Organizácia vnútorného kontrolného systému v organizácii: tvorba, účel, požiadavky a analýza

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Majiteľ akéhokoľvek ekonomického objektu sa vždy stará o kvalitu organizácie svojej ekonomickej činnosti. Každý ziskový podnik nesie pre svojho majiteľa potenciálny zisk. Ktorý kompetentný podnikateľ by sa nezaujímal o podmienky fungovania vlastného odchovanca, ktorý mu prináša taký vážny príjem? Pravdepodobne musíte byť hlupáci, aby ste nechali všetko voľný priebeh a predpokladali, že to tak bude vždy, že práca v organizácii bude prebiehať podľa plánu a navždy prinesie rovnaké pozitívne finančné výsledky, bez toho, aby ste sa vŕtali a nezasahovali do pracovný proces vašich podriadených. Práve preto, že každý pri zmysloch a s objektívnym prístupom k vedeniu svojej firmy sa bojí, že príde o zisk a raz sa stanev konkurze, zavádza systém vnútornej kontroly organizácie. Čo to je? Čo tento systém dáva? Ako je to organizované? A aké sú ciele? Najprv prvé veci.

Aký je systém vnútornej kontroly v organizácii

Vzorkou každého vzorového podnikateľského subjektu je podnik, ktorý nepretržite vykonáva svoju ekonomickú činnosť a spĺňa hlavnú podmienku svojej existencie – dosahuje zisk, ktorý pravidelne zvyšuje. Majiteľ spoločnosti vždy smeruje všetko úsilie a investície len do toho, čo robí jeho organizáciu ešte silnejšou a výkonnejšou, čím rozširuje zdroje návratnosti vo forme príjmu. Samozrejme, každý majiteľ chce, aby jeho spoločnosť fungovala hladko. A chápe, že na to musíte prijať vhodné opatrenia. Tu vzniká globálna potreba organizácie vnútorného kontrolného systému organizácie. Tu je jasne vidieť potrebu vytvoriť v podniku taký aparát na monitorovanie a zisťovanie nedostatkov v procese riadenia, ktorý bude majiteľovi signalizovať prípadné porušenia a nezrovnalosti. Aké by malo byť také zariadenie?

Systém vnútornej kontroly v manažmente organizácie je súbor metód na sledovanie, monitorovanie, kontrolu, hodnotenie a analýzu všetkých postupov a obchodných procesov prebiehajúcich v podniku, ktoré priamo súvisia s výsledkami hospodársku činnosť podniku ako celku. Inými slovami, ide o špeciálnych zamestnancov, špecifické metódyvýskum, zoznam analytických zariadení a súvisiacich technológií, ktoré spolu poskytujú samotný kontrolný efekt, ktorý chce mať majiteľ firmy k dispozícii. Potrebuje takúto kontrolu, aby sa ochránil pred nepoctivými podriadenými alebo nekvalitným plnením ich povinností, čo môže v konečnom dôsledku ovplyvniť finančný výsledok podniku ako celku. Ale ako je tento proces organizovaný?

Organizácia vnútorného kontrolného systému v spoločnosti je vytvorením takejto priaznivej pôdy pre fungovanie regulačných orgánov v spojení s ich prístupom k technickému vybaveniu a všetkým potrebným informáciám podnikateľského subjektu, ktorý môže poskytnúť vysokú -kontrola kvality pri sledovaní práce pracovníkov a ich priamych úloh v súlade s ich náplňou práce. Zjednodušene povedané, vytvorenie kontrolného aparátu v podniku zahŕňa vykonávanie kontrol špecializovanými audítormi vo všetkých funkčných oblastiach spoločnosti.

Goals

Kvalitný obchodník nikdy nerobí nič bezcieľne, preto premýšľa nad každým detailom svojho konania, inovácie, príkazu či príkazu zadaného riaditeľom a implementuje ho do obchodných aktivít svojho podniku tak, aby dosiahol konkrétny výsledok. Podobne je to s riadiacim zariadením. Vnútorný kontrolný systém v organizácii má štyri hlavné ciele, ktoré vedú každého vlastníka k tomu, aby sa vyholvyskytnú sa problémy:

1. Kontrola efektívnosti ekonomickej aktivity. Znamená to potrebu monitorovať a monitorovať ekonomické transakcie vykonávané v podniku s cieľom identifikovať možné odchýlky a potlačiť ich.
2. Bezpečnosť informácií. Zahŕňa organizáciu transparentného fungovania účtovného oddelenia pri poskytovaní spoľahlivých, objektívnych, úplných a včasných správ vedeniu a nadriadeným orgánom.
3. Potláčanie krádeží a nezákonného konania zamestnancov. Týka sa to prísnejšej kontroly možných incidentov prania špinavých peňazí a podvodov zamestnancov v rámci podniku.
4. Súlad s predpismi. Každá štátna jednotka v personálnom aparáte musí prísne dodržiavať interný regulačný pracovný harmonogram.

V snahe ochrániť seba a plody fungovania svojej spoločnosti vo forme výnosov si jej majiteľ stanovuje konkrétne ciele. Tieto ciele sa darí dosahovať vďaka efektívnej organizácii vnútorného kontrolného systému v organizácii.

Štruktúra

Mechanizmus kontrolingu v každom podniku sa uskutočňuje prostredníctvom hierarchickej podriadenosti kontrolných orgánov. Na každom mieste sú orgány zodpovedné za vykonávanie monitorovacích a overovacích činností. Ako vyzerá príklad systému vnútornej kontroly v organizácii z hľadiska štrukturálnej a hierarchickej podriadenosti?

SamozrejmeVeľa závisí od formy vlády v podniku. S malou firmou a personálom troch alebo štyroch ľudí je všetko jasné, nie je potrebné nič špeciálne kontrolovať, to robí priamy nadriadený. Vo veľkých podnikoch je však všetko inak: čím väčšia spoločnosť, tým relevantnejšie opatrenia vnútornej kontroly by sa mali distribuovať jej štrukturálnym oddeleniam. Napríklad organizácia vnútornej kontroly v podnikových systémoch sa vykonáva v kontexte niekoľkých štrukturálnych blokov:

• Prvým blokom je správna rada, hlavný a neotrasiteľný administratívny aparát, ktorý je centrálne riadený a kontrolovaný.
• Druhý blok zahŕňa rozdelenie kontroly z predstavenstva na dva hlavné orgány v podobe riadiaceho aparátu a výboru pre audit.
• Tretí blok - zabezpečuje rozdelenie kontroly od riadiaceho aparátu až po vedúcich všetkých oddelení existujúcich v spoločnosti, ktorí následne kontrolujú priamu činnosť svojich podriadených v každom oddelení.
• Štvrtý blok – zahŕňa rozdelenie kontrolných zodpovedností výboru pre audit na útvar riadenia rizík a útvar vnútornej kontroly.

Na základe blokovej štruktúry kontrolných orgánov v spoločnosti môžeme konštatovať, že existujú dva smery v podnikových formách vlády: sú to samostatné štrukturálne orgány v rámci podniku a vedúci oddelení, ktorí monitorujú svojich podriadených. Často je to, ako je organizácia systému vnútornéhokontrola v podniku.

Štruktúra dohľadu nad finančnými inštitúciami vyzerá trochu inak. Systém vnútornej kontroly úverovej inštitúcie poskytuje šesť hlavných zdrojov šírenia relevantných opatrení na určitých úrovniach hierarchie:

• riadiace orgány úverovej inštitúcie;
• hlava a jeho zástupcovia;
• hlavný účtovník a jeho zástupca;
• revízna komisia alebo audítor zlúčení do jedného;
• špeciálne riadiace jednotky;
• ostatné štrukturálne oddelenia kontrolných orgánov úverovej inštitúcie.

Zobrazenia

Klasifikácia odrôd interného dohľadu je pomerne mnohostranná kvôli veľkému počtu charakteristík jednotky. Vytvorenie vnútorného kontrolného systému organizácie teda zabezpečuje niekoľko pobočiek v hlavných oblastiach.

V poradí implementácie:

• administrative;
• administrative;
• financial;
• technological;
• legal;
• účtovníctvo.

Podľa spôsobu odoslania:

• actual;
• computer;
• dokumentárny.

Dočasne:

• predbežné;
• current;
• ďalší.

Podľa pokrytia:

• úplné a čiastočné;
• pevné alebo selektívne;
• komplexné alebo tematické.

Metódy

Okrem uvedených typov dohľadu sa audítorské postupy vykonávané v podniku môžu prejaviť v implementácii rôznych metodických prístupov k overovaniu. Organizácia systému vnútornej kontroly v podniku preto zahŕňa použitie súboru troch hlavných metodických oblastí.

Všeobecné metódy:

• Audit – zahŕňa kontrolu účtovníctva a finančného výkazníctva.
• Monitoring – zahŕňa štúdium správnosti postupov vykonávaných v konkrétnych oblastiach v konkrétnych oddeleniach podniku.
• Revízia – vykonáva sa prostredníctvom overovacích manipulácií s dokumentáciou.
• Analýza - vypočítava konkrétne ekonomické ukazovatele a porovnáva ich s hodnotami normy.
• Tematická kontrola – vykonáva sa na niečo špecifické, napríklad kontrola pokladne a hotovosti.
• Oficiálne vyšetrovanie – nastáva vtedy, keď sa odhalí porušenie predpisov alebo priestupok materiálne zodpovednej osoby.

Ovládacie prvky dokumentu:

• Právne posúdenie – odkazuje priamo na právomoci právneho oddelenia v podniku s overovacími činnosťami týkajúcimi sa zmlúv a inej dokumentácie.
• Logická kontrola – vykonáva sa na kontrolu ziskovosti prebiehajúcich obchodných operácií, ktorá sa odráža v príslušných dokumentoch.
• Aritmetické overenie – prejavuje sa špecifickým prepočtom a porovnaním ukazovateľov v dokladoch so skutočnýmiúdaje.
• Kontrola protikladu – zahŕňa zvýšenie primárnej hodnoty za konkrétne obdobie a jej analýzu: zahŕňa prepravné listy, daňové faktúry, úpravy daňových faktúr a ďalšie.
• Formálne overenie – poskytuje kontrolu nad dostupnosťou povinných dokumentov, na základe ktorých boli vykonané určité operácie.
• Porovnávacia kontrola – odhalí nepresnosti a nezrovnalosti v digitálnych, súhrnných, ekvivalentných údajoch.

Techniky skutočného ovládania:

• Inventarizácia - zabezpečuje overenie vnútorným kontrolným systémom účtovníctva v organizácii prítomnosti a prepočtu takého majetku, ako je dlhodobý majetok, hmotný a nehmotný majetok, pokladničná hotovosť, bezhotovostné financie na účtoch v bankách, atď.
• Odbornosť – vykonáva sa prilákaním odborníka alebo špecialistu personálu na konkrétnu problematiku určitého zamerania.
• Vizuálne pozorovanie – zahŕňa sledovanie zamestnanca a jeho pracovnej činnosti zvonku. Napríklad takto môže hlavný účtovník sledovať výkon svojich povinností bežným účtovníkom.
• Kontrolné meranie – charakterizované náhlym rozhodnutím skontrolovať kvantitatívnu alebo kvalitatívnu reprodukciu konkrétnej prevádzky v podniku s cieľom porovnať ju s normou.
• Analýza manažérskych informácií - predurčuje štúdium objednávok, príkazov, vyhlášok interného charakteru a overovanie výsledkov ich realizácie.

Funkcie

Organizácia systému interného dohľadu v organizácii akejkoľvek formy vlastníctva zabezpečuje vykonávanie špecifických funkcií príslušnými orgánmi. Každá kontrolná operácia totiž zahŕňa dosiahnutie určitého výsledku. Globálnym výsledkom by mala byť nepretržitá prevádzka podniku s pravidelným a stabilným príjmom. A zdá sa, že je možné ho dosiahnuť iba pri vykonávaní súboru strategických funkcií. Tu sú niektoré z nich:

• Monitorovanie obchodných aktivít spoločnosti a jej externého prostredia – zahŕňa sledovanie trhových trendov, zmien v potrebách dopytu, ako aj konkurenčných zariadení a ich politík.
• Rozvoj strategických smerov činnosti spoločnosti - zabezpečuje dosiahnutie hlavného cieľa spoločnosti prostredníctvom taktických krokov v operatívno-ekonomických činnostiach.
• Vytvorenie systému hodnotenia a riadenia rizík – regulačné orgány každého podniku by mali mať predstavu o tom, aké nepriaznivé faktory ho v rámci jeho aktivít ohrozujú.
• Hodnotenie investičných a kapitálových investičných projektov – vnútorná kontrola by mala vykonávať prácu s cieľom posúdiť produktivitu, racionalitu a ziskovosť projektov, do ktorých investuje.

Ak prejdeme od všeobecného ku konkrétnemu, môžeme vyčleniť súčasné funkcie systému vnútornej účtovnej kontroly v organizácii ako základné informačné údaje pre vedenie kvalitných internýchvýrobné kontroly:

• štúdia súčasných účtovných systémov;
• hodnotenie produktivity a ziskovosti týchto systémov;
• finančná analýza a kontrola účtovníctva;
• monitorovanie kontrolných metód;
• globálna zhoda;
• dodržiavanie interných predpisov zamestnancami;
• hodnotenie úrovne spoľahlivosti poskytovaných informačných údajov;
• poradenstvo v oblasti účtovníctva, daní, právnych záležitostí;
• účasť na priamej automatizácii účtovníctva, manažmentu a daňového účtovníctva;
• Kontrola implementácie plánovaných ukazovateľov.

Kroky

Ako každý iný ekonomický alebo procesný postup, aj vykonávanie kontrolných opatrení zabezpečuje fázovú postupnosť vykonávania špecifických úloh. Tu sú hlavné fázy organizácie systému vnútornej kontroly, ktorými sa tento druh sprievodu vyznačuje:

1. Spúšťa sa overenie. Akákoľvek kontrolná akcia sa vykonáva buď na príkaz vedenia spoločnosti, alebo ako plánovaná akcia. Kontrola sa vykonáva na základe príkazu riaditeľa alebo v plánovanom harmonograme kontrolných postupov.
2. Kontrola plánovania. Každej inšpekcii predchádza identifikácia nejakej nezrovnalosti vo funkčnosti podniku alebo túžba manažérov posúdiť stav zamestnancov a práce, ktorú vykonávajú. Preto pred priamymi kontrolnými postupmiprebieha plánovaný prieskum kontrolovanej oblasti a vývoj taktických smerov pri reprodukcii nadchádzajúcich udalostí.
3. Priame overenie. Na konkrétnom mieste sa počas určitého časového obdobia odoberú určité dokumenty na preskúmanie a obchodné transakcie sa analyzujú vo vzťahu k súvisiacim procesom hospodárskej činnosti v podniku.
4. Príprava výsledkov testov. Na základe výsledkov všetkých overovacích operácií sú výsledky kontrolingu predmetom povinnej dokumentácie s cieľom poskytnúť manažmentu spoločnosti konečné ukazovatele.
5. Vykonanie príslušnej práce po preštudovaní výsledkov kontroly. Pri vykonávaní kontrolných operácií sa odhaľujú priestupky spáchané hmotne zodpovednými osobami, zisťujú sa odchýlky od noriem, pozorujú sa prípady nedbalého prístupu niektorých zamestnancov k práci, čo v istom zmysle vedie k poškodeniu ekonomiky podniku. ako celok. Preto takéto situačné precedensy dávajú reakciu riadiaceho aparátu vo forme pokarhania, odňatia prémií alebo prepustenia nedbanlivých podriadených. Okrem toho je povinné analyzovať získané údaje a vyvodiť závery týkajúce sa možnej modernizácie pracovného procesu potrebného v tejto fáze, aby sa zvýšila efektívnosť spoločnosti ako celku.

Analýza

Analýza systému vnútornej kontroly v organizácii má nemalý význam pri udržiavaní kvality a správnosti interného auditu napodnik. Prečo je to v modernom obchodnom systéme také dôležité? Pretože analýza a hodnotenie vnútorného kontrolného systému organizácie je impulzom pre vypracovanie odporúčaní na jeho zlepšenie a modernizáciu podnikového procesu ako celku. Preverenie procesných operácií ekonomických činností podniku je dôležité nielen samo o sebe, ale miera efektívnosti jeho realizácie môže ovplyvniť prosperitu a rentabilné fungovanie podniku ako takého.

Analýzu systému vnútornej finančnej kontroly organizácie vykonávajú príslušné orgány centralizovanej podriadenosti spoločnosti v týchto oblastiach:

• analýza procesov riadenia ako objekt analytického výskumu;
• prieskum kvalifikačného potenciálu a odbornosti zamestnancov vykonávajúcich kontrolnú činnosť;
• zohľadnenie kvality organizácie plánovaných prác vykonaných audítormi vo forme prípravy na samotný proces auditu;
• kontrola načrtnutého strategického akčného plánu počas interného auditu na úrovni podniku;
• štúdia o dostupnosti plánov inšpekcií do budúcnosti, ako aj analýza ich relevantnosti a hĺbky problémov, ktoré zvažuje orgán dohľadu.

Hodnotenie

Pojem analýzy je neoddeliteľne spojený s pojmom hodnotenia. V širšom zmysle tento pojem zahŕňa stanovenie absolútnej alebo relatívnej hodnoty skúmaného objektu, subjektu, javu. Z hľadiska ekonomickéhohodnotenie podtextu vnútorného kontrolného systému organizácie zahŕňa porovnanie s normou vykonanou audítormi počas auditu akcií, ako aj posúdenie kvality nimi zostavených opatrení zameraných na identifikáciu nezrovnalostí, nepresností, chýb v rámci podnikateľskej činnosti. Jednoducho povedané, ide o test kvality práce samotných inšpektorov.

Kombinácia dvoch súvisiacich konceptov – hodnotenie a analýza – predurčuje potrebu ďalších činností po audite. Koniec koncov, na základe výsledkov analýzy vnútorného kontrolného systému účtovníctva v organizácii je potrebné sprísniť napríklad pracovno-právne predpisy týkajúce sa vykonávania a uchovávania toku dokumentov, či rozhodovať o dôkladnejšom a častejšom zásoby dlhodobého majetku podniku, keďže v tejto časti účtovníctva často dochádza k nezrovnalostiam s predchádzajúcim skóre a pod. A to platí nielen konkrétne pre účtovné oddelenie podniku. Inými slovami, hodnotenie výsledkov získaných počas auditu umožňuje posúdiť potrebu zlepšiť systém vnútornej kontroly organizácie alebo naopak vyvodiť závery o jeho kvalitnom fungovaní v tejto konkrétnej fáze. Vyhodnotením konečných ukazovateľov získaných počas auditu je možné zhodnotiť aj prácu samotných dozorných orgánov na základe hĺbky a obsahu ich správy na konci kontrolnej činnosti.

Požiadavky

Pri tom všetkom by sme nemali zabúdať na systém vnútornej kontroly, ktorý organizácia používamusí spĺňať stanovené normy a predpisy. Okrem toho by sa tento súlad mal vykonávať tak na úrovni podniku, ako aj z hľadiska súladu s platnou legislatívou. Federálna daňová služba stanovuje, že všetky existujúce organizácie ako podnikateľské subjekty sa riadia príkazom zo 16. júna 2017 „O schválení požiadaviek na organizáciu systému vnútornej kontroly“. Tu sú tieto požiadavky:

• Vytvorenie takého kontrolného aparátu v spoločnosti, ktorý zabezpečí riadny a efektívny výkon podnikateľskej činnosti, dosahovanie pozitívnych finančných výsledkov, bezpečnosť majetku a majetku podniku.
• Vytvorenie prostredia prispôsobeného pre kvalitný controlling v rámci spoločnosti.
• Vývoj systému riadenia rizík.
• Možnosť skontrolovať existujúce skutočnosti daňových únikov, poplatkov, poistného.
• Zverejnenie potrebných informácií o možných rizikách a ich poskytnutie manažmentu v riadnej forme.
• Implementácia kontrolných postupov zameraných na minimalizáciu a zníženie rizík.

Na základe požiadaviek na organizáciu vnútorného kontrolného systému môžeme vyvodiť závery o vážnom podiele dôležitosti, ktorý sa pripisuje práve rizikám – existujúcim možným hrozbám, ktoré sú neoddeliteľnou súčasťou potenciálnych obáv podnikateľov.

Riziká

Model vnútornej kontroly založený na rizikách je model, ktorý vám umožňuje analyzovať hrozbypodnikov z dôvodu potreby získať spoľahlivé informácie o aktívach a pasívach daného ekonomického subjektu. Z orientácie na riziko v organizácii vnútorného kontrolného systému vyplýva cieľ vedenia podniku získať primeranú mieru istoty, že podnik dosiahne svoje ciele najefektívnejším spôsobom. A v tomto zmysle je hlavným účelom kontroly zabezpečiť včasnú identifikáciu a analýzu rizík spoľahlivosti účtovnej závierky, súlad zamestnancov s predpismi a normami na reguláciu pracovného procesu stanovenými účtovnou politikou podniku, ako aj plnenie finančných a ekonomických plánov, efektívne využívanie zdrojov, pravdivosť finančných a manažérskych informácií. Hlavným štítom podnikateľského subjektu v boji proti hrozbám a rizikám, ktoré mu bránia v fungovaní za bežných podmienok, je preto dobre vybudovaná a správne organizovaná kontrola.