený príkazom vedúceho.
• Uzavrite dohody o zodpovednosti s príslušnými zamestnancami.
• Zamestnanci-držitelia kariet by mali byť oboznámení s postupom používania podpisových kariet.

Vrátenie a vydanie platobných nástrojov sa vedie v špeciálnej účtovnej knihe.

Funkcie odrazu

Účtovníctvo pre bežný účet je vedené v podniku na účte. 55. Otvorí sa mu podúčet 55.4.

Ak má účet minimálny zostatok, je vhodné vytvoriť si podúčty druhého poriadku: „Minimálny zostatok“a „Platobný limit“.

Ak má organizácia otvorených niekoľko účtov (pre každú kartu), potom podúčet 55.4 vytvoríkaždému z nich. Ak je na jeden účet vydaných niekoľko kariet rôznych zamestnancov, ktorí uskutočňujú platby v rámci všeobecného limitu, potrebu vedenia analytických záznamov v kontexte držiteľov určuje podnik nezávisle.

V prípadoch, keď je firemná karta prepojená s jedným bežným účtom, je vhodné vytvoriť si k účtu podúčet. 51 alebo 52.

Účtovníctvo

Pravidlá zaznamenávania transakcií sú pre prehľadnosť uvedené v tabuľke:

db	cd	Destination	Potvrdenie
55.4	51	Prevod sumy platobného limitu a minimálneho zostatku (v rubľoch) z účtu podniku na kartový účet (rubeľ)	Platobný príkaz, výpis z účtu.
55.4	52	Prevod platobného limitu a minimálneho zostatku v cudzej mene z účtu v cudzej mene na firemný.	Platobný doklad, výpis z účtu.
55.4	67, 66	Prijatie kreditných prostriedkov na kartový účet v deň jednorazového pripísania, ak bola uzavretá príslušná zmluva s bankovou štruktúrou	Bankový príkaz, výpis z účtu.
55.4	66	Príjem kreditných prostriedkov na kartuúčtu v deň platby kreditnými prostriedkami bankovej organizácie pri absencii vlastných peňazí spoločnosti, ak je s bankou podpísaná zmluva o kontokorentnom úvere	Výpis z účtu, záruka.
91.2	51, 52	Platenie bankových poplatkov za vydanie, vydanie, obsluhu karty	Bankový výpis, účtovný výpis.
91.2	66	Výpočet úroku z pôžičky poskytnutej firemnou kartou	Bankový výpis, účtovný výpis.
66	51, 52	Prevod finančných prostriedkov na splatenie pôžičky alebo úrokov z pôžičky prijatej v súvislosti s používaním karty	Platobný príkaz (dokument), výpis z účtu.

Na vyjadrenie doplnenia firemnej karty v „1C“sa používa dokument „Odpis z účtu“. Nachádza sa v časti „Banka a pokladňa“.

Účtovanie pre vysporiadania

Existujú dve možnosti zaznamenávania transakcií: zjednodušené a akademické. Ich vlastnosti sú uvedené v tabuľkách.

Zjednodušená metóda

db	cd	Destination	Potvrdenie
71	55.4	Odraz množstva práce zaplatenej kartou,služby, tovar, ako aj hotovosť vybratú z karty v súvislosti s držiteľmi (nahlasujúcimi zamestnancami) v deň uvedený na výpise z účtu	Výpis z účtu s dešifrovacou aplikáciou pre firemné karty.
10, 15, 25, 20, 26, 44, 40 atď.	71	Zohľadnenie zaplatených materiálov, prác, služieb v súlade s predbežnou správou predloženou zamestnancom s priloženými podpornými dokumentmi ku dňu správy.	Faktúry, lístky, účtenky, šeky, originály bločkov, šeky z bankomatu atď.

Akademická verzia

db	cd	Destination	Potvrdenie
10, 20, 26, 44 atď.	71	Odraz materiálov, prác, služieb platených firemnou kartou v súlade so správou s podpornou dokumentáciou ku dňu jej odoslania	Lístky, potvrdenia, originálne potvrdenia, potvrdenia z terminálu atď.
71	57	Odraz transakcie vykonanej kartou, ale nezaúčtovanej na bankovom účte	Referencia o účtovníctve.
57	55.4	Odraz sumy zaplateného tovaru, prác, služieb, hotovosti vybratej z karty v súvislosti so zodpovednými osobami v deň, keď sú uvedené na výpise z účtu	Výpisbanka s dešifrovaním pomocou kariet.

Ak sa dátum hlásenia na firemnej karte zhoduje s dňom, keď je transakcia uvedená vo výpise z účtu, transakcie sa uskutočňujú podľa prvej možnosti.

Okrem toho by sa pri oboch možnostiach mala brať do úvahy výška škody:

db	cd	Destination	Potvrdenie
73.2	55.4	Odraz výšky materiálnych škôd spôsobených neposkytnutím podporných dokumentov zamestnanca alebo v súvislosti s použitím prostriedkov na karte pre osobné potreby	Bankový výpis, účtovný výpis.
50, 70	73.2	Náhrada škody spôsobenej zamestnancom prostredníctvom pokladne podniku alebo zrážkou zo zárobku	Výpis z účtovníctva, účtenka.

Prehľad z firemnej karty: príklad

Zamestnanec, ktorý dostal finančné prostriedky na správu, musí poskytnúť dokument, ktorý popisuje všetky vzniknuté náklady. Sú k nej pripevnené podporné papiere. Príslušné pokyny sú stanovené v poradí schválenom centrálnou bankou.

Nariadenie Štátneho štatistického výboru z roku 2001 schválilo štandardnú formu správy AO-1.

Vo formulári však nie sú žiadne riadky, do ktorých by ste mohli premietnuť transakcie na firemných kartách. Existujú dva spôsoby, ako vyriešiť situáciu:

• Doplňte štandardný formulár. Ako je ustanovené v poriadku, organizáciamá právo pridať ďalšie riadky do jednotného formulára.
• Vytvorte si formulár sami. Zjednotené formuláre od 1.1.2013 nie sú pre podniky povinné. Zodpovedajúce ustanovenie vyplýva z federálneho zákona č. 402.

Uvažujme o príklade. Zamestnancovi bola vydaná firemná karta Sberbank, na ktorej je k dispozícii 50 000 rubľov. Dostal pokyn, aby si kúpil multifunkčné zariadenie, ktorého cena je 110 tisíc rubľov. V súlade s platobným príkazom bolo na kartu prevedených 65 000 rubľov. Po zakúpení zariadenia sa zostatok ukázal ako 5 000 rubľov.

Účtovník podniku dopĺňa štandardnú formu výkazu niekoľkými riadkami. V prvom rade sú poskytnuté stĺpce, ktoré odrážajú sumy finančných prostriedkov k dátumu použitia karty:

• "Zostatok na karte". Tento riadok je vyplnený, ak zamestnanec neodovzdal platobný nástroj.
• „Karta č.…“. Tento riadok obsahuje informácie, či bol platobný nástroj vydaný pred vykonaním úlohy.

Zostatok na karte je za podmienok v príklade uznaný ako rovný 0, pretože karta bola vydaná zamestnancovi pred dokončením úlohy. V riadku „Vydaná karta“je uvedené jej číslo a dostupná suma.

Na zohľadnenie doplnenia prostriedkov bol do prehľadu pridaný stĺpec "Platobný príkaz". Tu je uvedený dátum, číslo dokladu.

Riadok „Celkom“by mal obsahovať výšku zostatku na vydanej karte a sumu dodatočného prevodu. Podľa podmienok príkladu je to celkom 115tisíc RUB

Na zadnej strane správy by mali byť uvedené dokumenty, ktorými zamestnanec potvrdzuje vynaložené výdavky. Zamestnanec musí uviesť dátum výdavkov a sumu.

Výber hotovosti

Pri tvorbe výkazu je potrebné počítať so situáciou, kedy zamestnanec nebude môcť platiť za služby alebo tovar bankovým prevodom. V súlade s tým bude musieť zamestnanec vyplatiť požadovanú sumu.

Na vyjadrenie takýchto transakcií sa pridávajú nasledujúce riadky:

• "Vybraté z karty".
• "Vynaložené peniaze".
• "Pridané na kartu cez terminál".
• "Zostatok hotovosti".

Všetky transakcie s finančnými prostriedkami sú uvedené na prednej strane prehľadu.

Potvrdenie o prijatí dokumentu

Zodpovedný zamestnanec musí predložiť správu účtovníkovi alebo vedúcemu podniku. Potom je dokument skontrolovaný a následne schválený riaditeľom organizácie.

Tovar, služby zakúpené zamestnancom sú pripísané. Zamestnanec dostane potvrdenie o prijatí hlásenia - spodná časť tlačiva. Ak nie je poskytnutý vo forme vyvinutej podnikom, potvrdenie sa vystaví v ľubovoľnej forme.

Schválenie formulára

Podľa všeobecných pravidiel musí vedúci schváliť formulár vytvorený podnikom nezávisle. Takáto požiadavka je stanovená vo federálnom zákone č. 402. Rovnaká požiadavka platí, ak organizácia používa jednotný formulár.

Zvyčajne vzorkytlačivá prvotných dokladov sú uvedené v prílohách objednávky o schválení účtovnej zásady.

Otvorenie účtu

Na vytvorenie účtu s firemnými kartami bude spoločnosť najskôr potrebovať dokumenty potrebné na otvorenie bežného účtu. Okrem toho musíte napísať žiadosť, ktorej formulár poskytuje banka. Je vypísaná na každého zamestnanca-držiteľa karty. Priložené sú aj doklady, ktorými sa identifikujú príslušní zamestnanci. Ide najmä o cestovný pas, ako aj dokumenty potvrdzujúce pracovné vzťahy s podnikom (kópia zmluvy). V prípade potreby si banka môže vyžiadať ďalšie doklady.