Analýza situácie: možnosti, vlastnosti, fázy a výsledky analýzy

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Lídri sú často nútení robiť rozhodnutia nie v súlade s existujúcim plánom, ale na základe aktuálnej situácie. Stáva sa to z rôznych dôvodov. Hlavnou úlohou manažéra je analyzovať situáciu, vypracovať a prijať najoptimálnejší postup pri riešení vzniknutých problémov.

Čo je to

Situačná analýza je spôsob spracovania informácií, ktorý ich najskôr rozdelí na časti a potom starostlivo skúma každý prvok jednotlivo, aby našiel problém a vyriešil ho. Napríklad zisk podniku sa môže znížiť v dôsledku rastúcich nákladov alebo v dôsledku zníženia výnosov, nárastu pohľadávok a iných faktorov. Aby bolo možné určiť, ktorý faktor ovplyvnil zmenu zisku, je potrebné tieto faktory preštudovať.

Až po identifikácii príčiny bude osoba s rozhodovacou právomocou (DM) schopná vypracovať akčný plán a vyriešiť problém. Za účelom analýzy situácie oprávnená osoba zostaví tím špecialistov, ktorí zbierajú údaje a vykonávajú analýzypostupy, každý vo svojej vlastnej oblasti odborných znalostí a zručností.

Kto robí analýzu

Analýzu konkrétnych situácií nevykonáva jedna osoba, ale niekoľko skupín. Vedie ich manažér alebo rozhodovateľ (DM). Tím tvoria:

• Odborníci prvej úrovne. Zhromažďujú a spracúvajú primárne informácie.
• Odborníci druhej úrovne. Preskúmajte správy a vytvorte nápady na riešenie problému.
• Analytická skupina. Skúma nápady, ktoré vypracovali odborníci druhej úrovne, a vyberá z ich pohľadu najreálnejšie možnosti vývoja udalostí. Analytici vyvíjajú obchodné stratégie a stratégie riešenia problémov.
• Ten, kto rozhoduje, vyberá z navrhovaných možností stratégie rozvoja tú, ktorá je podľa neho najvhodnejšia na riešenie problémov v súčasnej situácii. Nesie za to plnú zodpovednosť.

Iba veľká spoločnosť si môže dovoliť vykonávať rozsiahle práce s niekoľkými skupinami špecialistov. Vo väčšine prípadov vedúci spoločnosti vykonáva analýzu situácie so zapojením jednej skupiny - špecialistov z oddelení. Prácu druhej skupiny a analytikov vykonávajú ľudia, ktorí sú členmi vedenia spoločnosti, účtovníci, marketéri a inžinieri. Stretnú sa na obchodnom stretnutí, diskutujú o situácii a hľadajú riešenia problémov.

Proceedings

Analýza začína identifikáciou odchýlky výkonnosti spoločnosti od plánovaných. Napríklad v sledovanom štvrťroku bol odhalený pokles tržieb o 30 % a manažér nevie vysvetliť dôvodytúto úroveň poklesu. V tomto prípade by mal zostaviť skupinu odborníkov a preštudovať situáciu. Proces pozostáva z nasledujúcich fáz situačnej analýzy:

1. Identifikácia odchýlky indikátorov - identifikácia problému.
2. Organizácia skupiny odborníkov vedúcim.
3. Pridelenie stránky každému odborníkovi na prácu.
4. Zhromažďovanie informácií podľa oddelenia.
5. Odborníci spracovávajú prijaté informácie pomocou svojich špecializovaných znalostí a zručností.
6. Príprava správ o pokroku odborníkmi.
7. Štúdium týchto správ vedúcim, diskusia o obsahu správ na valnom zhromaždení.
8. Vývoj riešení problému a uvedenie jedného alebo viacerých do praxe.

Príprava na správu a jej prezentáciu

Lídri sú vždy zaneprázdnení prácou, takže nemajú čas čítať dlhé a dlhé správy. To naznačuje, že informácie v správe by mali byť prezentované stručne, výstižne a pokiaľ možno vizuálnym a pohodlným spôsobom. Je lepšie, ak namiesto stoviek napísaných strán a stĺpcov s číslami bude správa obsahovať grafy, schémy, výsledky výpočtov a posudok odborníka, ktorý robil analýzu v konkrétnej oblasti. V správe by samozrejme mali byť uvedené zdroje informácií a najdôležitejšie ukazovatele, ktoré podľa názoru odborníka spôsobili odchýlku v práci spoločnosti. Technológia analýzy problémových situácií by preto mala byť vypracovaná skôr, ako takáto situácia nastane. Firma musí mať počítače so špeciálnym softvérom preriešenie podobných problémov.

Predstavenie každej správy by nemalo zabrať viac ako 15 minút, aby sa štúdium a diskusia o výsledkoch analýzy situácie nenatiahla na niekoľko dní. Správy musia byť vecné a informácie musia byť aktuálne v čase prípravy a prezentácie.

Čo robí vedúci s prijatými informáciami

Získať výsledky analýzy situácie vo forme správy je len polovica úspechu. Tieto informácie by mal ďalej študovať a analyzovať vedúci spoločnosti. A tu veľa závisí od jeho vedomostí a skúseností. Skúsenosť zároveň neznamená len jeho osobnú skúsenosť, ale aj to, ako dobre vie o tom, ako sa podobné situácie riešili v iných podnikoch. Manažér sa zvyčajne pred konečným rozhodnutím stretne s ostatnými manažérmi a odborníkmi vrátane tých, ktorí sa podieľali na analýze a podávaní správ v teréne.

Aké druhy situácií existujú

Problémové situácie sú štandardné a neštandardné. Na riešenie štandardných problémov manažéri využívajú metódy situačnej analýzy analogicky. To znamená, že porovnávajú údaje, ktoré majú o iných podnikoch, s tými, ktoré boli získané ako výsledok štúdie ich spoločnosti. Ak sú situácie podobné, potom na vyriešenie problému používajú rovnaké metódy.

Ak je situácia neštandardná, použite metódy analýzy konkrétnych situácií. Na tento účel sa používajú rôzne počítačové programy na modelovanie možných možností rozvoja, vykonávanie výpočtov, dynamiku štúdia atď. Na to môže manažér použiť špeciálne počítačové simulačné programy na základe zadaných údajov. Napríklad Project Expert sa používa nielen na rozvoj obchodných plánov, ale aj na predpovedanie práce existujúcich podnikov.

Problém sa dá vyriešiť aj bez pomoci počítačových programov, čo však skomplikuje už aj tak zložité výpočty. Okrem toho budú musieť odborníci na vypracovanie správy nakresliť grafy a schémy. Zaberie to veľa času. Manažér nesmie používať špeciálny softvér, ale iba v prípade, keď je modelovanie na počítači nepraktické. Napríklad v prípade vyššej moci, ak potrebujete rýchlo konať a riešenie nezávisí od minulého stavu alebo dynamiky. Množstvo a kvalita prichádzajúcich informácií zároveň nestačí na zostavenie modelu na počítači.

Brainstorming ako spôsob riešenia

V zložitých situáciách, keď manažér potrebuje mimoriadne riešenie zložitého problému, môže siahnuť po tejto metóde analýzy konkrétnej situácie – zhromaždiť všetkých odborníkov, vedúcich oddelení a zorganizovať „brainstorming“. Podstatou tejto metódy je, že každý účastník stretnutia vyjadrí svoj názor na možnú príčinu problému a spôsob jeho riešenia. Právo vyjadriť svoje názory a nápady má každý, pričom nikto z účastníkov by podľa pravidiel nemal byť sarkastický na názor toho druhého.

Je prirodzené, že diskusia o probléme by mala prebiehať v rámci obchodnej etikety aPrihlásiť Se. Rozhoduje však aj tak prednosta alebo osoba na to určená. Výsledkom brainstormingu je, že manažér získa niekoľko cenných nápadov naraz. Takáto analýza má výhody aj nevýhody. Hlavnými plusmi sú rýchlosť a veľké množstvo možností, mínusom je, že takáto analýza situácie nie vždy odráža skutočný stav veci a často trpí nedostatkom objektivity.

Problémy s modelovaním udalostí

Hlavným problémom technológie analýzy prípadov je, že odborníci musia pracovať s veľkým množstvom informácií, čo môže spôsobiť chyby. Problém pri modelovaní vývoja udalostí predstavuje aj veľké množstvo dát, ktoré je potrebné spracovať v krátkom čase. Buď bude analýza trvať oveľa dlhšie a výsledok stratí relevantnosť, alebo v dôsledku obmedzeného množstva informácií budú výsledky analýzy získané s vysokou mierou skreslenia. V dôsledku toho môže byť model prinajlepšom neefektívny, v horšom prípade môže viesť k bankrotu.

Efektívnosť analýzy ovplyvňujú tri hlavné faktory. Ide o kvalifikáciu odborníka, množstvo informácií, ktoré dokáže spracovať, a čas, ktorý je k dispozícii na analýzu situácie.

SWOT analýza

SWOT-analýza je štúdium a hodnotenie silných a slabých stránok podniku, ako aj jeho príležitostí na rozvoj a hrozieb, ktorým čelí alebo môže čeliť. Nižšie je uvedená matica na vykonanie SWOT analýzy.

Ľavá horná bunka označuje silné stránky a príležitosti, ktoré spoločnosť má a ktoré boli identifikované počas monitorovania av prvej fáze situačnej analýzy. Príkladom môže byť situácia, keď sa zistilo, že firma má monopolné postavenie na trhu výroby určitých produktov a vďaka určitej technológii, ktorou disponuje, ich dokáže vyrobiť aj lacnejšie. Analýza pomôže identifikovať, o aký druh produktu ide, skôr než konkurenti vstúpia na trh.

Horná pravá bunka označuje silné stránky a hrozby. Napríklad pre niektoré základné produkty firmy, z ktorých má najväčší zisk, sa objavilo niekoľko konkurenčných firiem, ktoré vyrábajú podobné produkty a predávajú ich lacnejšie.

V ľavej dolnej bunke sú uvedené nevýhody a príležitosti podniku. Napríklad, napriek vysokým nákladom je produkt vyrobený spoločnosťou žiadaný.

Spodná pravá bunka označuje slabé stránky a hrozby. Prvým môžu byť vysoké náklady na výrobky alebo ich nízka kvalita a ako hrozby - konanie konkurentov alebo platobná schopnosť spotrebiteľov. Ako vyzerá SWOT analýza, môžete vidieť v tabuľke vyššie.

Výhodou SWOT analýzy pri analýze a hodnotení situácie je, že umožňuje posúdiť nielen interné, ale aj externé faktory, ktoré môžu byť ešte významnejšie ako interné.

Faktorová analýza

Faktorová analýza je metóda situačnej analýzy, ktorá zahŕňa vykonávanie výpočtov na základeúdaje o práci podniku a zostavení multifaktoriálneho modelu súčasného stavu a ďalšieho rozvoja podniku. Zvyčajne sa táto metóda používa pri hodnotení finančnej situácie spoločnosti. Vypočítajú sa ukazovatele ako likvidita, ziskovosť, finančná sila a pravdepodobnosť bankrotu.

Analýza prípadu

Toto je metóda analýzy, keď sa po prečítaní správ o aktuálnom stave podniku účastníci stretnutia rozdelia do skupín a rozídu sa na skupinovú diskusiu o získaných informáciách. Potom sa znova stretnú a každá skupina prinesie svoje nápady verejnosti na diskusiu.

Priemerná veľkosť skupiny je tri až sedem ľudí. Svoje predstavy môžu vyjadriť na valnom zhromaždení aj priamo tomu, kto musí rozhodnúť. Analýza prípadov zahŕňa popis problému, jeho porovnanie s podobnými prípadmi a riešenie. To znamená, že skupiny by mali povedať, ako vidia situáciu, ako to podľa nich vyzerá a aké kroky by sa mali podniknúť na vyriešenie problému.

Vyhodnotenie získaných výsledkov

Po vykonaní aktivít vyvinutých ako výsledok analýzy situácie je potrebné tieto výsledky vyhodnotiť, teda prehodnotiť. Len v tomto prípade sa nekontroluje stav podniku, ale efekt po zavedení riešení do praxe. Ak to chcete urobiť, použite metódu porovnania toho, čo bolo pred a po zmenách.

Úloha analýzy v práci spoločnosti

Bez pravidelnej fyzickej analýzy situácienormálny rozvoj podniku je nemožný. Manažér by si mal vždy uvedomovať, čo sa deje a vedieť určiť nielen stav firmy, ale aj to, aké sú perspektívy jej rozvoja. Pomáha nielen zistiť, aké sú nedostatky v práci podniku, ale aj identifikovať vonkajšie hrozby a príležitosti na zvýšenie jeho konkurencieschopnosti a rozvoja. Musí sa to však urobiť rýchlo a s minimálnymi nákladmi. Včasná analýza umožňuje udržať finančnú stabilitu spoločnosti, identifikovať existujúce nedostatky v práci a nájsť rezervy na ich odstránenie. V budúcnosti bude môcť manažér využívať výhody, ktoré mu dávajú skúsenosti a znalosti získané prácou.