Vytvorenie obchodného oddelenia: nábor, ciele a zámery

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Zisk a rozvoj sú hlavnými cieľmi každého podniku. Na udržanie sa na modernom trhu je potrebné vynaložiť veľké úsilie, ktoré sa v dôsledku toho musí určite vyplatiť. Akékoľvek poskytovanie služieb alebo predaj tovaru je predajom, od ktorého závisí celkový zisk. Aby bol predaj na úrovni, musia sa ním zaoberať určití ľudia, ktorí to vedia robiť správne s prihliadnutím na špecifiká produktu, želania klienta atď.

Tento článok vám pomôže pochopiť, ako rýchlo predať produkt alebo službu prostredníctvom obchodného oddelenia, akým úlohám toto oddelenie čelí a z akých zamestnancov môže pozostávať. Okrem toho si nižšie povieme, ako správne vytvoriť toto oddelenie, vybrať správnych zamestnancov a organizovať ich prácu tak, aby mala firma stály a stabilný príjem.

Význam obchodného oddelenia v podniku

Každý podnik chce dosiahnuť slušný zisk. Dnes sa medzi podnikateľmi pôsobiacimi v rámci domáceho priestoru vedie veľa polemík na tému správnej propagácie tovarov a služieb v r.trhu. Často sa možno stretnúť s tým, keď líder buduje prácu organizácie výlučne v „manuálnom“režime, pričom sa zameriava len na intuíciu, vlastné skúsenosti a náhody. Často to vedie k tomu, že každý krok predajcov je príliš kontrolovaný a akákoľvek iniciatíva z ich strany nezískava schválenie.

Dosiahnuť efektívnosť v smere predaja tovaru alebo služieb je možné len vtedy, keď je možné vysledovať jasný pracovný systém a existuje určitý algoritmus akcií. Zároveň by sa mala formalizovať štruktúra obchodného oddelenia a zamestnanci by mali pochopiť, že zisk celého podniku a jeho mzdy závisia od ich práce. Niekedy je ťažké to urobiť, pretože pre správnu implementáciu tejto úlohy musíte mať určité znalosti.

Vybudovanie obchodného oddelenia: kľúčové úlohy a ciele

Úlohou každého lídra je vybudovať efektívnu prácu každého oddelenia tak, aby mohol vykonávať svoje funkcie hladko a bez nadmernej kontroly. Takýto postoj k budovaniu systému riadenia umožní riaditeľovi odbremeniť sa od rutinných povinností a venovať sa vo voľnom čase globálnym projektom, získavaniu väčších klientov, rokovaniam a realizácii stratégie rozvoja spoločnosti. Samozrejme, každý vedúci podniku by mal mať predstavu o tom, ako ponúkať produkt a byť schopný ho predať, ale nemal by to robiť stále. Na tieto účely existuje oddelenie, cez ktoré implementácia prebieha.

Vytvorenie obchodného oddelenia je krokom k rozvoju. Zamestnanci tejto jednotky musia vedome propagovať, ponúkať a predávať.

Vo všeobecnosti možno rozlíšiť nasledujúce ciele a zámery obchodného oddelenia:

1. Vyhľadávanie a prilákanie zákazníkov a klientov. Tu stojí za zmienku, že zamestnanci by mali používať rôzne náborové metódy a techniky, od telefonovania za studena až po chodenie k potenciálnym zákazníkom.
2. Vyhľadajte cieľové publikum, ktoré bude mať záujem o produkt alebo službu ponúkanú spoločnosťou.
3. Predaj hlavných produktov a súvisiacich produktov.

Okrem cieľov a zámerov by sme sa mali podrobnejšie venovať funkciám oddelenia. Z hlavných funkcií sa rozlišujú tieto:

1. Vyhľadajte zákazníkov.
2. Systematické vyhľadávanie nových zákazníkov.
3. Pracujte so stálymi zákazníkmi.
4. Predaj hlavných a súvisiacich produktov.
5. Uchovávajte požadovanú dokumentáciu.
6. Podpora pri obchodovaní.
7. Spracovanie prichádzajúcich žiadostí a informačná podpora.

Vytvorenie obchodného tímu by malo vychádzať z vyššie uvedených úloh, cieľov a funkcií. Stanovenie cieľov v rámci nich umožní zamestnancom robiť svoju prácu vedome a pochopenie systému zvýši príjem organizácie.

Aby malo vytvorenie obchodného oddelenia skutočný zmysel, je potrebné pripraviť množstvo internej dokumentácie, a to:

1. Predpisy na oddelení.
2. Popisy práce šéfaobchodný manažér a bežní špecialisti.

Väčšina MSP toto pravidlo ignoruje. Stojí však za to pamätať: keď je činnosť zamestnancov regulovaná určitými dokumentmi, je pre nich jednoduchšie pochopiť, aké úlohy musia vykonávať.

Organizačná štruktúra jednotky

Štruktúru obchodného oddelenia je potrebné určiť vopred, vo fáze jeho vytvárania. Malo by sa pamätať na to, že v rôznych spoločnostiach môžu byť takéto oddelenia väčšie alebo menšie, pokiaľ ide o celkový počet zamestnancov, ale funkcie zostávajú rovnaké.

V závislosti od celkového počtu zamestnancov, veľkosti výroby a spoločnosti ako celku sa určuje aj to, kto pracuje na obchodnom oddelení. Pozície sa spravidla delia na manažérske a súkromné. Lídri môžu zahŕňať:

• vedúci (vedúci) oddelenia;
• Zástupca vedúceho;
• hlavný manažér.

Bežné pozície v oddelení zahŕňajú:

• managers;
• specialists;
• asistenti (sekretári).

Ako už bolo spomenuté, počet zamestnancov sa určuje na základe objemu výroby. Ak je teda predaj v spoločnosti malý, po prvýkrát budete musieť najať vedúceho alebo manažéra obchodného oddelenia a jedného alebo dvoch špecialistov.

Keď sa objem predávaného tovaru alebo služieb zvyšuje, oddelenie sa rozširuje, v prvom rade sa prijímajú bežní pracovníci, ktorí pracujú so „studenou“a „teplou“základňou a potom môžuzapojiť zástupcu vedúceho, tajomníka alebo generálneho manažéra. Nábor posledných pozícií v zozname zaistí hladký chod jednotky.

Personálna politika pri vytváraní oddelenia

Personálna politika sú niektoré z noriem, ktoré organizácia dodržiava pri práci so svojimi zamestnancami a jej cieľom je maximálne spojiť ciele spoločnosti a ľudí, ktorí v nej pracujú.

Personálna politika existuje v každej organizácii, aj keď spoločnosť pozostáva z dvoch alebo troch ľudí, jediným rozdielom je stupeň jej závažnosti. Dôležitosť tejto problematiky pri formovaní obchodného oddelenia je vybudovať prácu pomocou určitých procesov tak, aby zamestnanci cítili zodpovednosť za osud firmy a predaj tovaru, ako aj chápali celkovú stratégiu firmy a dokáže včas reagovať na zmeny.

Pri vytváraní obchodného oddelenia musí manažér pochopiť nasledovné:

1. Štýl riadenia sa plne odráža v efektivite zamestnancov. Treba mať na pamäti, že predaj nie je vždy jednoduchý, takže personál takejto jednotky by nemal neustále cítiť „tvrdú ruku“šéfa, ale zároveň by sa mal o svoju prácu zaujímať rovnako ako samotný riaditeľ.
2. Hmotná zložka práce je základom, keď je človek zamestnaný na akúkoľvek prácu. Často sa stáva, že zamestnanec veľmi prispeje k spoločnej veci, vidí zisk firmy, no zároveň sám dostáva podhodnotenú mzdu. V prípadeobchodným oddelením musí byť plne uspokojený hmotný záujem zamestnanca. Optimálnym riešením pri výbere spôsobu platby je určiť si malú pevnú sadzbu a percento uskutočneného predaja. V tomto prípade bude predajný špecialista schopný ukázať všetky svoje kreatívne sklony a nájsť pre seba najspoľahlivejšiu a najziskovejšiu cestu predaja.
3. Každý zamestnanec potrebuje rozvoj a kariérny postup. Pravidelne by sa mali organizovať semináre pod vedením generálneho riaditeľa na tému „Ako rýchlo predať produkt“alebo jednoducho zdieľať svoje skúsenosti so zamestnancami. Okrem toho môžete posielať zamestnancov na kurzy alebo prednášky. Je dôležité si uvedomiť, že investícia do vašej pracovnej sily je investícia do vášho podnikania.
4. Je potrebné zaviesť správny systém sankcií, s ktorým musia byť zamestnanci vopred oboznámení. To pomôže vyhnúť sa porušovaniu disciplíny a "prepichnutiu" v práci. Manažér však v tejto veci musí zostať človekom a snažiť sa uplatňovať tresty v zmysle individuálneho prístupu ku každému zo zamestnancov.

Po vytvorení určitej personálnej politiky v rámci spoločnosti predajní pracovníci pochopia, že ich prácu si vážia a prídu na svoje pracovisko a plnia úlohy absolútne nie nadarmo.

Recruitment

Pri výbere personálu pre obchodné oddelenie by ste mali zvážiť nasledujúce body:

1. Vzdelanie kandidáta.
2. Skúsenosti s predajom.
3. Schopnosť správne viesť obchodnú korešpondenciu, telefonické rozhovory.
4. Buďte atraktívny a elegantnývyzerá.

Zákazníci spravidla uprednostňujú spoluprácu s kompetentnými, zdvorilými a príjemnými ľuďmi. Preto musí imidž obchodného zamestnanca spĺňať očakávania klienta.

Stáva sa, že medzi kandidátmi nie sú vždy takí, ktorí by mali náležité vzdelanie alebo pracovné skúsenosti. V tomto prípade musí manažér pochopiť, že vyškoliť takého špecialistu bude nejaký čas trvať.

Na určenie, či je osoba vhodná na voľnú pozíciu v obchodnom oddelení, sa okrem bežného štúdia životopisov, dotazníkov a testovania odporúča použiť nasledujúce metódy hodnotenia:

• Rozhovor zameraný na osvojenie si kompetencie. Táto metóda zahŕňa určitý druh hry, v ktorej sa žiadateľovi kladú všetky otázky s cieľom zistiť, ako dobre daný človek práci rozumie. Otázky môžu byť: "Povedzte mi, aké techniky predaja poznáte?", "Čo je to "studená báza?", "Čo urobíte, ak klient odmietne kúpiť?" atď. Na základe odpovedí je jasné, či sa človek preukáže na pozícii v predajnom hoteli. Presnosť tejto metódy je viac ako 60 %.
• „Assessment Center“alebo modelové situácie. Tu je vhodné vytvoriť pre žiadateľa určité podmienky a vyzvať ho, aby preukázal svoje zručnosti a schopnosti. Simulovaná situácia by nemala byť príliš náročná alebo stresujúca. Podľa správania človeka je možné určiť jeho schopnosti a kompetencie. Presnosť metódy je 70 %.

Účelom starostlivého výberu personálu v obchodnom oddelení je vytvoriť dobre koordinovaný tím, ktorý dokáže jasne propagovať a predávať produkty. Vybraní pracovníci by mali vedieť vopred alebo aspoň mať predstavu o tom, ako sa naučiť predávať akýkoľvek produkt a pomáhať manažmentu pri rozvoji podnikania. Výber zamestnancov spravidla vykonáva personálny špecialista, a ak je to možné, potom samotný šéf spoločnosti.

Vývoj systému predaja

Pri vytváraní oddelenia je dôležité vybudovať určitý systém, cez ktorý sa budú tovary a služby predávať. Systém pomôže dosiahnuť tri hlavné ciele:

1. Dosiahnutie požadovanej úrovne predaja. Na tento účel je dôležité určiť úroveň garantovaného predaja, určiť plán predaja. Tento moment je dôležitý pre to, aby bol podnik ziskový a mal príležitosť rozvíjať sa.

Hlavná práca by nemala byť zameraná na jednotlivých zamestnancov, to znamená, že podnik by nemal byť závislý od personálu. Každý zamestnanec môže kedykoľvek z určitých dôvodov ochorieť, poslať na dovolenku, služobnú cestu alebo skončiť. V tomto prípade, ak bol tento zamestnanec kľúčovým pracovníkom, okamžite nastáva núdzová situácia. Preto je dôležité dosiahnuť takýto výsledok, keď je celá záťaž rovnomerne rozložená medzi personál.

2. Plán rastu predaja. Okrem garantovaného plánu predaja treba zvážiť aj možnosť ich zvýšenia. Všetci zamestnanci by zároveň mali byť o takýchto plánoch oboznámení včas a vopredpripravený ich vykonať a mať aj ich záujem.

Ak ukazovatele výkonnosti obchodného oddelenia rastú, naznačuje to možnosť ďalšieho rozvoja. Dodržiavaním týchto pravidiel bude každý líder schopný posilniť svoje podnikanie bez veľkého úsilia.

CRM systém

Pri vytváraní obchodného oddelenia sa oplatí venovať pozornosť otázke optimalizácie práce personálu. Nástroj ako Customer Relationship Management (CRM systém) vám s tým pomôže.

Tento softvér pomôže automatizovať prácu personálu pri interakcii so zákazníkmi. Program pomáha viesť záznamy o predaji, pripravovať reporty, robiť reporty o práci zamestnancov atď.

Všetky transakcie sú uložené v databáze a pri komunikácii s klientom si manažér môže prezerať históriu, čo vám umožní rýchlo sa zorientovať a pochopiť, čo je práve teraz potrebné zákazníkovi ponúknuť. Rýchla reakcia a pochopenie pomáha klientovi zvýšiť lojalitu k firme, čo vedie k zvýšeniu predaja.

Kontrola a optimalizácia

Po uvedení oddelenia do prevádzky je dôležité pravidelne monitorovať jeho činnosť, korigovať činnosť personálu a v prípade potreby pristúpiť k optimalizácii.

Optimalizácia zahŕňa:

1. Audit.
2. Dokončenie potrebných reportovacích formulárov, vývoj motivačného systému, analýza kvality práce s klientmi, prípadne vypracovanie niektorých noriem a pravidiel.
3. Úvod vylepšení.

Po týchto troch krokoch by ste mali nejaký čas monitorovať výkon a určiť, čo je potrebné zmeniť a čo zlepšiť.

Zlepšiť predajný tím

Rozvoj práce oddelenia je kľúčovým faktorom pri dosahovaní vysokej predajnej výkonnosti. Výkonnostné ukazovatele sú:

1. Prichádzajúci tok (nových) zákazníkov.
2. Priemerné skóre objednávky (nákupu).
3. Opakovateľnosť predaja.
4. Zisk.

Pomocou kvantitatívnych a kvalitatívnych ukazovateľov a porovnania môžete pochopiť, či sa podnikanie vyvíja alebo nie, ako aj to, ako efektívne funguje predajný tím.

Záver

Po preštudovaní informácií o tom, ako sa s pomocou špecializovaného oddelenia naučiť predávať akýkoľvek produkt, je dôležité zdôrazniť, že delegovaním tak dôležitej oblasti spoločnosti, akou je predaj, na profesionálov, je možné zvýšiť existujúci príjem. Je však mimoriadne dôležité vedome budovať svoju prácu a dodržiavať pravidlá, ktoré boli načrtnuté vyššie.