Kontrola hotovostných operácií banky. Prehľad systémov kontroly hotovostných transakcií

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Pokladňa je obrovský daňový a účtovný sektor, ktorý sa riadi mnohými nariadeniami a rozsiahlymi súbormi pravidiel. Všetky organizácie a jednotliví podnikatelia, ktorí uskutočňujú vyrovnanie s protistranami pomocou hotovosti, sú povinní ich dodržiavať. Keďže sa v tejto oblasti účtovníctva často stretávame s rôznymi druhmi podvodov, kontrola hotovostných transakcií je každým rokom komplikovanejšia, sprísňovaná a modernizovaná. Tento článok pojednáva o úlohe pokladne v podniku, pravidlách správania, ako aj metódach a systémoch kontroly operácií.

Úloha pokladne v organizáciách a bankách

Pokladňa podniku je nevyhnutná pre organizácie, ktoré prijímajú a vydávajú hotovosť v hotovosti. Účelom týchto operácií môže byť akýkoľvek: vydávanie miezd zamestnancom, cestovné náklady, kancelárske výdavky, prijímanie platieb od zákazníkov, zúčtovanie s dodávateľmi. Všetky tieto úkony sa musia vykonávať prostredníctvom pokladníka. Kontrola hotovostných transakcií je zverená daňovému úradu.

Pri bežnej rutineV dialógu je použité slovo „pokladňa“, pred vašimi očami sa objaví samotná pokladňa. V organizáciách to nie je len kontrolné a výpočtové vybavenie. Pokladňa fyzickej alebo právnickej osoby je celý systém, ktorý zahŕňa dobre vybavené pokladničné pracovisko, softvér, samotné zariadenie, dostupnosť reportingu, dodržiavanie limitu a pravidiel inkasa. Špecialista pracujúci v tejto oblasti musí byť tiež riadne vydaný.

Pravidlá pre vybavenie miestnosti

Kontrola hotovostných transakcií začína požiadavkami na priestory, v ktorých sa nachádza samotná pokladňa. Bez náležitého vybavenia a vybavenia, ako to vyžadujú pravidlá a predpisy centrálnej banky, by pokladňa nemala fungovať. Samozrejme, nie všetky organizácie dodržiavajú predpisy. Takýto prístup po prvé môže viesť k pokutám a po druhé je nebezpečný pre peniaze a zamestnanca, ktorý je za ne finančne zodpovedný. Bankové organizácie musia bezpodmienečne splniť všetky požiadavky, inak im môže byť odobratá licencia. Nižšie sú uvedené všeobecné požiadavky na vybavenie registračnej pokladnice:

• Prítomnosť iba jedných dverí, ktoré sa zatvárajú zvnútra. Zámok dverí musí byť bezpečný, v niektorých prípadoch sa používajú železné závory a závory, ako aj visiace zámky, aby nebolo možné vylomiť dvere zvonku.
• V miestnosti je okno na kontakt so zákazníkmi, príjem a výdaj peňazí. Okno by sa malo tiež tesne zatvárať a byť vybavené sklopným závesomvisiaci zámok. Mimochodom, rozmery dverí a okna sú jasne regulované. Odchýlka od stanovených rozmerov je povolená, ak má podnik bezpečnostnú jednotku.
• Izba by mala byť vybavená kovovými skrinkami. Musia byť pripevnené k nosným konštrukciám budovy tak, aby ich nebolo možné vyňať spolu s detailmi interiéru, ku ktorým sú priskrutkované. Na konci pracovného dňa sú skrinky uzamknuté a zapečatené.
• Vetranie a okná by mali byť bezpečne uzavreté a vybavené kovovými tyčami.
• V miestnosti musia byť dva hasiace prístroje.
• Pokladnica musí byť vybavená alarmom, ktorý vysiela signály z rôznych bezpečnostných okruhov na miestnu policajnú stanicu alebo bezpečnostnú organizáciu.

Postup pri práci s pokladníkom

Kontrola hotovostných transakcií predpokladá určité poradie práce. Po príchode na svoje pracovisko je prvoradou povinnosťou pokladníka skontrolovať neporušenosť pečiatok na schránkach a trezore, ako aj skontrolovať, či nejavia známky rozbitia a neoprávneného vstupu do priestorov. Ak nenájdete žiadne varovné signály, môžete sa pustiť do práce. Ak sa objavia známky cudzej prítomnosti, je potrebné okamžite privolať orgány činné v trestnom konaní a pred príchodom zamestnancov zabezpečiť nedotknuteľnosť dokladov, vybavenia a nábytku nachádzajúceho sa v pokladni. Skontrolovať, čo na mieste chýbalo, je možné len za prítomnosti policajtov. Pomocou nich sa prepočítava obsah trezoru. Po kontrolev priestoroch, je zákon vyhotovený v štyroch vyhotoveniach: jedno je určené pre policajtov, druhé pre poisťovňu a tretie pre samotnú spoločnosť. Štvrtá kópia je potrebná, ak existuje nadradená organizácia.

Prístup do miestnosti, v ktorej sa nachádza pokladňa, by mal mať prístup len pokladník, ktorý je vydaný v súlade so všetkými požiadavkami centrálnej banky a TKRF, a úradom. Súprava kľúčov určená pre nadriadených musí byť zapečatená a uložená na bezpečnom mieste. V pokladni by nemali byť žiadne osobné veci pokladníka. Nachádza sa tam len to, čo patrí hospodárskej organizácii.

Existujú aj požiadavky na množstvo hotovosti, ktorú možno uchovávať na pokladni organizácie. Vopred je potrebné vypočítať a v príslušných úkonoch zdokumentovať limit finančných prostriedkov, nad ktorým by už na konci pracovného dňa nemala byť na pokladni žiadna hotovosť. Na udržanie limitu sa vykonáva špeciálna operácia - inkaso, čo znamená, že špecializovaný transport so spoľahlivou ochranou prepravuje prostriedky do banky. Malé pobočky banky zhromažďujú svoje prostriedky do hlavných trezorov a organizácií - do banky, s ktorou majú zmluvu o službách a podpore. Peňažný limit môže byť porušený iba do troch dní, keď sú zamestnancom organizácie vyplácané platy.

Postup pri vydávaní hotovosti z pokladne

Kontrola hotovostných transakcií banky a organizácií je založená na jasnej úprave všetkých úkonov sV hotovosti. Všetky transakcie sú riadne zdokumentované a zohľadnené v rôznych typoch podnikového účtovníctva.

Systém kontroly hotovostných transakcií zahŕňa premietnutie všetkých manipulácií s hotovosťou pomocou hotovostných príjmov a výdavkov, zálohových výkazov, šekov a úkonov s použitými prostriedkami vydanými na základe výkazu. Všetky transakcie sa zaznamenávajú v pokladničnej knihe. Na konci pracovného dňa sa zostaví správa s priloženými konečnými daňovými dokladmi vytlačenými z registračnej pokladnice.

Všetky operácie na vydanie peňažných prostriedkov musia byť potvrdené hotovostnými príkazmi s podpisom osoby, ktorej boli vystavené. V účtovnom programe je účel vystavenia uvedený v komentároch. Preddavky a platby podľa správy musia byť potom potvrdené šekmi, vykonanými prácami alebo prijatými službami. Vystavenie mzdy je potvrdené aj výdavkovým pokladničným dokladom, ako aj mzdovým listom.

Kontrola hotovostných a zúčtovacích transakcií kategoricky zakazuje vydávanie finančných prostriedkov určených pre jednu osobu proti podpisu inej osoby.

Pravidlá pokladníka

Účtovanie a kontrola hotovostných transakcií je primárne zverená špecialistovi nazývanému „pokladník“. V organizáciách s malým počtom zamestnancov môžu jeho úlohu plniť títo úradníci:

• Hlavný účtovník.
• Účtovník určitej sekcie.
• Akýkoľvek zamestnanec so špeciálnymi znalosťami azručnosti.

Povinnou podmienkou pre všetkých úradníkov vykonávajúcich funkciu pokladníka (aj na čiastočný úväzok) je dohoda o plnej zodpovednosti. Ak sa rozhoduje o tom, že z konateľa alebo účtovníka bude pokladník, tak to musí byť vždy tá istá osoba. Ak odíde na práceneschopnosť alebo dovolenku, nahradí ho iný zamestnanec uvedený v príkaze vedúceho a tiež podpísal novú dohodu o zodpovednosti. Okrem toho je potrebné vypracovať akt o prevzatí a prevode hmotného majetku. V procese jeho prípravy sa počíta hotovosť, kontroluje sa stav zariadenia, dostupnosť všetkých dokumentov za prítomnosti komisie. Komisia je skupina najmenej troch ľudí. Najčastejšie zahŕňa hlavného účtovníka a manažment. Zákon je vypracovaný v troch vyhotoveniach.

Pri registrácii pokladníka sa vzor jeho podpisu odošle do servisnej banky organizácie alebo do ústredia banky. Práve ona by mala byť na všetkých dokumentoch súvisiacich s prácou pokladne.

Uchádzač, ktorý sa uchádza o pozíciu pokladníka, musí byť pred prijatím do zamestnania dôkladne skontrolovaný, či neobsahuje nepríjemné precedensy v práci. Jeho doklady a fotografia sa odovzdávajú bezpečnostnej službe alebo sa informácie žiadajú od orgánov činných v trestnom konaní. Teraz je internet v tejto veci pre zamestnávateľa dobrým pomocníkom. Existuje mnoho databáz, kde organizácie zdieľajú informácie o zamestnancoch, ktorí boli prepustení a dopustili sa nesprávneho správania na pracovisku.

Neodporúča sa pracovať s pokladňouumožniť ľuďom so závislosťou od alkoholu a drog, predchádzajúcimi odsúdeniami, narušiteľmi verejného poriadku, ako aj s rôznymi duševnými chorobami.

Kontrola registrácie hotovostných transakcií

Správne vyhotovenie a dostupnosť všetkých dokumentov je nevyhnutnou požiadavkou centrálnej banky, servisnej banky, daňovej služby a iných kontrolných orgánov. Finančná kontrola hotovostných transakcií sa môže vykonávať neplánovane, s upozornením, so zaistením dokumentácie a hotovostného vybavenia. Mnohé organizácie, najmä finančné štruktúry, praktizujú plánovaný vnútorný audit pokladne. V tomto prípade je zostavená komisia zložená z vlastných kompetentných zamestnancov v tejto veci alebo je najatá špeciálna audítorská spoločnosť, ktorá vykoná všetky kontroly na profesionálnej úrovni a vystaví správu o poruchách, nezrovnalostiach v hotovostných operáciách a dokumentácii.

Kontroly v teréne a iné druhy kontrol môžu ovplyvniť pracovné zmluvy, zodpovednosť, osobné údaje zamestnancov, stav pokladničných dokladov, správnosť a pravidelnosť ich údržby, fiškálnu pamäť pokladnice, vybavenie a vybavenie pokladne. pokladňa, premietnutie transakcií, ich platnosť v účtovníctve, ekonomickom a daňovom účtovníctve.

Zariadenie registračnej pokladnice

V zozname zariadení na kontrolu hotovostných transakcií je špecializovaná registračná pokladnica. Toto nekúpite v bežných železiarňach. Na rozdiel odz tlačiarne, faxu, počítacieho stroja a iného kancelárskeho vybavenia môžu KKM predávať len organizácie, ktoré na to dostali špeciálnu licenciu. Spravidla tie isté organizácie obsluhujú riadiace a výpočtové zariadenia. Každá registračná pokladnica musí byť registrovaná na daňovom úrade. Špeciálne pamäťové zariadenie neustále zaznamenáva všetky operácie, ktoré pokladník so strojom vykonáva. Ďalej sa tieto údaje prenesú na daňovú službu na zosúladenie s predloženými správami podniku. Všetky poruchy, opravy, odpisy registračnej pokladnice je potrebné oznámiť aj daňovému úradu.

Všetky právnické osoby (podniky), ktoré prijímajú hotovosť od zákazníkov, sú povinné pracovať s registračnou pokladnicou. Od používania registračnej pokladnice môžu byť oslobodení iba jednotliví podnikatelia. Majú právo vydávať šeky ručne, pričom ich pravosť osvedčujú vlastnou pečaťou. Táto úľava ale neplatí pre všetkých podnikateľov. Niektoré činnosti vyžadujú iba použitie registračnej pokladnice.

Kontrola hotovostných transakcií

Okrem kontroly externými službami sa vyžaduje aj interná kontrola. Pravidlá vedenia pokladne ustanovujú nasledovný harmonogram plánovaných kontrol: pred predložením výročnej správy, pred predložením štvrťročných správ, v prípadoch, keď sa zmení finančne zodpovedná osoba, ktorá s touto pokladňou pracovala. Vykonáva sa aj kontrola pokladne a hotovostných operácií, ak bol zamestnanec podozrivý z nečestnosti, boli odhalené skutočnosti krádeže alebo podvodu, výška hotovosti nezodpovedá tej, ktorá je uvedená v dokladoch.

Vedenie niektorých organizácií má politiku častých neplánovaných kontrol, aby zamestnanci neboli v pokušení využiť svoje oficiálne postavenie a blízky kontakt s hotovosťou. Pre každú kontrolu je vymenovaná špeciálna komisia, ktorá pozostáva zakaždým z rôznych ľudí, ktorí nesúvisia s tvorbou obsahu registračnej pokladnice. Zloženie komisie je zaznamenané v akte overenia. Samotný proces je často sprevádzaný videozáznamom.

Zvláštnosti bankových hotovostných transakcií

Systém kontroly hotovostných transakcií banky predpokladá komplexnejšiu konfiguráciu. V pobočkách finančných inštitúcií existuje niekoľko úrovní overovania, ktoré vykonávajú rôzni špecialisti. Keďže bankou prechádza oveľa viac peňazí ako v bežných organizáciách, zložitosť a zvýšené požiadavky na systém kontroly sú plne opodstatnené. Napriek tomu, že sa každý rok snažia automatizovať všetky operácie v bankách, sú potrební aspoň dvaja zamestnanci, ktorí sú zodpovední za správny priebeh operácií: pokladník-operátor a vedúci pokladne. Prvý vykonáva transakcie počas pracovného dňa, druhý vystavuje zálohovú čiastku, inkasuje a počíta zostatky, vypĺňa hotovostnú dokumentáciu, inkasuje prostriedky nad rámec hotovostného limitu a vykonáva dennú kontrolu na primárnej úrovni.

Kontrola hotovosti a iné systémy kontroly pokladne

Kontrola vykonávania hotovostných transakcií sa čoraz viac vykonáva pomocou najnovších technológií. Ich účelom je zaznamenávať akciepokladníka, klienta, ako aj údaje z fiškálnej pamäte registračných pokladníc. Tieto údaje vám umožňujú preukázať nesprávne konanie, podvod, krádež a iné podvody. Na súde bude tento videozáznam nespochybniteľným dôkazom, pretože už nie je možné zmeniť spojené svedectvá týchto dvoch zdrojov.

Cash Control je systém kontroly pokladnice, ktorý pozostáva z pokladnice, farebných videokamier s vysokým rozlíšením, videoservera, programu, ktorý synchronizuje materiál zachytený kamerou s textom pokladnice, ako aj vzdialené pracovisko pre bezpečnostného špecialistu. Dnes je na trhu veľa takýchto systémov. Všetky sú založené na rovnakom spôsobe práce s rozdielmi vo funkčnosti, nákladoch, dizajne a metódach pripojenia a analýzy. Medzi nimi sú nasledujúce riadiace systémy:

• DIT-POS - cena závisí od nastavení servera, spája až 16 pokladníc, ukladá video a textové informácie v komplexe.
• POS-inšpektor - ruský vývoj, stojí asi 6000 rubľov, má funkciu vyhľadávania operácie podľa parametrov účtenky.
• POS-intellect - tiež ruský vývoj, vyznačuje sa schopnosťou integrácie s rôznymi obchodnými systémami, text na videu nie je len prekrývaný, ale integrovaný programovo, vyhľadávanie fragmentov videa sa vykonáva automaticky.
• CHEKTV je ďalší ruský vývoj so schopnosťou integrácie s registračnými pokladnicami a obchodnými systémami, s univerzálnym systémom nahrávania videa, softvérovou integráciou textu a videa, s možnosťou hardvéruanalýza údajov a automatické vyhľadávanie fragmentov.