Ciele a zodpovednosti oddelenia nákupu

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Prečo potrebujeme oddelenie nákupu? V každej organizácii je toto oddelenie zastúpené v tej či onej forme. A jeho práca priamo ovplyvňuje efektivitu celej organizácie ako celku. Pozrime sa bližšie na to, ako práca oddelenia ovplyvňuje výsledky organizácie.

Ciele oddelenia

Oddelenie nákupu je oddelenie, ktoré sa špecializuje na nákup tovaru od dodávateľa za najvýhodnejších podmienok pre spoločnosť.

Práca oddelenia má priamy vplyv na všetky aktivity spoločnosti. Na sortiment, na predaj, naplnenosť skladov, dostupnosť potrebného tovaru, efektívne využitie pracovného kapitálu.

Ciele nákupu možno zoradiť na základe globálnych cieľov spoločnosti, ale celkový zoznam často vyzerá asi takto:

• určiť potrebu spoločnosti pre konkrétny produkt;
• nákup tovaru za najlepšiu možnú cenu;
• podporovať vysoký obrat;
• vytvoriť podmienky pre príjem tovaru načas;



• hodnotiťkvalita produktu a nákup najvyššej kvality;
• udržiavať vzťah s dodávateľom alebo dodávateľmi;
• efektívne spolupracovať so zvyškom spoločnosti;
• Efektívne sledujte zakúpený tovar;
• monitorujte obrat a získajte pre spoločnosť maximálny úžitok.

Hlavné funkcie

V rôznych organizáciách sa funkcie nákupného oddelenia môžu navzájom výrazne líšiť. Napriek tomu existujú funkcie a zodpovednosti, ktoré budú charakterizovať oddelenie v takmer každej spoločnosti:

• Monitorovanie trhu dodávateľov;
• monitorovanie dostupnosti tovaru na sklade;
• včasné doplnenie sortimentu;
• hľadajte najlepších dodávateľov a ceny;
• rokovania s dodávateľmi;
• kontrola doručenia a nákladnej prepravy tovaru;



• prijatie tovaru;
• kontrola kvality zakúpeného tovaru;
• sťažnosti, ak sú potrebné.

Dodatočné funkcie nákupného oddelenia, ktoré môžu alebo nemusia byť prítomné v organizácii – v závislosti od jej špecifík a štruktúry:

• správa sortimentu;
• zhromažďovanie informácií o konkurentoch;
• zapojenie dodávateľov do marketingovej organizácie.

Štruktúra

Štruktúra nákupného oddelenia je postavená v závislosti od:

• veľkosť organizácie;
• industries;
• počet jednotiek sortimentu v obrate;
• počet dodávateľov;
• ich geografická poloha.

V závislosti od typu organizácie môže byť oddelenie nákupu riadené centrálne alebo regionálne.

Spravidla ide o maticovú štruktúru pozostávajúcu z vedúceho (vedúceho, riaditeľa) oddelenia obstarávania a manažérov (špecialistov) pre obstarávanie.

Priemerný počet položiek alebo kategórií na manažéra je približne 7, ale môže sa líšiť v závislosti od objemu výroby alebo obratu.

Povinnosti oddelenia a jeho zamestnancov

Pre efektívnu prácu oddelenia nákupu je potrebné jasné rozdelenie zodpovedností oddelenia nákupu medzi jeho zamestnancov.

Hlavnou zodpovednosťou vedúceho oddelenia je zabezpečiť kontinuitu a stabilitu dodávok potrebného tovaru optimalizáciou práce oddelenia a koordináciou činností zamestnancov. Manažér nákupu musí mať tiež predstavu o všetkých uzatvorených zmluvách a kategóriách, aby mohol organizovať a pokračovať v efektívnej práci oddelenia aj v neprítomnosti ktoréhokoľvek zo zamestnancov.

Povinnosti nákupných manažérov alebo bežných špecialistov oddelenia zahŕňajú organizovanie dodávok tovaru, sledovanie prepravy nákladu, kontrolu platieb za zakúpené šarže a plánovanie nákupov.

Efektívny bude model, v ktorom bude mať každý kupujúci svoju vlastnú oblasť zodpovednosti pozostávajúcu zo zoznamu článkov alebo kategórií produktov.

Požiadavky na zamestnanca

Vzhľadom na povinnosti zamestnancov a funkcie oddelenia si môžete vytvoriť zoznam požiadaviek naideálny kandidát na pozíciu nákupca.

Zamestnanci oddelenia nákupu by mali mať nasledujúce zručnosti, znalosti a osobné vlastnosti:

• Schopnosť analyzovať informácie. Výber dodávateľa by mal byť založený na mnohých kritériách. Toto je najlepšia cena, geografická výhoda a zosúladenie logistiky dodávateľskej spoločnosti a vašej organizácie.
• Znalosť princípov tvorby cien.
• Znalosť právneho rámca pre obstarávanie.
• Schopnosť zostavovať a uzatvárať zmluvy.
• Schopnosť vyjednávať. Niekedy je veľmi dôležité vypracovať individuálne podmienky s dodávateľom pre vašu spoločnosť. Zníženie ceny dodávateľa alebo využitie zdrojov dodávateľa na propagačné akcie, školenia pre zamestnancov zamerané na konkrétne produkty, splátky produktov a následné platby, to všetko môže slúžiť ako dobrá konkurenčná výhoda medzi podobnými spoločnosťami.
• Schopnosť udržiavať obchodné vzťahy.
• Schopnosť plánovať si aktivity.

Motivácia kupujúcich a manažér nákupu

Motivačný systém oddelenia nákupu by mal byť vybudovaný tak, aby zamestnanec pracoval maximálne efektívne. Zároveň by sa však nemali predkladať protichodné požiadavky a požiadavky, ktoré presahujú schopnosti zamestnanca.

Na implementáciu mesačného motivačného systému potrebujete:

• Vytvorte model KPI pre oddelenie. Ide o ukazovatele ako plnenie plánu obstarávania, obratovosť, rentabilita predajatovar, prítomnosť a neprítomnosť zastaraného tovaru.
• Vytvorte model kľúčových ukazovateľov výkonnosti pre každého zamestnanca na základe kritérií, ako je cenový rozdiel organizácie v porovnaní s konkurenciou, dostupnosť požadovaného produktu, kvalita kupovaného produktu, uvedenie nových značiek na trh, jednotlivec podmienky dodávateľov a ďalšie.
• Na základe modelu KPI sa vypočíta poistné. Navyše bude efektívne vyplácať bonus pozostávajúci z dvoch častí: bonus za výkon oddelenia a bonus za osobné plnenie plánov.

Zároveň musí mať každé kritérium KPI vlastnosti ako:

• merateľnosť;
• transparency;
• kritérium plánovania by sa malo vytvoriť s prihliadnutím na trendy na trhu.

To znamená, že kupujúci si môže v prípade potreby nezávisle vypočítať výšku svojho poistného.

Odmena vedúceho oddelenia môže byť založená na ukazovateľoch celého oddelenia a môže zahŕňať aj ukazovatele výkonnosti každého zamestnanca jednotlivo.

Príplatová časť bežného zamestnanca oddelenia obstarávania by mala byť približne 50% z celej mzdy a prémia vedúceho oddelenia by mala byť približne 30-40%. Zvyšok je plat, pretože nie všetky ukazovatele výkonu oddelenia môžu byť viazané na činnosti konkrétneho zamestnanca.

Spadá predaj do zodpovednosti kupujúceho

Pri výpočtoch KPI oddelenia nákupu môžete použiť také kritérium, ako je obrat nakúpeného tovaru - pomer tržieb k jeho aktívam.

Zdá sa, že kupujúci by malzaoberať iba kúpou tovaru, no aj tak kvalita nakupovaného tovaru, jeho cenová atraktivita pre konečného spotrebiteľa či klienta spoločnosti výrazne ovplyvňuje realizáciu plánu predaja.

Preto množstvo a kvalita predaja z polovice závisí od dobre vykonaných nákupov.

Miesto oddelenia nákupu v štruktúre organizácie

Úlohy, ktoré rieši oddelenie nákupu v súlade s modernými marketingovými trendmi, by sa mali riešiť v tomto poradí:

• Najprv sa vytvorí stratégia predaja (hotový produkt alebo zakúpený tovar).
• Potom, ak je oddelenie nákupu v podniku, je rozhodnuté o výrobnej stratégii.
• Až potom sa vyvíja stratégia obstarávania potrebného tovaru, surovín alebo komponentov.

Vedúci nákupu často podlieha priamo generálnemu riaditeľovi spoločnosti.

Musí existovať aj efektívna komunikácia medzi nákupným oddelením a marketingovým a obchodným oddelením. Bez toho zostanú mnohé snahy o vytvorenie nákupného oddelenia, zlepšenie jeho štruktúry a motivácie bez náležitého výsledku.

Ak je v holdingu alebo organizácii implementovaný systém správy kategórií, kupujúci musí spolupracovať s manažérom kategórie. Zároveň je potrebné vymedziť oblasť zodpovednosti každého špecialistu, aby motivačný systém zostal transparentný a zrozumiteľný pre každého.