Príklad účelu služobných ciest pre správnu registráciu

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Je známe, že príklad účelu služobných ciest možno ľahko nájsť v špecializovaných časopisoch pre účtovníkov. Zdalo by sa, že využiť hotové skúsenosti nie je ťažké. Ak je však účel cesty formulovaný nesprávne, náklady naň nemožno zohľadniť vo výdavkoch na zníženie zdaniteľného zisku podniku. Preto je potrebné premyslene a starostlivo zdôvodniť podnikateľskú „cestu“zamestnanca.

Aké dokumenty pripraviť

Je veľmi pohodlné, keď v organizácii pracuje špecialista, ktorý vie, ako zariadiť služobnú cestu. V časoch masívneho prepúšťania si však mnohí majitelia malých podnikov musia viesť svoje vlastné záznamy a robiť väčšinu úradných papierov.

Súkromní podnikatelia a zamestnanci, ktorí neabsolvovali kurzy účtovníctva, sa v prípade potreby zaujímajú o spôsob spracovania cestovných náhrad.

Nie je žiadnym tajomstvom, že tento postup zahŕňa niekoľko krokov.

1. DozorcaSpoločnosť vystavuje príkaz na pracovnú cestu vo formulári T9. Obsahuje:

• Celé meno zamestnanec;
• jeho osobné číslo;
• position;
• oddelenie spoločnosti (oddelenie, sektor, oddelenie), v ktorom zamestnanec pracuje;
• ciele a zámery cesty, jej načasovanie, zdroje financovania (zvyčajne prostriedky zamestnávateľa);
• destinácia.

K objednávke je priložený dokument – dôvod cesty (poznámka alebo pozvánka).

Do roku 2013 bolo potrebné pripraviť aj služobné pridelenie a cestovný certifikát. Tieto formuláre už nie sú potrebné. Mzdové náklady účtovníkov sa znížili, ale vyvstali nové otázky: ako potvrdiť skutočnosť pracovnej cesty a ako preukázať splnenie účelu pracovnej cesty?

V tejto súvislosti v mnohých organizáciách zamestnanci naďalej vydávajú cestovné osvedčenia. Ide o malý a zároveň veľmi informatívny dokument. Účel v cestovnom certifikáte je rovnaký ako v objednávke.

2. Zamestnávateľ kupuje cestovné lístky, rezervuje hotelovú izbu.

3. Vyslaný zamestnanec podpíše, že je oboznámený s objednávkou, dostane cestovné lístky a informácie o mieste bydliska.

4. Vypočítavajú sa denné dávky. Podľa zákona sú to:

- 700 rub. za deň – pri cestovaní v rámci územia Ruskej federácie.

- 2 500 rub. za deň – na služobné cesty do zahraničia.

Zamestnávateľ môže z vlastnej iniciatívy zvýšiť platby, ale v tomto prípade bude povinný prispievať do rozpočtuDaň z príjmu fyzických osôb účtovaná zo súm presahujúcich špecifikované hodnoty.

5. Mzda zamestnanca sa vypočítava za čas jeho pobytu mimo hlavného miesta výkonu práce. Ide o priemerný denný zárobok vynásobený počtom dní pracovnej cesty. Ak čas strávený na pracovnej ceste pripadne čiastočne na víkendy alebo sviatky, mzda za tento deň sa vypočítava dvojnásobne.

6. Po návrate z cesty zamestnanec vyplní zálohový výkaz o vynaložených výdavkoch na tlačive č. AO-1 a priloží sprievodné doklady: cestovné lístky, poukaz na ubytovanie v hoteli, cestovný lístok, šeky na úhradu PHM, príp..

7. Zhrnutie: splnil sa účel cesty? Zamestnanec vypracuje písomnú správu alebo predloží dokumenty potvrdzujúce splnenie úlohy.

Čo ak sa stanovený účel cesty nedosiahne?

Dajú sa v tomto prípade cestovné výdavky zohľadniť pri znížení základu dane? Tento problém stále spôsobuje spory medzi účtovníkmi a zástupcami Federálnej daňovej služby. Ten tvrdí, že náklady na neúspešnú cestu nie sú akceptované pre daňové účtovníctvo.

Účtovníci a majitelia firiem zasa predkladajú nároky na uznanie, že pracovná cesta zamestnanca je výrobného charakteru bez ohľadu na jej výsledok. Často sa im podarí obhájiť svoj názor na súde.

Najmä veľmi častý príklad účelu služobnej cesty - "Podpísať zmluvu so zákazníkom." existujepravdepodobnosť, že sa transakcia neuskutoční. Daňové úrady v tomto prípade považujú za nerozumné priraďovať náklady na pracovnú cestu do nákladov na zníženie zisku. Šéfovia podnikov však opakovane dokázali, že počas rokovaní sa vytvorili silné obchodné väzby s potenciálnymi zákazníkmi, ktoré môžu v budúcnosti viesť k uzavretiu zmluvy. Súd uznal právo daňovníka uznať cestovné výdavky pre daňové účtovníctvo.

„Univerzálne“znenie pre pracovné úlohy

V súčasnosti skúsení audítori odporúčajú: ak existujú pochybnosti o splnení účelu cesty, je lepšie to uviesť v objednávke všeobecne. Pri stanovovaní cieľov je povolené používať voľné formulácie. Tu sú príklady účelov pracovných ciest, ktoré nezaväzujú zamestnanca dokladovať splnenie úlohy:

Ivanov I. A mieri do mesta N-sk na:

• riešenie produkčných problémov,
• rokovania o možnej spolupráci,
• nadväzovanie obchodných kontaktov,
• prieskum trhu pre možnosti nákupu tovaru.“

Vyslaný pracovník nedokončil úlohu uvedenú v objednávke

Ak bol stanovený konkrétny cieľ a ten sa nedosiahol, je povolené požadovať od zamestnanca vysvetľujúcu poznámku s informáciami o:

• prečo servisná úloha zlyhala,
• aký je výsledok cesty,
• než je „cesta“pre spoločnosť ekonomicky výhodná.

Ak existuje list od daňového úradníkaúrady spravidla uznávajú ako legitímne akceptovať cestovné výdavky pre daňové účtovníctvo.

Aké podmienky musia byť splnené pri priraďovaní pridelenia služby?

Žiaľ, normatívne dokumenty neuvádzajú správne príklady účelov pracovných ciest ako vzor. Úlohy, ktoré musí zamestnanec počas cesty riešiť, určuje zamestnávateľ samostatne. Pri zostavovaní objednávky je však dôležité vziať do úvahy niektoré body:

1. Aby boli cestovné náklady akceptované pre daňové účtovníctvo, musí byť zrejmá potreba výroby presunúť zamestnanca do iného mesta alebo krajiny. Napríklad náklady na cestu na firemné podujatie alebo slávnostné odovzdávanie cien nemožno zahrnúť do nákladov, aby sa znížil zisk.
2. Ciele a ciele pracovnej cesty musia zodpovedať pracovným povinnostiam zamestnanca.
3. Dátum a trasa „cesty“nemôže byť v rozpore s jej dôvodom. Napríklad, ak bol zamestnanec vyslaný na pracovnú cestu, aby sa zúčastnil na výstave, musí odísť opačným smerom do 24 hodín po skončení akcie.

Cestovanie vedúcich zamestnancov

Prvé osoby spoločností a ich zástupcovia cestujú do iných miest a krajín spravidla za:

• uskutočňovanie kľúčových rokovaní s partnermi,
• účasť na oficiálnych podujatiach,
• nadväzovanie kontaktov s potenciálnymi zákazníkmi.

Služobná cesta manažéra je najčastejšie vystavená nie objednávkou vo formuláriT9, ale s objednávkou obsahujúcou frázu: „Odchádzam do _ za účelom …“. V objednávke, rovnako ako v objednávke, je potrebné uviesť celé meno. a postavenie zamestnanca, cieľ, účel a ciele pracovnej cesty.

Tu sú príklady pracovných úloh, ktoré môže prvá osoba spoločnosti prideliť sebe alebo svojim zástupcom:

• rokovanie so spoločnosťou Komplekt LLC;
• predvedenie vzoriek produktov Standard LLC;
• účasť na výstave "Elektrické materiály Ruska", Moskva 27. septembra 2016;
• usporiadanie prezentácie pre účastníkov stretnutia Cosmotechnics 20. júla 2016;
• účasť na seminári „Ako prežiť finančnú krízu“dňa 21. augusta 2016, ktorý organizovalo školiace stredisko LLC „Consultation“v Moskve;
• prednáška pre študentov a postgraduálnych študentov Moskovskej štátnej univerzity na tému „Štátna podpora domácich výrobcov“;
• výmena skúseností s účastníkmi konferencie „Podnikanie je ľahké a zábavné“, ktorá sa konala od 10. do 15. októbra 2016;
• profesionálny rozvoj;
• zažite nové technológie.

Služobná cesta riaditeľa a jeho zástupcov môže súvisieť aj s preverením kvality práce pobočiek spoločnosti. Tu je niekoľko príkladov:

• zhrnutie výsledkov finančnej a ekonomickej činnosti dcérskej spoločnosti Our Firm LLC za 1. polrok 2016;
• účasť na audite finančných a obchodných operácií pobočky OOO "Enterprise" v N-sk;
• analýzakvalita práce a certifikácia personálu doplnkového pracoviska č. 0233 v A-sk od 2. 9. do 10. 9. 2016

V prípade potreby možno účel cesty rozdeliť na niekoľko užších úloh. Zvyčajne nie sú uvedené v objednávke, ale sú uvedené v interných dokumentoch spoločnosti.

Za cieľ „rokovania s Perspektiva LLC o možnej spolupráci“teda možno nastaviť napríklad tieto úlohy:

Zoznámenie a osobné stretnutie s generálnym riaditeľom Perspektiva sro: ukážka propagačných materiálov, vzorky produktov, prerokovanie dodacích podmienok

Plánovaný výsledok:

• na nadviazanie kontaktu s vedúcim Perspektiva LLC,
• aby sme mu poskytli informácie o konkurenčných výhodách produktov našej spoločnosti a výhodách spolupráce,
• vyjednať zmluvu na dodávku prvej dávky tovaru.

2. Účasť na stretnutí s oddelením obstarávania LLC "Enterprise", diskusia o podmienkach zmluvy.

Plánovaný výsledok:

• Získajte právo na dodanie tovaru za podmienok 100% platby vopred, za predpokladu poskytnutia Perspektiva LLC s veľkoobchodnou zľavou maximálne 20% z ceny uvedenej v cenníku (možnosť 1);
• Dohodnite si dodávku tovaru v množstve jedna tona surovín mesačne bez zľavy s platbou na splátky maximálne na 3 týždne (možnosť 2).

Po návrate z cesty riaditeľ zosumarizuje, či sa splnil účel cesty.

Služobné cesty obchodných manažérov

Ako si rezervovať služobnú cestupracovník zodpovedný za zákaznícky servis a predaj? Manažéri predaja majú zvyčajne stanovené jasné ciele, vyjadrené v kvantitatívnom vyjadrení. To, ako dobre a efektívne zamestnanec splní podnikateľský plán, závisí od jeho zárobkov a kariérnych vyhliadok.

Ak sa zamestnancovi zodpovednému za prácu s klientmi nepodarí splniť hlavnú úlohu pracovnej cesty (uskutočniť predaj), zamestnávateľ chce aj tak získať čo najviac informácií o potenciálnom zákazníkovi, perspektívach spolupráce s ním, ako aj dôvody, prečo sa podarilo uzavrieť obchod.

Pre šéfa spoločnosti zameranej na rozširovanie klientskej základne je navyše dôležité, aby pochopil, s ktorou z konkurenčných firiem potenciálny zákazník spolupracuje a za akých podmienok sa zmluvy uzatvárajú.

Preto, keď ide obchodný manažér na služobnú cestu, dostane viacúrovňový cieľ, ktorý zahŕňa úlohy súvisiace nielen s rokovaniami so zákazníkom, ale aj so zberom informácií o trhu.

Hlavná úloha môže znieť takto:

• rokovanie a nadviazanie prvého kontaktu s Future Client LLC;
• uzatvorenie zmluvy na dodávku materiálu pre spoločnosť JSC "Zákazník";
• rozširovanie zákazníckej základne, skúmanie trhových príležitostí v N-ska;
• účasť na výstave "Stavebné materiály dnes" 01.08.2016;
• výmena skúseností s obchodnými manažérmi západnej pobočky spoločnosti; účasť v korporáciiKonferencia ziskových ponúk;
• Školenie nových zamestnancov obchodného oddelenia pobočky West;
• organizácia a uskutočnenie seminára "Úspešná práca".

„Uzavretie zmluvy o dodávke tovaru“je najobľúbenejším účelom pracovných ciest zamestnancov zodpovedných za prácu so zákazníkmi. Dá sa odhaliť v problémoch:

• stretnutie so zástupcom oddelenia obstarávania spoločnosti Future Customer LLC, identifikácia a analýza potrieb;
• Návšteva konkurenčných podnikov LLC „Rival 1“a JSC „Rival 2“ako „mystery shopper“: získanie cenníkov, zbieranie informácií o podmienkach spolupráce so zákazníkmi, zostavenie správy pre marketingové oddelenie, identifikácia silné stránky LLC „Rival 1“a JSC „Rival 2“;
• rokovania s vedúcim oddelenia nákupu spoločnosti Future Client LLC, predvádzanie vzoriek produktov, dohoda o podmienkach zmluvy;
• stretnutie s generálnym riaditeľom spoločnosti Future Client LLC, podpísanie zmluvy.

Po návrate z cesty musí manažér predaja predložiť správu o vykonaní každej úlohy a získaných výsledkoch. Je doplnená o zápisnice z rokovaní, analýzu potrieb potenciálneho klienta, podklady pre marketingový prieskum, kópie obchodných ponúk, podpísanú zmluvu (ak existuje).

Podobne môže byť účel pracovnej cesty formulovaný pre vedúceho klientskeho oddelenia alebo riaditeľa obchodného oddelenia.

Nasledovné úlohy môžu byť pridelené riadiacemu tímu:

• vykonanie internéhoaudit predajných transakcií,
• kontrola nad prácou pobočky spoločnosti,
• účasť na stretnutí výboru na zlepšenie zákazníckej skúsenosti,
• poskytovanie správy o predaji členom predstavenstva na výročnom stretnutí.

Cestovanie za nákupom potrieb

Riaditelia podnikov, ako aj zamestnanci nákupných oddelení často chodia na služobné cesty za účelom nákupu tovaru pre potreby podniku.

V tomto prípade môže byť v objednávke uvedený ľubovoľný príklad účelu služobnej cesty z nasledovného:

• rokovanie s možným dodávateľom 1 LLC a možným dodávateľom 2 LLC, diskusia o podmienkach spolupráce;
• nadviazanie obchodných kontaktov so spoločnosťou Zavod LLC, štúdium výrobného procesu a vzoriek produktov;
• uzatvorenie zmlúv na nákup surovín a komponentov s LLC „Material“a JSC „Details“;
• rokovanie o podmienkach zmluvy s dodávateľom Producer LLC.

Cestovanie výrobných pracovníkov

Často „cestovný“účet pre inžinierov na inštaláciu a inštaláciu zariadení, staviteľov, robotníkov. Pre týchto špecialistov je relevantný akýkoľvek príklad úlohy služobnej cesty z nasledujúceho:

• inštalácia a počiatočné testovanie výrobného zariadenia "Line-1" v dielňach JSC "Zákazník",
• inštalácia, nastavenie a uvedenie do prevádzky zariadenia "Conveyor-100",
• záručný servis stroja "A-2",
• údržbové prácevýrobná linka JSC "Zákazník",
• neplánované opravy, oprava porúch stroja,
• údržba zariadenia.

Vodiči na služobnej ceste

„Pracovníci kormidla“musia často cestovať do iných miest, aby prepravili tovar, dokumenty a doručili špecialistov na svoje pracoviská.

Služobná cesta zamestnanca tejto kategórie je zvyčajne spojená s nasledujúcimi úlohami:

• doručenie obchodného riaditeľa Standard LLC na miesto rokovania s Client LLC,
• príjem materiálu na sklad dodávateľa, dodanie nákladu na územie našej firmy LLC,
• oprava auta, nákup náhradných dielov,
• technická diagnostika auta v certifikovanom autoservise.

Záver

Teraz už viete, ktorým bodom je dôležité venovať pozornosť pri organizovaní pracovnej cesty zamestnanca. V tomto článku si môžete vybrať príklad účelu služobných ciest, ktorý vyhovuje vášmu osobnému prípadu.