Zápisnica z valného zhromaždenia účastníkov LLC. Pravidlá dizajnu

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Zápisnica z valného zhromaždenia účastníkov LLC je mimoriadne dôležitý dokument. Požiadavky na zostavenie protokolu OSU nie sú na legislatívnej úrovni pevne stanovené, avšak zvyklosti obchodného obratu a kancelárskej práce diktujú určité pravidlá pre jeho zostavenie.

Povinné vedenie záznamov

Po prvé, zápisnica zo stretnutia účastníkov v LLC je povinným dokumentom potvrdzujúcim samotnú skutočnosť, že sa stretnutie konalo (a povinnosť konať a počet povinných stretnutí za rok upravuje zákon a v niektorých prípadoch stanovami spoločnosti).

Po druhé, všetky rozhodnutia o aktivitách podniku sú formalizované vo forme protokolu.

Zápisnica z valného zhromaždenia LLC sa uchováva v podniku a musí byť poskytnutá na kontrolu každému členovi spoločnosti na jeho prvú žiadosť.

Za vedenie protokolov je spravidla vymenovaný riaditeľ podniku, ktorý sa musí odraziť v popise jeho práce.

Čo sa odráža v protokole

Protokolvalné zhromaždenie účastníkov LLC koná tajomník zhromaždenia alebo predseda GMS.

Odzrkadlené v protokole:

• dátum a čas začiatku stretnutia;
• typ OS;
• kvórum a legitimita OS;
• agenda OS;
• príhovor (abstrakt) účastníkov, otázky, diskusie, dodatky;
• výsledky hlasovania o určitých otázkach;
• rozhodnutia prijaté JSU.

Zápisnicu z valného zhromaždenia účastníkov LLC podpisujú všetci členovia spoločnosti alebo predseda zhromaždenia a tajomník. Protokol je prešitý povinným číslovaním strán, zapečatený pečaťou podniku.

Treba si uvedomiť, že protokol OS nemusí obsahovať zoznam všetkých účastníkov osobne, ale v tomto prípade musí byť jeho povinnou prílohou registračný list účastníkov s uvedením ich pasových údajov a vlastnoručného podpisu každý z nich. Registračný list je vyhotovený vo voľnej forme a spojený s protokolom.

Ďalšou možnosťou by bolo viesť denník. V tomto prípade sú strany časopisu očíslované, prešité a zapečatené pečaťou spoločnosti. Doba uchovávania takéhoto časopisu nie je obmedzená žiadnym regulačným aktom.

Odporúča sa tiež viesť záznamy o práci sčítacej komisie. Samotná sčítacia komisia je volená rozhodnutím schôdze, ktorú tvorí predseda a aspoň jeden člen komisie. Protokol podpisuje predseda a je uložený spolu s protokolom OS.

Na úpravu všetkých dôležitých bodov v postupe vedenia zápisnice sa odporúča vypracovať a implementovať „Nariadenie o postupe vedenia zápisnice OS“, ktoré stanovuje postup pri zostavovaní, úprave, odvolaní, resp. ukladanie protokolov. Takáto pozícia je schválená vedúcim podniku alebo je predložená na diskusiu OS (veľmi zriedkavé).

Všetky protokoly OS musia byť uchované až do likvidácie spoločnosti a potom prenesené do archívu na uloženie.

Jeden účastník – ako zostaviť protokol?

Ale čo ak je v LLC iba jeden člen? Je vedenie zápisnice povinné alebo stačí na zdokumentovanie rozhodnutí účastníkov? Zákon nedáva pre takéto spoločnosti výnimku. Zápisnica z valného zhromaždenia účastníkov LLC sa v tomto prípade formou a obsahom nijako nelíši od zápisnice s veľkým počtom účastníkov.

Rád by som tiež poznamenal, že protokol je len technickým spôsobom formalizácie rozhodnutí účastníkov. V prípade súdneho sporu bude teda právne spôsobilý uznať, že rozhodnutie, a nie zápisnica z výročnej schôdze účastníkov LLC, nie je v súlade so zákonom. Nedostatky vo vedení záznamov sa však môžu stať dôvodom na vyhlásenie rozhodnutí za nezákonné.