Vyplácanie cestovných náhrad: čo o tom potrebujete vedieť?

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Platenie cestovných nákladov nie je len možnosťou cestovať na náklady spoločnosti, ale aj zodpovednosťou, ktorá ukladá množstvo obmedzení slobody pohybu zo strany zamestnanca. Niektorí veria, že bezplatné cestovanie a minimum práce je niečo, o čo sa treba snažiť, keď zamestnávateľ prideľuje zodpovednosť za úlohy mimo mesta alebo krajiny. Aké cool: na konferenciách si môžete oddýchnuť a trochu sa nudiť. Nie všetko je však také, ako sa na prvý pohľad zdá.

Čo možno považovať za služobnú cestu?

Podľa článku 167 Zákonníka práce Ruskej federácie je pracovnou cestou cesta na určité obdobie na náklady zamestnávateľa za účelom plnenia služobných povinností mimo „múr“kancelárie. Predpokladom je prekročenie hraníc krajiny, to znamená, že cesta do iného mesta nie je pracovnou cestou. V tomto prípade sú dni odchodu a príchodu brané do úvahy ako povinné pre zahrnutie do tohto obdobia cesty. Zamestnancovi zostávaúrad, ale rozvrh práce mimo krajiny nie je stanovený odosielajúcou spoločnosťou.

Za pracovnú cestu je možné vo výnimočných prípadoch považovať aj tie cesty, ktoré si vyžadujú cestu do susedného mesta. Toto pravidlo sa vzťahuje na tie pozície, ktoré nezahŕňajú neustálu potrebu prekročiť hranicu, napríklad vodiča taxislužby. Každý deň môže cestovať mimo mesta, no čas strávený na ceste tam sa nepovažuje za služobnú cestu. Iná situácia je s úradníkmi, ktorí obsadzujú prácu na úradoch a niekedy potrebujú vycestovať do iného mesta, aby si zlepšili kvalifikáciu a absolvovali kurzy. Všetky náklady znáša zamestnávateľ, pretože je to v jeho kompetencii a právo zamestnanca odmietnuť testovanie a štúdium je zachované.

Ďalšie cestovné rozdiely

Cestovanie do zahraničia zahŕňa určité výnimky z pravidiel. Súvisia najmä s časom a časovými nákladmi. Predpokladajme, že zamestnanec je vyslaný do inej krajiny, kde musí zostať týždeň, aby mal čas navštíviť výstavu alebo sa zoznámiť s novými produktmi dodávateľa. Let mešká a zamestnanec je nútený zostať v inej krajine s vlastnými peniazmi:

• Zaplaťte za hotelovú izbu.
• Jedzte.
• Použite dopravu v rámci krajiny/mesta.
• Majte potrebné pomôcky na starostlivosť a hygienu.

Všetky výdavky musia byť podložené šekmi a potvrdenkami, aby sa neskôr, po návrate do práce, posilnila materiálna podporavrátenie peňazí. Ak sa bavíme o ceste do iného mesta, tak sa cestovné vypláca len čiastočne – doprava a strava.

Za čo presne firma platí?

Spoločnosť znáša všetky cestovné náklady jedného alebo skupiny zamestnancov. V cene je zahrnuté nielen cestovné, ubytovanie, vstupenky a návštevy niektorých múzeí či výstav. Cestovný príspevok zahŕňa aj povinné platby:

• Zdravotné poistenie.
• Osobné poistenie.
• Platba za batožinu a jej poistenie.
• Vyhlásenie o nárokovanej sume.
• Poistné za prenájom auta (ak zamestnanec nemá osobné alebo firemné vozidlo).

Do úvahy sa berú aj víkendy, pretože v súvislosti s príkazom na odchod je osoba nútená byť v úlohe mimo pracovného času. Platba za pracovné cesty cez víkendy sa počíta samostatne a v účtovnej závierke sa premieta ako jednorazové výdavky alebo denné výdavky. To je potrebné, aby človek mohol niečo jesť a pohybovať sa. Zvyšok prebytku (chodenie do divadiel, múzeí, kaviarní, reštaurácií, nákupy) si zamestnanec zabezpečuje sám.

Postup vyplácania cestovného: kedy sú peniaze vydané a vrátené?

Najskôr treba vydať príkaz zamestnancovi, ktorý je podľa názoru nadriadených kompetentný vo veciach, ktoré je potrebné riešiť v zahraničí. Musí ísť o úradníkov, ktorí spĺňajú určité povinnosti a spĺňajú výberové kritériá na danú pozíciu. Inými slovami, ak zamestnanec nepozná cudzincajazyk, úrady sú povinné zaplatiť mu tlmočníka, ak je to potrebné na prerokovanie s pozývajúcou spoločnosťou. Po skontrolovaní objednávky ju zamestnanec podpíše a najneskôr 24 hodín pred odchodom dostane zálohu na objednanie leteniek a prenájom hotela.

Dôležité! Preddavok musí byť 50% sumy pridelenej na zájazd. Musí pokryť všetky výdavky, ktoré sú zabezpečené počas pobytu v zahraničí. Platba denných cestovných nákladov sa nevzťahuje na mobilnú komunikáciu a mobilný internet.

Zvyšná polovica sumy sa použije na prepočet zostávajúcich výdavkov, ktoré sa budú považovať za nepredvídané alebo dodatočné. Zamestnanec im poskytuje šeky a až po príchode domov môže počítať s náhradou strát. Napríklad bol poskytnutý vodič, ktorý zabezpečuje prepravu. Pre neho je pridelený samostatný cestovný príspevok na opravu stroja, výmenu dielov, zásoby a tankovanie. Iný zamestnanec si nemôže nárokovať preplatenie nákladov na dopravu, pretože je zabezpečený transfer a osobný vodič.

Iný prípad, ak boli letenky objednané, ale let meškal. Pracovník bol urýchlene zavolaný späť a musel si kúpiť lístky na autobus z vlastných peňazí. Potom sa náklady vrátia. Keď nie sú vôbec žiadne peniaze, spoločnosť ich pošle na účet príjemcu najrýchlejším a najpohodlnejším spôsobom.

Kedy je to výhodné pre cestovateľa?

Cestovanie za prácou nie je vždy spojené s osobnými výdavkami. existujeprípady, v ktorých vysielajúca strana prepláca náklady na stravu a zamestnanec zostáva „v pluse“. Týka sa to momentov, kedy hostiteľská strana hradí všetky výdavky na stravu v rámci hotela, kde je osoba ubytovaná, prípadne vynaložené z osobných peňazí (hosť príde do domu/apartmánu). Zároveň sa občanovi vracia 50% nákladov poskytnutých za stravu bez nutnosti predkladať pokladničný doklad za nákup stravy alebo hotového jedla v reštauráciách a kaviarňach.

Ustanovuje to zákon a je to spôsobené tým, že osoba má právo odmietnuť jedlo, ktoré je pre neho nežiaduce zo zdravotných dôvodov. Môže si teda kúpiť niečo podľa svojho vkusu a potrieb, no úhrada za cestovné dni bude prebiehať zákonom stanoveným spôsobom. Niekedy môžu byť výdavky preplatené po vzájomnej dohode zamestnanca a šéfa.

Vyplácanie cestovných náhrad: cestovanie a komunikácia cez víkendy

Ak je človek nútený cez víkendy vykonávať pracovné aktivity, napríklad uzatváranie zmlúv alebo ich podpisovanie, za mobilnú komunikáciu musí platiť. Takéto nepredvídané, ale očakávané výdavky môžu byť čiastočne alebo úplne uhradené na základe spoločnej dohody. V praxi sa často stáva, že zahraničná pracovná cesta môže zahŕňať nielen iné časové pásmo, ale aj dni v týždni či ročné obdobia.

1. Ak bol zamestnanec vyslaný do USA, kde sa nedeľa považuje za pracovný deň, potom budú výdavky za daný deň preplatené v 100 % výške. Nie všakdôvera by sa mala zanedbávať, pretože to bude tiež potrebné dokázať.
2. Ak je cestovateľ na ceste do Južnej Afriky, berie sa do úvahy aj sezónnosť a zmena ročných období. Napríklad „od zimy do jari“lietať s kuframi zimného oblečenia je ďalšou záťažou vymeniteľnej spodnej bielizne na teplé obdobie. Platba za úschovu batožiny je rozdelená na polovicu, ak sa strany dohodnú: zamestnanec neberie veľa vecí - platí vedúci, vinou zamestnanca je prekročenie - náklady na to.

To isté sa deje aj v iných prípadoch, keď existujú nezhody a kontroverzné otázky týkajúce sa nákladov. Niekedy z preplatenia cestovných dní vyplýva jej výnimočný výskyt vinou spoločnosti, ale túto skutočnosť je potrebné preukázať aj zamestnancovi. Je dôležité vziať do úvahy niektoré ďalšie okolnosti, ktoré ovplyvňujú oddelenie povinností.

Mzdy

Musí šéf vyplácať mzdu, keď je zamestnanec v zahraničí? Ide o kontroverznú otázku, pretože zamestnanec už vykonáva svoju činnosť a dostáva zrážky. Na druhej strane trávi voľný čas, ktorý by mohol stráviť s rodinou alebo na dovolenke v práci. A namiesto toho je nútený pracovať cez víkendy, ale len na úkor zrážok za cestu.

Keďže príspevok na víkendové cestovanie je len čiastočný, mali by ste zamestnancovi zaplatiť osobohodiny, pričom by ste mali ohodnotiť jeho príspevok k rozvoju spoločnosti základnou sadzbou podľa podpísanej pracovnej zmluvy. Mzda nesmie ovplyvniť ďalšie cestovanie, ak je to v najlepšom záujme spoločnosti, aosoba je povinná plniť svoje právomoci. Motívom ale môže byť zrkadlová situácia, keď nadčasy na pracovnej ceste môžu ovplyvniť výšku paušálu. To znamená, že denné diéty podľa časti 1 čl. 168 Zákonníka práce Ruskej federácie, sa pripočítavajú k platovej tarife.

Čo ovplyvňuje diéty v rôznych organizačných štruktúrach?

Výplata denného cestovného nezávisí od krajiny a miesta bydliska osoby. Podľa rozhodnutia Najvyššieho súdu č. CAS 05-151 zo dňa 26.04.2015 sú diéty hradené v plnej výške až do odchodu. Ak boli prekročené, vedenie je povinné ich uhradiť. Ide o „vreckové“nevyhnutné na výkon prác mimo trvalého miesta zamestnania v súvislosti s pracovnými chvíľami alebo služobnými úlohami. Za zmienku stojí, že peniaze sú hradené zo všeobecného rozpočtu, ktorý tvorí štátny fond.

Ak zamestnanec patrí do rozpočtovej organizácie, má samostatný fond, z ktorého pochádzajú peniaze na takéto výdavky. Hovoríme o ministerstve vnútra - sociálne a zdravotné aspekty tejto organizácie plne zabezpečuje štát, ktorý nemá nič spoločné s poistnými fondmi a so zabezpečením občanov pracujúcich na mimovládnych pozíciách.

V tomto prípade úhrada cestovných nákladov v rozpočtových inštitúciách závisí výlučne od štátneho typu riadenia a zásobovania jednotiek. Pokiaľ ide o vojenskú službu, odvody sú o niečo vyššie ako v neštátnych štruktúrach alebo súkromných obchodných firmách. „Keďže povinnosť a úloha pre zamestnanca je úlohou krajiny, potom výdavkykrajina platí.“

Cestovné dane

Nasledovný zákon platí pre aktuálne vykazované obdobie: neexistujú žiadne minimálne a maximálne limity pre organizácie, to znamená, že každá spoločnosť si môže stanoviť vlastný platobný limit na poskytnutie zamestnanca na jeden deň mimo pracoviska. Ak však odíde na niekoľko hodín, denné diéty sa vyplatia v plnej výške, pretože to nie je výhoda, ale pokrytie nákladov.

Malé podniky sa snažia obmedziť na dennú dávku 700 rubľov, pretože táto suma nie je zdaňovaná v súlade s odsekom 3 čl. 217 daňového poriadku Ruskej federácie. Daň z príjmu fyzických osôb bude musieť byť zrazená zo sumy, ktorá tvorí rozdiel presahujúci stanovené minimum.

Dôležité! Ak je zamestnanec vyslaný do zahraničia, nezdaniteľný limit je 2 500 rubľov. Platba cestovných nákladov v rozpočtovej inštitúcii sa vykonáva presne rovnakým spôsobom.

Príklad výpočtu zrážok z denných platieb

Predpokladajme, že pán Petrov išiel na služobnú cestu na 5 dní, z toho 2 dni pripadali na víkend. Má nárok na 1 000 rubľov za každý deň strávený v inom meste podľa rozhodnutia úradov. Z týchto 5 000 rubľov sa nezdaňuje suma rovnajúca sa 5700=3 500 rubľov. Zvyšných jeden a pol tisíc podlieha zdaneniu a plateniu poistného.

Pri ceste do zahraničia na tých istých 5 dní dostane osoba 3 000 rubľov za deň. Z 15 000 rubľov zostáva suma 2 500 rubľov, ktorá podlieha dani z príjmu fyzických osôb apríspevkov. V tomto prípade sa v žiadnom prípade nevyžaduje predloženie šekov a účteniek.

Aké dokumenty je potrebné predložiť?

Okamžite sa oplatí začať s prepravou – ak cestujete súkromným autom, účtovné oddelenie vystaví nákladný list, kde sú vystavené šeky a potvrdenia o zaplatení PHM a iného spotrebného materiálu. Lístky na lietadlá, vlaky a autobusy by ste si mali uschovať až do návratu domov. Cestovný pas so značkami hraničného prechodu by sa mal tiež odkopírovať, aby bolo možné priložiť k nákladnému listu. Pri mestských výletoch v rámci krajiny musíte vydávať správy o pridelení – toto je hárok, ktorý odráža zoznam povinností služby.

Ak si hotel rezervoval osobne zamestnanec, mali by ste si vopred zistiť, či má formulár č. 3-G na vystavenie hosťom. V opačnom prípade bude ubytovanie na náklady zamestnanca, pretože KKM takéto organizácie nepotrebujú. Pri vydávaní memoranda (pre rozpočtové organizácie) by ste mali dodatočne pripojiť lístky s dátumom odchodu a príchodu. Vyplatenie cestovných náhrad cez víkendy môže byť vynútené, ak je vyhotovený miestny zákon a podpísaná objednávka vo formulári T-9. Tieto dokumenty majú prednosť pred zákonmi, ktorými sa riadia účtovníci. Najprv ich treba vziať do úvahy, aby sa nepreplatili cestovné náhrady.

Hlavným rozdielom medzi rozpočtovými a súkromnými podnikmi je povinné zabezpečenie zamestnanca, ktorý je „vinou“vedenia mimo krajiny. Je dôležité urobiť všetko pre to, aby zamestnanec mohol včas a starostlivodokončiť všetky úlohy spoločnosti. Súkromné firmy sa o takéto platby len zriedka zaujímajú, pretože vždy treba vyplniť dodatočnú dokumentáciu a odpočítať dane. Preto si vopred skontrolujte všetko, čo bude vystavené a podpísané na vaše meno. Zistite si tiež, ktoré organizácie mimo mesta alebo krajiny vydávajú príslušné dokumenty. Niekedy je dosť ťažké získať lístok vo verejnej doprave na preukázanie skutočnosti, že ide o služobnú cestu.