Kompenzácia za používanie osobného auta: postup výpočtu a vlastnosti

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Mnoho zamestnancov používa pri plnení svojich povinností vlastné auto. Prepravujú tovar či konateľov firiem, stretávajú sa s dodávateľmi, či vykonávajú iné dôležité činnosti. Preto požadujú od riaditeľa prevod náhrady za používanie osobného auta. Jeho veľkosť sa môže v rôznych situáciách výrazne líšiť, pretože sa berú do úvahy vlastnosti stroja, činnosti vykonávané zamestnancom a normy stanovené zákonom.

Aké výdavky sa preplácajú?

Výška náhrady za používanie osobného auta závisí od rôznych faktorov. Vedúci predstavitelia mnohých spoločností si najímajú iba špecialistov, ktorí majú vlastné stroje, čo im umožňuje vyrovnať sa s mnohými pracovnými povinnosťami.

Na základe čl. 188 Zákonníka práce môže zamestnanec požadovať od vedenia spoločnosti prevod náhrady za používanie osobného auta. Aby to urobil, musí dokázať, že musel vynaložiť istévýdavky. Nasledujúce prostriedky platí vedúci firmy:

• náhrada za odpisy majetku počas jeho používania na pracovné účely;
• Skutočné náklady spojené s prevádzkou auta, reprezentované nákladmi na benzín, opravy alebo údržbu.

Výšku náhrady by mali obidvaja účastníci pracovného pomeru vopred prediskutovať a tiež ju stanoviť písomne. Obvykle sa postup vykonáva v procese uzatvárania pracovnej zmluvy. Je povolené zadať tieto informácie do dodatočnej dohody k existujúcej pracovnej zmluve.

Aké informácie obsahuje zmluva?

Pri prideľovaní kompenzácie zamestnancovi za používanie osobného auta sa zohľadňujú mnohé parametre auta. Všetky informácie týkajúce sa určenia náhrady sú uvedené v pracovnej zmluve. Patria sem:

• presné parametre auta patriacemu zamestnancovi spoločnosti;
• postup pri prevádzke auta na pracovné účely;
• dôvody pre vlastníctvo auta, keďže zamestnanec môže byť nielen jeho vlastníkom, ale aj správcom, ako aj nájomcom;
• obdobie, počas ktorého sa budú pracovné povinnosti vykonávať pomocou vozidla;
• presná výška kompenzácie;
• ostatné náklady spojené s prevádzkou stroja;
• dokumenty, ktoré musí pripraviť zamestnanec, aby mohol potvrdiť svoje výdavky na auto;
• objednávku, na základe ktorej musiaprevod prostriedkov;
• časové rámce, počas ktorých sa vypláca zamestnancovi kompenzácia.

Ak je porušená aspoň jedna klauzula zmluvy, zamestnanec môže odmietnuť používať svoje auto na pracovné účely.

Aké náklady sa uhrádzajú?

Odškodnenie pracovníka osobného vozidla je určené na pokrytie nasledujúcich nákladov:

• údržba;
• platba za benzín;
• byť na platenom parkovisku počas celého pracovného dňa;
• umývanie áut;
• ostatné náklady spojené s prevádzkou stroja na obchodné účely.

Pri výpočte tejto platby sa berie do úvahy, ako rýchlo sa auto opotrebuje, koľko peňazí sa minie na tankovanie a tiež aké sú náklady na plánovanú údržbu. Zamestnávateľ má právo požadovať od zamestnanca, aby mu odovzdal rôzne šeky alebo účtenky potvrdzujúce určité výdavky.

Aké dokumenty sú potrebné?

Výplata náhrady za používanie osobného auta sa prideľuje až po odovzdaní úradných dokumentov potvrdzujúcich určité výdavky zamestnávateľovi. Tieto dokumenty zahŕňajú:

• nákladné listy, ktoré potvrdzujú, že konkrétny stroj bol skutočne použitý na vyriešenie pracovných problémov konkrétnej spoločnosti, pričom forma tohto dokumentu je vypracovaná samostatne každou organizáciou;
• pokladničné doklady vystavené na čerpacích staniciach alebo čerpacích staniciach;
• správy zostavené zamestnancom organizácie;
• denník, ktorý zaznamenáva všetky pohyby zamestnanca v jeho aute s cieľom vyriešiť pracovné problémy.

Ak existuje objednávka, prideľuje sa náhrada za použitie osobného auta. Vzor tohto dokumentu si môžete pozrieť nižšie.

Zdanenie platieb

Výdavky podnikov súvisiace s údržbou služobných vozidiel slúžia na zníženie základu dane pri stanovení dane z príjmov. To je však možné len vtedy, ak existujú oficiálne dokumenty potvrdzujúce takéto náklady. Zároveň je dôležité, aby sa stroj skutočne používal na riešenie pracovných problémov.

Zohľadňujú sa nasledujúce nuansy:

• na náhradu za používanie osobného auta sa neúčtuje žiadna daň z príjmu a poistné sa neprevádza;
• výška tejto platby by nemala presiahnuť zákonom stanovenú sadzbu;
• ak kompenzácia presahuje normu, potom prebytok nemožno použiť na zníženie základu dane pre daň z príjmu.

Táto platba sa prideľuje iba počas obdobia, keď zamestnanec podniku priamo vykonáva svoje pracovné povinnosti. Ak je na práceneschopnosti alebo na dovolenke, tak náklady na náhradu za používanie osobného auta zamestnancom nemožno použiť na zníženie základu dane o daň z príjmov.

Ako podať žiadosť?

Zamestnávatelia, ktorí zamestnávajú zamestnancov, ktorí majú vlastné vozidlá, by mali vedieť, ako na to kompetentnekompenzovať ich za používanie auta. Na tento účel je kompetentne pripravená príslušná dokumentácia. Postup prideľovania kompenzácie zahŕňa nasledujúce kroky:

• pri prijímaní občana je potrebné, aby v pracovnej zmluve bola zahrnutá informácia o potrebe prevodu kompenzácie, keďže nový zamestnanec bude na výkon úloh vedúceho používať svoje auto;
• na zamestnávateľa sa prevádza vlastnícka dokumentácia k autu a to zahŕňa nielen osvedčenie o evidencii, ale aj titul a ak je občan správcom, tak aj kópiu splnomocnenia na zákl. z ktorých používa auto sa dodatočne prevádza;
• ďalej sú stanovené všetky podmienky spolupráce, ktoré by mali byť výhodné pre oboch účastníkov pracovného pomeru;
• ak si dlhoročný zamestnanec kúpi auto, ktoré začne používať na služobné účely, vzniká dodatočná dohoda k existujúcej pracovnej zmluve;
• ak je auto prevedené na použitie iným úradníkom spoločnosti, potom je vyhotovený akt o prevzatí a prevode auta;
• Mesačne alebo týždenne zamestnanec spoločnosti vypracuje správu, ktorá uvádza všetky výdavky za auto používané na pracovné účely;
• túto správu sprevádzajú mnohé platobné doklady potvrdzujúce výdavky a predložené rôznymi šekmi, faktúrami alebo inými podobnými dokumentmi.

Vozidlo môže riadiť priamy vlastník alebo inízamestnanci spoločnosti menovaní zodpovednými osobami na príkaz zamestnávateľa.

Vydanie príkazu vedúcim

Kompenzácia za používanie osobného auta sa vypláca len vtedy, ak sú správne vyplnené potrebné doklady. Patrí sem aj vystavenie príkazu riaditeľom spoločnosti, na základe ktorého sa uskutoční platba majiteľovi vozidla.

Namiesto trvalého vydávania príkazov je povolené stanoviť potrebu časového rozlíšenia kompenzačných platieb v miestnych interných aktoch spoločnosti.

Objednávkový formulár si môže vypracovať každá spoločnosť samostatne. Tento dokument obsahuje nasledujúce informácie:

• názov spoločnosti, v ktorej majiteľ vozidla pracuje;
• jeho pozícia a celé meno;
• názov a parametre vozidla používaného na prevádzku;
• podmienky, za ktorých sa vypláca náhrada, môže to byť napríklad pevná suma peňazí prevedená zamestnancovi na konci každého mesiaca a môže sa vypočítať aj na základe platobných dokladov, ktoré zamestnanec predloží zamestnávateľ.

Podkladom pre vystavenie objednávky je pracovná zmluva alebo dodatková dohoda. Tieto doklady musia obsahovať informáciu, že konkrétny zamestnanec pri plnení pracovných povinností používa vlastné auto.

Aké predpisy platia?

Kompenzačné sadzby za používanie osobného auta musí vedenie spoločnosti brať do úvahy, keďžezávisí od toho, či je možné znížiť základ dane o daň z príjmov o výdavky spojené s prevodom náhrad na majiteľa nehnuteľnosti, zastúpeného zamestnancom spoločnosti. Tieto normy sú stanovené na štátnej úrovni. Patria sem:

• ak sa používa osobný automobil, ktorého objem motora nepresahuje 2 tisíc metrov kubických. pozri, potom je sadzba platby 1, 2 tisíc rubľov;
• ak objem motora presahuje 2 tisíc metrov kubických. vidíte, potom je norma 1,5 tisíc rubľov;
• ak sa požičiava motocykel, poplatok zaň je v rámci normy 600 rubľov.

Používanie nákladných vozidiel nie je regulované žiadnym zákonom, pretože takéto náklady sú zahrnuté v inej kategórii firemných nákladov.

Môžem si požičať auto?

Náhrada za používanie osobného auta nie je predmetom dane z príjmov fyzických osôb, no na zníženie dane z príjmov sa ňou znižuje len vtedy, ak jej výška nepresahuje zákonom ustanovené normy. Často je však potrebné previesť na majiteľa vozidla sumu, ktorá presahuje túto sadzbu. Aby sa predišlo potrebe platiť značnú daň, môže sa vedúci spoločnosti rozhodnúť uzavrieť so zamestnancom nájomnú zmluvu.

Pri generovaní tohto dokumentu sa berie do úvahy, či bude auto s posádkou prenajaté alebo nie. Okrem toho táto zmluva obsahuje informácie o spôsobe servisu stroja.

Takáto dohoda je vyhotovená iba vpísomne, ale nevyžaduje notárske overenie ani štátnu registráciu. Predmetom zmluvy je skutočné auto, preto sa do textu vpisujú informácie o jeho evidenčných číslach, prepisujú sa aj údaje z titulu a osvedčenia o evidencii.

Ak zamestnanec firmy používa auto na základe plnej moci, tak pri uzatváraní nájomnej zmluvy budete musieť zapojiť priameho vlastníka nehnuteľnosti. Ak sa auto prenajíma bez posádky, potom je k nemu dodatočne pripojená platná politika OSAGO.

Nuansy používania úverového mechanizmu

Keďže z náhrad za používanie osobného auta sa neplatí daň z príjmu fyzických osôb a iné dane, zamestnanec často súhlasí s konkrétnym spôsobom registrácie, ktorý spočíva v tom, že auto je prevedené pomocou mechanizmu pôžičky na zamestnávateľ. Na tento účel sa berú do úvahy nasledujúce nuansy:

• proces uplatňovania úverového mechanizmu zahŕňa zohľadnenie požiadaviek čl. 689 GK;
• za takýchto podmienok sa auto prevádza do užívania spoločnosti, takže ako vodič môže pôsobiť nielen majiteľ, ale aj ostatní zamestnanci spoločnosti;
• je to spoločnosť, ktorá je povinná zaoberať sa údržbou vozidla, jeho opravou, účtovaním benzínu, ako aj ďalšími významnými otázkami, čo výrazne zjednodušuje proces výpočtu dane z príjmu fyzických osôb a daní organizácie;
• v zmluve je povolené uviesť, že auto bude používať výlučne priamy vlastník;
• Výhody použitia mechanizmu pôžičky zahŕňajú zjednodušenie procesuurčenie nákladov spoločnosti na údržbu a používanie auta;
• je nevyhnutné, aby spoločnosť nakupovala zásady OSAGO;
• nie je potrebné previesť žiadnu dodatočnú odmenu na zamestnanca, ktorej výška je obmedzená;
• ak je stroj prevedený na riadenie stroja inému zamestnancovi spoločnosti, potom bude musieť vedenie spoločnosti vypracovať ďalšie personálne dokumenty.

Účtovník musí kompetentne vstúpiť do programu 1C kompenzácie za používanie osobného auta. Či môže firma počítať so znížením základu dane o daň z príjmov, závisí od správnosti účtovníctva.

Nuansy pri vypracovaní zmluvy GPC

Ďalšou možnosťou využitia osobného zamestnanca automobilu pre účely spoločnosti je uzavretie zmluvy GPC medzi vedením spoločnosti a priamym vlastníkom vozidla. Táto dohoda je alternatívou k pracovnej zmluve.

Podľa takejto dohody je zamestnanec dodávateľom a spoločnosť zákazníkom. Takáto spolupráca nie je upravená ustanoveniami Zákonníka práce.

Môžem spochybniť kompenzáciu?

Výpočet náhrady za používanie osobného auta by mal vychádzať z dokumentácie, ktorú zamestnanec predloží účtovnému oddeleniu spoločnosti. Často však aj skúsení odborníci robia chyby, ktoré zvyčajne odhalia daňoví inšpektori v procese kontroly organizácie.

Najčastejšie sporná suma platby zamestnancami Federálnej daňovej služby. Môže to mať niekoľko dôvodov:

• chýbajúce platobné doklady predložené šekmi, faktúrami, objednávkami alebo inými dokladmi;
• postup používania auta vo vlastníctve zamestnanca spoločnosti na organizačné účely je nesprávne vypracovaný;
• Chýbajú rôzne dôležité dokumenty pre auto, ktoré predložili STS alebo PTS.

Výzva sa vykonáva na súde. Často je dôvodom aj to, že auto prevádza občan, ktorý ho môže užívať na základe obyčajného, a nie všeobecného splnomocnenia, teda nemá právo previesť auto do užívania tretej osobe. večierky.

Pravidlá vyplácania náhrad za používanie služobného vozidla na osobné účely

Ďalšia situácia je, keď zamestnanec dostane auto od zamestnávateľa. Používa sa na riešenie dôležitých problémov, ale často ho zamestnanec potrebuje použiť na osobné účely. To vyvoláva otázku, ako formalizovať takéto vzťahy. Preto na to možno použiť nasledujúce možnosti:

• ústna dohoda medzi vedúcim a zamestnancom spoločnosti;
• vypracovanie nájomnej zmluvy so zamestnancom spoločnosti;
• manažment vydáva príkaz na prevod auta na zamestnanca.

Pri výpočte nákladov spoločnosti sa berú do úvahy informácie z cestovných listov a ukazovateľov počítadla kilometrov. V tomto prípade môžete určiť počet najazdených kilometrov počas pracovnej doby. Ak sa praktizovalo používanie služobného vozidla na osobné účely, odškodnenie nemusívypláca zamestnancovi vedúcemu spoločnosti.

Záver

Mnoho spoločností najíma iba zamestnancov, ktorí majú osobné auto, ktoré sa potom používa na riešenie pracovných problémov. V tomto prípade môže majiteľ auta očakávať nejakú kompenzáciu, ktorej výška závisí od skutočných nákladov, ktorým musí človek čeliť pri riešení pracovných úloh osobným autom.

Výška kompenzácie by nemala presiahnuť normy stanovené zákonom, inak si takéto výdavky spoločnosť nemôže použiť na zníženie základu dane o daň z príjmov. Účtovníci často porušujú pravidlá pre výpočet tejto platby, čo vedie k napadnutiu kompenzácie daňovými inšpektormi na súde.