Úradník: povinnosti a charakteristiky profesie

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Papierovanie je charakteristická činnosť väčšiny podnikov, organizácií a súkromných spoločností, ktorá zahŕňa zhromažďovanie, vybavovanie a uchovávanie všetkej dokumentácie. Efektívnosť získavania a spracovania informácií závisí od správnosti a gramotnosti prípravy referátov a to vedie k včasnému prijímaniu efektívnych rozhodnutí. Preto je medzi zamestnancami každého podnikateľského subjektu úradník, ktorého povinnosti sa vzťahujú na správu dokumentov. Aké sú povinnosti úradníka?

Charakteristika profesie

Na trhu práce je vždy dopyt po úradníkovi, ktorého povinnosti sa môžu líšiť od papierovania až po operatívne rozhodnutia. Môže pracovať v každej spoločnosti, kde je tok dokumentov. Dnes je podľa legislatívy každý podnik bez ohľadu na rozsah a formu vlastníctva povinný mať riadne vyhotovené podklady o činnosti a financiách a ich udržiavanie je v kompetencii referenta. K tejto profesii prichádzajú z príbuzných pozícií: dispečer-operátor, sekretárka-referent,vedúci kancelárie alebo zamestnanec help desk. Dobrý administratívny pracovník je nepostrádateľným odborníkom a spoľahlivým pomocníkom manažéra. Úradník, ktorého povinnosti už dávno prerástli banálne papierovanie, sa môže stať osobným asistentom hlavy. Špecialista v tejto profesii je predovšetkým zamestnanec, ktorý je zodpovedný za organizáciu a uchovávanie firemných záznamov. Najčastejšie pracuje v kancelárii a riadi sa daňovou, občianskou, súdnou legislatívou. V malých firmách si úradník, ktorého povinnosti sa týkajú len vybavovania papierov, vykonáva svoje povinnosti sám. Je možné, že on a sekretárka sú tá istá osoba. Vo veľkých spoločnostiach a korporáciách v štáte je niekoľko zamestnancov tohto smeru, ktorí spracúvajú referáty na konkrétny okruh problémov.

Funkčné povinnosti úradníka

Jeho hlavnou povinnosťou je udržiavať tok dokumentov spoločnosti, on:

• prijíma, korešponduje, triedi, odosiela všetky obchodné dokumenty a listy;
• vedie obchodnú korešpondenciu;
• ich sleduje v špeciálnych denníkoch a kontroluje nezverejnenie obzvlášť dôležitých informácií, ako aj včasné a správne vyhotovenie dokumentov;
• pripraví všetky potrebné materiály na výkonné a obchodné stretnutia;
• organizuje prácu archívu.

Vytváranie požiadaviek

Úradník musí mať vysokoškolské vzdelanie (ekonómia, právo), sú chvíle, keď stačí stredoškolské vzdelanie. Kandidát musí ovládať jazyk, poznať kľúčové pravidlá pre vedenie obchodných dokumentov. Táto profesia vyžaduje od špecialistu nielen profesionalitu a intelektuálne schopnosti, ale aj také osobné vlastnosti, ako je presnosť, organizácia, presnosť, dobrá vôľa. Človek, ktorý chce pracovať ako úradník, by sa mal vyznačovať schopnosťou dlhodobej koncentrácie, výbornou pamäťou, psychickou stabilitou, komunikačnými schopnosťami a konštruktívnym vnímaním kritiky. Najčastejšie sa na kandidáta okrem osobných kvalít a diplomu o vzdelaní kladú aj ďalšie požiadavky, napríklad znalosť cudzích jazykov. Dnes mnohé firmy spolupracujú so zahraničnými podnikmi a aby nedochádzalo k nedorozumeniam, musí úradník ovládať cudzí jazyk, najčastejšie je to angličtina.