Projektový tím je Koncepcia, fázy vývoja a manažment

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Projektový tím je skupina ľudí, od ktorých závisí jeho úspech. Dve hlavné úlohy, ktoré sa riešia pri premýšľaní nového nápadu, sú: zhromaždenie tímu, jeho príprava na efektívnu prácu. Keďže organizácia projektového tímu je dôležitá a zodpovedná udalosť, budeme sa tejto problematike venovať podrobnejšie.

Podstata pojmu

V závislosti od špecifík, typu a rozsahu uvažovanej iniciatívy sa na práci môžu zúčastniť jednotliví odborníci aj niekoľko rôznych organizácií. Všetci sú členmi projektového tímu v najširšom zmysle slova. Medzi predstaviteľov iniciatívnej skupiny patria:

• investori;
• priami zákazníci;
• finančné podniky;
• designers;
• obchodní konzultanti;
• dodávatelia zdrojov a materiálov;
• rôzni dodávatelia.

Každý z nich má nejaké výkonyurčité funkcie, zodpovedá za konkrétnu časť práce. Zo všetkých zamestnancov sa vyberie mikroskupina, ktorá bude riešiť určité problémy počas vývoja a implementácie inovatívneho nápadu.

Efektívny projektový tím sú ľudia priamo zapojení do implementácie novej iniciatívy, ktorí sú podriadení projektovému manažérovi. Jeho vytvorenie je predpokladom úspešnej realizácie nápadu, ktorý prispieva k vytvoreniu jedinečného produktu.

Dôležité body

Projektový tím je tím, ktorý vzniká pred realizáciou iniciatívy „do života“. Rozpustí sa okamžite po úspešnom dokončení svojej úlohy.

Zloženie projektového tímu vyberajú profesionáli, čo je nákladný a časovo náročný proces. Je potrebné vytvoriť priateľské a funkčné vzťahy medzi členmi skupiny, aby bolo možné očakávať dosiahnutie požadovaného výsledku. V niektorých prípadoch je v podniku vytvorená pracovná skupina na šetrenie materiálových zdrojov. Účelom jej práce je vykonať konkrétnu úlohu, ktorá je pre organizáciu v konkrétnom čase relevantná.

Prevádzka

Štruktúra projektového tímu a jeho počet sa líši v závislosti od špecifík implementovaného nápadu.

Každý účastník je zodpovedný za určitú časť projektu, pričom sleduje osobné záujmy.

Vytvorenie projektového tímu zahŕňa nielen formáciuskupiny, ale aj spoločné tréningy, komunikácia. Tento prístup prispieva k dosiahnutiu požadovaného výsledku. Vďaka priaznivej psychologickej klíme medzi účastníkmi sa rozhodnutia robia mobilné a vyvážené. Rovnako zmýšľajúci ľudia berú do úvahy vonkajšie a vnútorné faktory, takže proces implementácie nápadov do života sa urýchli.

Princíp stvorenia

Ako sa tvorí projektový tím? Táto skupina má množstvo významných odlišností od stabilného tímu pracovníkov. Pretože vykonáva určité funkcie iba v určitom časovom intervale. Existujú určité princípy jeho formovania. Poďme sa tejto problematike venovať podrobnejšie.

Hlavní hráči myšlienky (dodávateľ a zákazník) vytvárajú svoje vlastné skupiny vedené profesionálnymi manažérmi. Po vzájomnej dohode zmluvných strán je konateľom zo strany objednávateľa alebo zhotoviteľa.

Rozvoj projektového tímu prispieva k dosiahnutiu úlohy v čo najkratšom čase. Manažérskou funkciou manažérov je vykonávať tieto úlohy:

• pri plánovaní implementácie iniciatívy;
• poskytovanie nápadu so správnymi zamestnancami;
• systematické monitorovanie aktivít;
• motivovať zamestnancov k dosiahnutiu určitého výsledku.

Konkrétna implementácia nápadu

Riadenie projektového tímu je určené s prihliadnutím na špecifiká implementovanej iniciatívy. To priamo ovplyvňuje štruktúru skupiny, početpotrební špecialisti, požiadavky na ich zručnosti a schopnosti.

Projektový tím je jednotný mechanizmus, ktorého koordinácia určuje načasovanie potrebných prác. Napríklad, ak sa má plán implementovať v oblasti zdravotnej starostlivosti, tím bude potrebovať certifikovaných lekárskych administrátorov a lekárov.

Konštrukčný tím projektu tvoria dizajnéri, architekti, stavbári, dodávatelia, bez ktorých je ťažké si predstaviť toto odvetvie ekonomiky.

Organizačno-kultúrne prostredie

Externé faktory majú významný vplyv na prácu podniku. Medzi interné prvky patria tieto aspekty: súdržnosť partnerov, kolektívne normy práce, rozdelenie funkčných zodpovedností, komunikačné zručnosti.

Správne riadenie projektového tímu pomáha minimalizovať takéto vplyvy. Podstatným rozdielom medzi tímom a klasickým typom pracovného kolektívu je jeho fungovanie na báze profesionality a obchodných kvalít, a nie uplatňovanie typického hierarchického princípu.

Metódy formovania

Nové iniciatívy sa môžu objaviť v rámci jednej organizácie (spoločnosti), ako aj v spolupráci viacerých malých firiem naraz. Preto sa zostavovanie projektového tímu uskutočňuje rôznymi spôsobmi. Toto je dôležitá podmienka.

V závislosti od cieľa projektového tímu sa používajú určité nástroje a prístupy. Napríklad, keď podstata myšlienky súvisí s reštrukturalizáciou, expanziou, modernizáciou v rámci konkrétneho podniku, projektuje súčasťou každodennej práce manažéra a odborníkov vybraných pre danú prácu.

Classic

Manažér menovaný šéfom spoločnosti okrem svojich hlavných funkčných povinností vedie aj myšlienku, realizuje tento konkrétny plán.

Má plný prístup k požadovanému personálu, právomoc koordinovať všetky činnosti, plánovať fázy práce. Vo všeobecnej organizačnej štruktúre spoločnosti sa pri premýšľaní nad novým nápadom vyčleňuje samostatná štrukturálna jednotka.

Tento model je klasickou formou, používa sa najmä vo veľkých podnikoch. Predpokladá uprednostnenie inovácií pred každodennými činnosťami, keďže manažér sa nedotýka typickej hierarchie zavedenej vo firme. Manažér a členovia hlavného tímu sú na chvíľu uvoľnení zo svojich priamych funkčných povinností. Za kurátora skupiny je vymenovaný vedúci spoločnosti alebo jeho zástupca.

Zmiešaná forma

Je vhodný pre stredne veľké firmy. Podstatou vytvorenia projektového tímu je, že inováciu vedie externý manažér. Práve on je zodpovedný za úspešnosť realizácie nápadu. Na dokončenie úlohy, ktorá mu bola pridelená, môže takýto špecialista zapojiť do projektu zamestnancov iných oddelení. Rozdiel je v tom, že popri práci na inováciách naďalej plnia hlavné povinnosti.

Ak nápad realizuje niekoľko spoločností naraz, zahŕňa projektový tímzástupcov všetkých podnikov so záujmom o úspech. Takáto organizácia procesu sa považuje za štandard, v ktorom sa pre každý nápad vytvorí samostatná skupina interpretov.

Základné prístupy k budovaniu tímu

V súčasnosti sa používajú štyri základné princípy:

• goal-setting;
• interpersonal;
• role-playing;
• problematické - orientačné.

Prvý zahŕňa stanovenie konečného cieľa ako sprievodcu pre prácu projektového tímu, predbežné premyslenie spôsobov, ako ho dosiahnuť.

Interpersonálny princíp spočíva vo zvýšenej pozornosti venovanej vzťahom medzi členmi tímu. Úspech práce priamo závisí od nadviazania komunikatívnych dôveryhodných vzťahov, preto sa projektový manažér často uchýli k pomoci profesionálneho psychológa.

Princíp roly je zameraný na zdieľanie základných právomocí medzi členmi skupiny, pričom každá osoba má svoje vlastné práva a povinnosti.

Posledný princíp prispieva k riešeniu všetkých sporných otázok v rámci spoločných sporov, čo výrazne urýchľuje realizáciu plánu a zvyšuje jeho efektivitu.

Kritériá výberu zamestnancov

Špeciálna pozornosť je venovaná skúsenostiam a profesionalite ľudí, ktorí sa budú podieľať na vývoji a implementácii nových položiek dôležitých pre spoločnosť. Zamestnanci zapojení do projektu musia byť proaktívni, pripravení prevziať zodpovednosť za rozhodnutia, ktoré urobia. Vítaná je túžba venovať maximálne množstvo času práci, aaj nezávislosť pri plánovaní fáz činností.

Pri vytváraní projektového tímu nie sú kladené žiadne špeciálne požiadavky na vekové zloženie. S cieľom stmeliť nový malý tím vedúci organizuje spoločné akcie: dovolenky, turistické výlety, firemné večierky.

Štruktúra je vyvinutá s ohľadom na funkcie vykonávané odborníkmi, ako aj na vzťah medzi nimi. Zo skupinových procesov, ktoré ovplyvňujú efektivitu dosahovania cieľa, si všímame skupinový tlak, dynamické ukazovatele, premýšľanie prostredníctvom spoločných rozhodnutí. Medzi faktory, ktoré negatívne ovplyvňujú rýchlosť projektu, zaraďujeme chýbajúci jasne formulovaný cieľ, pracovný plán, neustále vnútorné konflikty, ako aj nedostatok zdrojov a nezáujem manažéra o propagáciu projektu.

V realite našej krajiny pri získavaní cenných odborníkov z iných oddelení do tímu vznikajú rôzne konflikty medzi vedúcimi oddelení a manažérmi. Maximálne ťažkosti sa objavujú u mladých a perspektívnych zamestnancov, ktorí dostávajú od hlavy zodpovednú úlohu. Problém v takýchto situáciách by sa mal vyriešiť konštruktívnymi rokovaniami a manažment by mal klásť správny dôraz na tím.

Fázy formovania a kolobeh „života“

Od vzniku zaujímavého nápadu až po jeho úspešnú realizáciu v realite prechádza naraz niekoľko po sebe nasledujúcich etáp. V tejto dobe sa vytvárajú vzťahy medzi súkromnými obchodníkmi, budujú sa benevolentne a efektívnespolupráce. Manažér sleduje procesy prebiehajúce v rámci skupiny, zastavuje konflikty a nedorozumenia a orientuje účastníkov ku konečnému výsledku.

V štádiu orientácie sa uskutoční prvé povrchné zoznámenie všetkých členov novej skupiny. Sú v stave neistoty a neistoty vo svojich silných stránkach a schopnostiach, preto je dôležité, aby si vodca v tejto fáze vytvoril správny postoj.

Manažér nielen orientuje svojich rovnako zmýšľajúcich ľudí, ale aj odpovedá na otázky, vytvára zoznam pravidiel, cieľ, metódy na jeho dosiahnutie.

V procese komunikácie sa objavujú konflikty a nezhody týkajúce sa rozdelenia funkcií v tíme. Vodca potrebuje skrátiť trvanie tejto fázy, aby rozdelil úlohy medzi členov skupiny v čo najkratšom čase.

Nadšenie každého zamestnanca, jeho túžba prejaviť iniciatívu, nezávislosť a originalitu pri plánovaní hlavných fáz činnosti priamo závisí od záujmu samotného manažéra.

V štádiu spolupráce sa očakáva vytvorenie vzťahov založených na dôvere, jasné rozdelenie rolí a dôsledná práca na zvažovaní pracovného plánu.

Pracovná fáza je čas, bezprostredný čas na realizáciu všetkých nápadov v reálnom živote. Jeho trvanie súvisí so špecifikami uvažovaného nápadu, ako aj s finančnými možnosťami spoločnosti, ktorá projekt realizuje.

Záverečnou fázou je posúdenie efektívnosti projektu, úplnosti dosiahnutia cieľa stanoveného na začiatku práce.