Stratégia prevádzkovej efektívnosti: koncepcia, komplexný prístup, fázy vývoja a výsledky

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Pamätajte si na slávne „Rýchle, vysoko kvalitné, lacné: vyberte si dva.“Splnenie troch vzájomne sa vylučujúcich želaní súčasne sa považovalo v zásade za nemožné. Teraz sa musíme zbaviť tohto stereotypu.

Stratégia prevádzkovej efektívnosti je zameraná práve na zlepšenie kvality produktu bez straty času a s minimálnymi výrobnými nákladmi. Ide o odklon od náhlych pracovných pozícií a vyššej moci do nového stavu spoločností, ktorých názov ešte nie je príliš ustálený. Toto sa niekedy v podnikaní označuje ako „agilita“, čo sa týka rýchlosti, obratnosti a obratnosti.

Prevádzková efektivita podniku je zlepšovanie kvality produktov pri súčasnom znižovaní nákladov. Nie je to ľahká úloha a dosiahnutie takýchto ambicióznych cieľov si bude vyžadovať stratégie a zásadné zmeny v spoločnosti.

Hra však stojí za sviečku, pretože hlavnou výhodou najlepších moderných spoločností je schopnosť rýchlo a adekvátne reagovať na vonkajšie zmeny,toto je optimálna cena. Technológiu na dosiahnutie vysokej úrovne prevádzkovej efektívnosti je potrebné dobre pochopiť.

Vyskytol sa problém. Všetko sa pokazilo

Spoločnosť funguje už niekoľko rokov s dobrým ziskom a stabilným podielom na trhu. V systéme riadenia sa nič nemení, pretože „to najlepšie je nepriateľom dobra“a prečo, keď korporátne ukazovatele idú ruka v ruke s inflačnými grafmi a štatistikami regionálnych trhov. Všetko je v poriadku.

Dobré, ale nie také dobré. Pretože v tejto situácii sa určite objavia alarmujúce príznaky:

• dodatočné postupy a regulačné opatrenia, ktoré sú zastarané, no nikto ich neodstránil;
• duplikácia práce rôznymi oddeleniami;
• nedostatok spoľahlivých aktuálnych informácií o stave zdrojov vrátane finančných;
• nedostatok nákladov a plánov optimalizácie nákladov;
• staré vybavenie, zastaraná technológia;
• zníženie tvorivej aktivity zamestnancov: jednoducho nemajú čas.

Takéto príznaky nemôžu viesť k ničomu dobrému. Oni nie.

Tu je výsledok:

• štát je nafúknutý, výplaty rastú katastrofálne - článok o mzdách;
• nikto nekontroluje náklady;
• objavujú sa nadbytočné papiere – dokumenty o nepotrebnom reportovaní, nerentabilných pozíciách v reportoch atď.;
• v skladoch – nadmerné zásoby a vo finančných výkazoch – zmrazenie peňazí v zásobách;
• nálada zamestnancov pripomína všeobecný depresívny syndróm spoločnosti,akákoľvek motivácia prestala fungovať, zostáva len metóda „pod palicu“.

Diagnóza, ako vidíte, nie je dôležitá. Najlepším moderným prostriedkom liečby je zvýšenie prevádzkovej efektívnosti. Prejdime k tomu, ako ju používať, dávkovanie a kontraindikácie.

Koncept, nuansy a rozdiely

Aký je zásadný rozdiel medzi štandardnými metódami zvyšovania efektivity firmy a projektovou iniciatívou „Prevádzková efektivita“?

V operačnom bloku aktivít spoločnosti nikdy nie sú maličkosti. Zdanlivo bezvýznamná chyba na začiatku alebo vo vedľajšej vetve procesného reťazca môže viesť k vážnym negatívnym následkom. Odstránenie takýchto situácií je zvyčajne veľmi nákladné zo všetkých hľadísk: psychologické, finančné, komunikačné atď.

Začnete napríklad konať tradičným spôsobom a začnete riešiť problém preskladnenia v skladoch – znížiť stav zásob hotových výrobkov. Hľadáte riešenie v rámci spoločnosti. A v takejto situácii existuje riziko, že dostanete negatívny vedľajší efekt v podobe konfliktu s výrobcami, ktorým ste znemožnili požiadavky na zvýšenie rýchlosti uvoľnenia produktu.

Bohužiaľ, efekt snahy vyhrať v jednej oblasti, zatiaľ čo utrpenie straty v inej je všadeprítomný: stratégia na zlepšenie jednotlivých ukazovateľov často vedie k zavedeniu ďalšieho IT programu, komplikuje obchodné procesy alebo jednoducho zvyšuje náklady.

Stratégia operačných sálefektívnosť znamená vyvážený prístup k hľadaniu príležitostí pre vnútorné rezervy a ich implementácii. Ide o integráciu všetkých aktivít v spoločnosti.

Efektívnosť prevádzky podniku nie je v žiadnom prípade stratégiou, je veľmi dôležité tomu porozumieť. Stratégia je vypracovaná s definíciou cieľových ukazovateľov, spôsobov ich dosiahnutia, hlavných vektorov rozvoja. Prevádzková efektivita je v podstate taktický nástroj, je to každodenný stav spoločnosti so stabilným výkonom na všetkých pozíciách.

Všetko, naraz a rýchlo

Najlepší pomer medzi nákladmi a konečnými výsledkami práce je hlavnou podmienkou realizácie konceptu. Spoločnosti pôsobiace v tomto formáte vykonávajú rovnaké úkony rýchlejšie, lepšie a s minimálnym počtom defektov. Práve táto kombinácia vlastností je silnou konkurenčnou výhodou na trhu. Pretože nebude možné rýchlo dosiahnuť vysoké ukazovatele výkonnosti. Je to tak drahé. Na realizáciu konceptu potrebujete trpezlivosť, odhodlanie, vysoké komunikačné schopnosti, samotný program prevádzkovej efektivity a mnoho ďalšieho. Tieto ukazovatele nemožno "ukradnúť" - v žiadnom prípade nebude fungovať použitie niekoho iného. Prevádzková efektívnosť má preto dve cennejšie vlastnosti – udržateľnosť a dlhovekosť.

Dva v jednom: integrovaný prístup k implementácii stratégie

Neexistuje jasná klasifikácia hlavných prístupov k riadeniu organizácie v ekonomike. Niet pochýb o tom, že by to malo byť systémové. Ale výberz dostupných metód riadenia môže spôsobiť určité ťažkosti. Aký je najlepší prístup na zvýšenie prevádzkovej činnosti: štrukturálny, funkčný, situačný, procesný alebo projektový?

Zdá sa, že hybridné riešenie by bolo vhodné a logické: skombinujte dva prístupy. Hovoríme o integrácii projektového a procesného prístupu. Na ich zosúladenie bude potrebné rozvíjať štruktúru prevádzkových činností, vytvárať a implementovať procesy s využitím jednotného vykonávania projektov prevádzkovej efektívnosti. Všetky tieto akcie nie sú nové a zbytočné, v každom prípade sú potrebné. Preto sa zdá byť výber procesných a projektových prístupov celkom prijateľný.

Fázy vývoja a implementácie

Optimalizácia obchodných procesov organizácie. Ak procesný prístup nie je v spoločnosti zavedený alebo formálne implementovaný, bude potrebné túto situáciu zmeniť. Bude potrebné vypočítať a vybudovať optimálne reťazce činností, ktoré povedú k zlepšeným výsledkom s minimálnymi nákladmi vo forme materiálnych a ľudských zdrojov. Zamestnanci zodpovední za procesnú „filozofiu“v spoločnosti by mali byť konkrétne pridelení s jasným popisom funkčných zodpovedností. Priama podriadenosť by mala byť veľmi vysoká – najlepšie vedúci alebo prvý zástupca vedúceho

• Najdôležitejšou a veľmi perspektívnou zložkou je racionálne využívanie ľudských zdrojov. Tento princíp sa v žiadnom prípade neobmedzuje len na zrozumiteľnéorganizačná štruktúra s presne stanovenými funkčnými zodpovednosťami každého zamestnanca. Hovoríme o nových náborových technológiách, talent manažmente, nových formátoch vzdelávania a rozvoja zamestnancov. Inými slovami, optimalizácia ľudských zdrojov znamená predovšetkým vysokú kvalitu týchto zdrojov. Sú to kompetentní a vzdelaní zamestnanci.
• Princíp „zdroja“– starostlivý prístup k zdrojom. V súčasnosti sa často používa výraz „štíhla výroba“, ktorý nevyzerá veľmi profesionálne. Faktom je, že japonský systém „štíhlej výroby“zahŕňa celkom špecifické a prísne požiadavky, o ktorých mnohí nevedia. Tak či onak, efektívnosť operačného systému zahŕňa problém „zdrojov“. Dôležitým bodom, ktorý treba mať na pamäti, je, že „opatrný prístup“neznamená šetrenie peňazí, ale optimálne využitie zdrojov všetkého druhu.
• Monitorovanie zmien akejkoľvek povahy – interných aj externých. Nie je to také jednoduché, ako by sa na prvý pohľad mohlo zdať. Informácie o konkurentoch, nových technológiách, zmenách v legislatíve, hádkach medzi vedúcimi oddelení, nehodách na vzdialených skladoch – všetko treba spracovať a preniesť cez zavedené kanály. Informačná zložka by mala byť dobre napísaná v špecializovanom obchodnom procese.
• Kontrolný a účtovný systém. Kompetentný tok reportingu v súlade s pravidlami klasickej byrokracie. Pojem byrokracie je nezaslúžene zdiskreditovaný, znamená správny pracovný postup: „minimum potrebné pre správnych ľudí“. procesný prístup, ako ajostatné zmeny by mali byť zdokumentované z jedného dôvodu: sledovať výsledky a zmeny v KPI pre operácie.

Úlohy pre ruské spoločnosti

Na pozadí prísnej regulácie trhu, sofistikovanejších spotrebiteľov, spomalenia rastu HDP a mnohých ďalších udalostí, ktoré spoločnostiam neuľahčujú rast, je potrebné jasne definovať rozsah. Možno ich dokonca nazvať bojom a ich naliehavá realizácia - frontové aktivity. Môžete sa zaobísť bez vtipov, ale špecifiká by mali byť pevné:

• Poskytovanie transparentnosti s partnermi, optimalizácia nákladov, zvyšovanie pokrytia, aktualizovaná stratégia distribučných kanálov.
• Budovanie strategických aliancií s kľúčovými partnermi nového typu: s integráciou a meniacimi sa zmluvnými podmienkami.
• Bezpodmienečné prvotriedne služby: jediný spôsob, ako si udržať zákazníkov a mať konkurenčnú výhodu.
• Vývoj a implementácia nových štandardov pre priamy a nepriamy predaj.

Ruské spoločnosti majú všetky príležitosti na zlepšenie obchodných funkcií a zvýšenie prevádzkovej efektívnosti. Stratégia by mala zahŕňať aspoň štyri oblasti:

1. zlepšenie produktivity práce;
2. efektívnosť personálneho manažmentu;
3. racionálne riadenie kapitálu;
4. produktívne vzťahy so zákazníkmi.

Riadenie efektívnosti prevádzky

Samozrejme, toto je vec prvého lídra. Medzi ovládacími nástrojmipri plnení stanovených úloh je zahrnutá aj karta Balanced scorecard, ktorá robí vynikajúcu prácu pri analýze a výpočtoch prevádzkovej efektívnosti.

Existujú tri oblasti, na ktoré sa treba zamerať:

1. Vybudovanie a udržiavanie štíhleho a stabilného operačného systému.
2. Vytvorenie novej organizačnej štruktúry.
3. Integrujte firemnú kultúru a angažovanosť zamestnancov do všetkých zlepšovacích aktivít.

Pri plánovaní akejkoľvek efektívnej akcie si treba položiť štyri otázky:

• Ako optimalizovať podmienky a potrebné zdroje pre túto akciu?
• Ktorí pracovníci by mali byť zapojení? Ako budú ľudia kontaktovaní?
• Aká je ich motivácia a čo treba urobiť na jej zvýšenie?
• Sú ľudia dostatočne kompetentní alebo potrebujú školenie?

Všetky typy operácií a činností dokonale zapadajú do blokov obchodných procesov. Ak ešte neexistujú, bude potrebné ich opísať, aby sa potom mohli optimalizovať podľa všetkých pravidiel modernej vedy o riadení podniku. Procesný prístup sa zásadne líši od funkčného, a to predovšetkým v schopnosti rýchlo sa meniť a sústrediť sa na konečný výsledok.

Ak pri tradičnom funkčnom prístupe je podnik súborom oddelení, potom pri procesnom prístupe ide o súbor operácií vo forme procesov. Hlavnou pracovnou jednotkou celej stratégie zlepšovania bude prevádzka – hlavná tehla úspechu.

Ľudia

Teraz to nazývajú módneHR termín „zapojenie zamestnancov“, čo je vlastne najdôležitejšia zložka úspechu. Je dôležité nenahrádzať toto zapojenie početnými internými prieskumami zamestnancov, ako sa to bohužiaľ často stáva. Prieskum je skvelá pomôcka, ktorú pri všetkých prácach určite budete potrebovať. Pred vykonaním prieskumu však musíte tvrdo pracovať, aby úplne každý zamestnanec pochopil, kam a prečo sa celá spoločnosť ako celok a jej divízia zvlášť posúvajú. A najdôležitejšie bude pochopenie jeho vlastnej úlohy v tomto hnutí. Takáto motivácia ešte nikoho nesklamala, stojí za to veľa.

Okrem hlbokého pochopenia všetkých zmien v spoločnosti zamestnancami je potrebné seriózne implementovať systém kľúčových ukazovateľov KPI. Veď keď sa na to pozriete, tak klasické kľúčové ukazovatele sú zároveň aj ukazovateľmi prevádzkovej efektívnosti.

Výsledky: úspech je potrebný už dnes

S najväčšou pravdepodobnosťou dnes spoločnosti potrebujú prehodnotiť svoje názory na zlepšovanie technológií: nemôžu sa vyhnúť projektovým aktivitám na zlepšenie procesov a operácií. Pred niekoľkými rokmi sa konkurenčné výhody tvorili zameraním zlepšení jedným smerom – napríklad znižovaním výrobných nákladov alebo revíziou vernostného programu zákazníkov. Účinky vykonaných zmien sa najčastejšie nedostavili okamžite, ale v priebehu niekoľkých mesiacov alebo dokonca rokov.

Dnestakéto sadzby sú neprijateľné. Situácia sa mení s kozmickou rýchlosťou na všetkých frontoch, teraz funguje inštalácia „úspech dnes“. Nie je to však len o rýchlosti. Po dosiahnutí zvýšenia ukazovateľov kvality výroby na pozadí optimalizácie nákladov je zastavenie na tomto mieste ako smrť. Už v druhom alebo treťom cykle procesu musíte začať dosahovať vyššie zisky. Nečakajte na negatívne symptómy a spustite nový projekt, aby ste ich odstránili – tento prístup už nefunguje.

V súčasnosti neexistujú a nemôžu byť žiadne firemné tajomstvá ani tajomstvá spojené s konkrétnymi výhodami. Úspešný vývoj a dočasné výhody akéhokoľvek smeru v činnosti spoločnosti sú veličiny s veľmi pochybnou hodnotou.

Zachovanie konkurenčnej výhody nebude možné vďaka špecifickým produktom alebo oblastiam činnosti, ale schopnosti spoločnosti rýchlo a efektívne sa prispôsobiť. Schopnosť okamžite sa zmeniť vo všetkých oblastiach – ľudské zdroje, riadenie zásob, pracovný tok, produktový rad, kľúčoví zákazníci, riadenie rizík a ďalšie – to je to, čo by malo byť riadenie prevádzkového výkonu ako trvalá spoločnosť.

Namiesto záveru: zdravý životný štýl

Prevádzková efektívnosť podniku je neustály a nepretržitý proces, ktorý by sa nikdy nemal zastaviť. Tento formát práce by sa mal stať pre firmu „zdravým životným štýlom“– spôsobom existencie. Keď hovoríme v metaforách, nie je potrebné držať sa prísnej diéty, aby ste do leta urýchlene schudli. Alebo zostreliťzvýšený krvný tlak tvrdými tabletkami.

Povedať zamestnancom v pondelok ráno: „Odteraz budeme efektívnejší“neprichádza do úvahy, skúsení lídri to dobre chápu. Zapojte všetkých, vysvetlite čo najviac a zabezpečte potrebné nástroje – to je úloha prvých lídrov, aby ho ľudia nasledovali.

Žiadne požiare ani vyššia moc. Byť stále v dobrej kondícii, sledovať všetky zmeny, nájsť krásne a inteligentné riešenia, konať proaktívne… Len tak. Niet inej cesty.