Administratívni pracovníci sú nevyhnutným článkom v obchodnom reťazci

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Niektorí podnikatelia sa doteraz domnievajú, že administratívny personál je plytvanie peniazmi a zbytočná byrokracia. Takéto vyhlásenie však môže byť spravodlivé len pre veľmi malé firmy, kde šéf preberá všetku zodpovednosť. V skutočnosti sú administratívni pracovníci dôležitým článkom v obchodnom reťazci. Je to on, kto organizuje prácu podniku, je zodpovedný za jeho komunikáciu s vonkajším svetom, za včasné vykonávanie zmlúv, objednávok, monitoruje príjem platieb.

Aj absencia sekretárky, office managera, osobného asistenta na jeden deň ukazuje, koľko administratívnych pracovníkov je v podnikaní potrebné. Pozície, ktoré sme vymenovali vyššie, sú hlavnými zamestnaniami tohto typu. Neobmedzujú sa však len na tieto druhy činností. Kto patrí k administratívnym pracovníkom spolu so sekretárkou? Referent, pracovník call centra, office manager, osobný asistent, sekretárka-prekladateľka. Je chybou veriť, že takúto prácu môže robiť každý.po krátkych kurzoch. Aby bolo možné kvalitne organizovať aktivity podniku, sú potrebné nielen osobné kvality, ako je diplomacia, objektivita, presnosť.

Administratívni pracovníci sú osoby, ktoré majú prístup k veľmi dôležitým informáciám, od ktorých často závisí fungovanie celej spoločnosti. Preto je kompetentná kancelárska práca, rýchla tlač, presnosť, svedomitosť a organizačné schopnosti jednoducho nevyhnutné. Okrem toho sú potrebné aj špeciálne znalosti. V ideálnom prípade sú administratívni pracovníci zamestnanci s vyšším vzdelaním, nemusia byť nevyhnutne špecializovaní. Hlavnou požiadavkou bude schopnosť pracovať s dôležitými informáciami a dokumentmi.

Manažér kancelárie musí okrem reprezentatívneho vzhľadu a vystupovania kompetentne komunikovať aj s návštevníkmi podniku, pretože medzi nimi budú partneri a potenciálni zákazníci. Niekedy je takýto špecialista poverený aj propagáciou tovaru alebo služieb spoločnosti. V každom prípade je to on, kto koordinuje prácu všetkých služieb a komunikáciu s vedúcim. Zodpovedá aj za dodržiavanie harmonogramu práce, za harmonogram stretnutí a rokovaní. Osobný asistent pomáha manažérovi pri organizovaní pracovných ciest po tuzemsku a zahraničí. Podnikatelia sa snažia vybrať na túto pozíciu človeka so znalosťou cudzích jazykov, obchodnej etikety, kompetentného a presného. Ženy však spravidla pracujú ako sekretárky a asistentkyPodľa všeobecného presvedčenia nie mladé, ale vzdelané dámy nad 25 rokov. Ale manažér kancelárie môže byť aj muž, všetko závisí od odvetvia. Ďalšou výhodou budú nielen pracovné skúsenosti, ale aj odborné znalosti v oblasti správy dokumentov. Prekvapivo, ale pri tom množstve kompetentných a vzdelaných odborníkov, mladých absolventov vysokých škôl, nie je ľahké nájsť kvalifikovaných administratívnych pracovníkov. Dôležité sú predsa nielen odborné znalosti, ale aj osobnostné kvality: nekonfliktnosť, objektivita, schopnosť poslúchať a viesť, organizačné schopnosti.