Vzorová regulácia interakcie medzi oddeleniami, príklady

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Každý podnik má miestne dokumenty upravujúce jeho aktivity. Jednou z najvýznamnejších je regulácia interakcie medzi oddeleniami (vzor dokumentu bude popísaný nižšie). Pre vedúceho organizácie je to efektívny nástroj riadenia. Pozrime sa podrobne na vzorovú reguláciu interakcie medzi oddeleniami.

Požiadavky

Aké by malo byť nariadenie? V procese činnosti je nevyhnutná interakcia medzi oddeleniami účtovníctva a ekonomickej služby, personalistami a zúčtovacou a plánovacou jednotkou, inými štrukturálnymi jednotkami podniku. Kontakt zamestnancov by mal zároveň zabezpečiť realizáciu stanovených úloh v čo najkratšom čase. Umelci by mali mať k dispozícii predovšetkým ukážku regulácie interakcie medzi oddeleniami. Ak osoba zodpovedná za jeho vývoj napíše všetky ustanovenia, ale podriadení ničomu nerozumejú, dokument nebude mať žiadny význam. V tomto ohľade tvorí vzorový predpisinterakcie medzi oddeleniami by sa mali brať do úvahy tri kľúčové princípy:

1. Dokument je zostavený na základe modelu obchodných procesov. Kvalita predpisov bude priamo závisieť od dôkladnosti schémy.
2. Štruktúra dokumentu je určená procesným modelom. Všetky body schémy musia byť uvedené v predpisoch.
3. Prezentácia informácií prebieha v oficiálnom, suchom jazyku. V texte dokumentu sa odporúča používať krátke jednoduché vety. Ustanovenia by mali byť formulované jednoznačne. Všetky skratky a výrazy musia byť napísané.

Goals

Vzorová regulácia interakcie medzi oddeleniami poskytuje:

1. Nastolenie a udržiavanie poriadku pri príprave dokumentácie, efektívny kontakt medzi konštrukčnými celkami.
2. Prevencia konfliktných situácií v tíme. Ak sú vopred určené schémy interakcie pre prácu, podiel účasti jedného alebo druhého zamestnanca na procesoch nevzniknú.
3. Rýchly vstup do tímu nováčikov. Nariadenie pomáha pochopiť štruktúru interakcií, naznačuje, ktoré dokumenty bude zamestnanec používať, ktoré služby bude kontaktovať.
4. Kontrola disciplíny.
5. Rýchlejší prenos prípadov na iného zamestnanca (pri odchode alebo odchode na dovolenku).
6. Prevencia straty finančných, ľudských a časových zdrojov.

Štruktúra

Aká je regulácia interakcie medzioddelenia možno považovať za správne vypracované? Dokument zvyčajne obsahuje nasledujúce časti:

1. Všeobecné ustanovenia.
2. Definície, pojmy a skratky.
3. Popis procesov.
4. Zodpovednosť.
5. Ovládanie.

Ako zdroje definícií môžu slúžiť legislatívne akty, GOST a iné dokumenty. K týmto patria najmä nariadenia ministerstiev, rezortov, vládne nariadenia. Zároveň by sa do predpisov pre interakciu medzi oddeleniami mali zahrnúť odkazy na regulačné dokumenty, ktorých ustanovenia boli použité. Vzorka pre zdravotnícke zariadenia obsahuje najmä údaje o nariadeniach Ministerstva zdravotníctva a sociálneho rozvoja, Ministerstva zdravotníctva kraja.

Aplikácia

Obvykle obsahuje grafický model obchodného procesu. Je znázornený ako diagram pozostávajúci z niekoľkých blokov. Grafický obrázok je možné vytvoriť pomocou počítačových softvérových produktov. Schémy odrážajú špecifický postup vykonávania určitých úloh. Vizualizácia je pohodlnejšia ako text. Diagram jasne ukazuje začiatok procesu a každú fázu, vzťah medzi nimi a konečný výsledok. Tento model často používajú tvorcovia predpisov pre interakciu medzi oddeleniami spoločnosti podľa 223-FZ. Schéma zdôrazňuje také kľúčové parametre, ako sú výstupy a vstupy, účastníci a klienti. Ak sa začiatočník zoznámi s takýmto modelom, okamžite pochopí špecifiká procesu a bude pripravený realizovať konkrétnu úlohu.

Pokyny

V prvej fáze je potrebné určiť predmet dokumentu a zodpovedné osoby, t.j.vypracúva a aké predpisy. Najmä interakcia medzi účtovnými oddeleniami prebieha podľa jasnej schémy, zakotvenej v legislatíve. V tejto štruktúrnej jednotke je vždy najdôležitejšia osoba zodpovedná za dodržiavanie požiadaviek na podávanie správ. Môže sa stať osobou zodpovednou za vypracovanie predpisov pre interakciu medzi oddeleniami. Vzorový dokument by mali prediskutovať všetci zamestnanci. Na tento účel sa organizuje valné zhromaždenie. Ak dokument upravuje proces, v ktorom sa stretávajú záujmy viac ako dvoch oddelení, potom je dôležité zapojiť do diskusie kľúčových zamestnancov. Osoba zodpovedná za vývoj by mala kolegom vysvetliť dôležitosť implementácie pravidiel.

Popis procesov

Jeho objem bude závisieť od zložitosti interakcie. Ak je proces jednoduchý a zamestnanec zodpovedný zaň dobre rozumie všetkým fázam implementácie, môže sám zostaviť schému práce s inými štrukturálnymi jednotkami. Potom by mal dokument prediskutovať s ostatnými účastníkmi. Ak je obchodný proces zložitý, potom každý zamestnanec vyvíja svoju vlastnú časť modelu. Potom sú všetky projekty zostavené a prediskutované. V rámci oboznámenia sa so základným dokumentom môžu všetci zainteresovaní zamestnanci navrhnúť určité opravy a doplnenia. Potom sa pravidlá interakcie medzi oddeleniami spoločnosti prenesú na vedúceho.

Statement

Dá sa to urobiť priamo. V tomto prípade hlava sama podpisuje pravidlá interakcie medzi nimioddelenia spoločnosti. Vzorový dokument môže byť schválený aj nepriamo. V tomto prípade vedúci vydá rozkaz. Registračné údaje administratívneho úkonu sa zapisujú do schvaľovacej pečiatky.

Špecifiká práce zodpovednej osoby

V niektorých organizáciách je pozícia manažéra kvality poskytovaná v štáte. V praxi sa vyvinuli určité stupne prípravy dokumentov. Musí ich dodržiavať manažér, ktorý zostavuje pravidlá interakcie medzi oddeleniami. Príklad základných krokov:

1. Definujte procesy.
2. Vytváranie grafu.
3. Podrobný popis.
4. Skladanie textu.

Zodpovedný špecialista študuje rozvrh zamestnancov v rôznych oddeleniach. Je to potrebné na zostavenie popisu štandardných situácií zahrnutých v predpisoch pre interakciu medzi oddeleniami. Príklad: „Čerpacia stanica sa kontroluje pomocou technických prostriedkov, ako sú… Po ukončení kontroly sa vygeneruje správa.“

Definovanie konečného cieľa

Osoba zodpovedná za vypracovanie predpisov musí mať predstavu o všetkých procesoch, poznať povinnosti zamestnancov, mať primeranú kvalifikáciu a úroveň profesionality. Účel dokumentu by mal byť zamestnancom jasný. V opačnom prípade bude implementácia nariadení predstavovať ďalšiu záťaž pre zamestnancov.

Optimalizácia a dizajn

Komplexná štúdia procesov prebiehajúcich v podniku vám umožňuje identifikovaťslabé miesta. Analýza situácií, výsledkov, operácií umožňuje optimalizovať činnosti. To nám zase umožňuje vytvoriť niekoľko scenárov ďalšieho vývoja. Podnik teda môže nechať všetko tak, ako je, vytvoriť nový model práce alebo opraviť ten starý.

Nuance

Je dôležité, aby každý zamestnanec jasne chápal, čo musí robiť a ako dosiahnuté výsledky ovplyvnia jeho zárobky. Preto je potrebné nariadenie pred jeho schválením prerokovať. Kľúčovú úlohu pri príprave dokumentu má, samozrejme, vedúci pracovnej skupiny (projektu). Úlohou tohto špecialistu je klásť kritické otázky. Musí byť schopný predložiť jasný model procesu. Každý účastník vidí obrázok na vlastné oči. Musí existovať spoločné porozumenie. Každý účastník musí vysvetliť zodpovednosť pri vytváraní pravidiel. Vo väčšine prípadov sú tímy voči implementácii takéhoto dokumentu skeptické. V závislosti od zložitosti procesu trvá zavedenie nariadení 4 – 12 mesiacov.

Úvodné funkcie

Ak chcete zaviesť nové nariadenie, musíte:

1. Uznať predchádzajúce dokumenty ako neplatné.
2. Zaveďte nové miestne zákony na aktiváciu nariadenia.
3. Vypracujte dokumenty potrebné na uplatnenie schválených pravidiel.
4. Upravte alebo implementujte nové moduly automatizovaných informačných báz.
5. Vytvárajte formy neštandardizovaných dokumentov.
6. Zmeňte alebo doplňte personálne obsadenieplán.
7. Nájdite kandidátov na nové pozície, vymenujte alebo preložte pracovníkov.
8. Naučte účinkujúcich nové pravidlá.
9. Oslovujte zamestnancov.
10. Vykonajte skúšobnú implementáciu nariadenia.
11. Opravte text na základe výsledkov experimentu.
12. Uveďte do praxe konečnú verziu dokumentu.
13. Definujte postupy kontroly kvality nariadenia.

Po stanovení opatrení na implementáciu dokumentu vedúci vydá príkaz. Je potrebné poznamenať, že vzhľadom na trvanie podujatí sa dátum schválenia a priameho nadobudnutia účinnosti nariadenia bude líšiť. Pozrime sa ďalej na hlavné chyby, ktorých sa zamestnanci dopúšťajú pri zostavovaní dokumentu.

Nesúlad s praxou

Tvorbou predpisov je dôležité poveriť zamestnanca, ktorý priamo súvisí s pracovnými činnosťami v podniku. Predpokladajme, že organizácia sa stala veľmi veľkou. Vedenie si môže dovoliť vytvoriť špeciálnu službu, ktorej úlohy budú zahŕňať riešenie rozvojových problémov. V súlade s tým si oddelenie stanoví úlohu popísať všetky procesy podniku. Ale účel tohto podujatia je pre nich nepodstatný. Ak predpisy vytvárajú ľudia, ktorí nie sú zapojení do skutočných činností, potom zamestnanec, ktorý to riadi, schému nevykoná. Preto nemá zmysel pracovať s dokumentom.

Nedostatok flexibility

Veľa zodpovedných ľudí sa snaží o maximumdetail. Tento stav je spôsobený neznalosťou rozdielov medzi prípravou predpisov a popisom reálnych výrobných procesov. Ak je úlohou automatizovať operácie, ich detailovanie má pomôcť zamestnancom. Potreba regulácie vzniká vtedy, keď je do výroby zapojených veľa ľudí. Ich činy sú často duplicitné, ale každý človek interpretuje túto alebo tú operáciu vlastným spôsobom. Cieľom nariadenia je riešiť spory. Malo by sa pamätať na to, že zamestnanci organizácie musia mať určitú slobodu konania, ktorá im umožňuje urobiť jedno alebo druhé rozhodnutie v závislosti od situácie. Zákazníkovi možno napríklad odpovedať okamžite namiesto po určitom čase.

Veľký objem a zložitosť textu

Za optimálne sa považujú predpisy pozostávajúce z 5 až 7 strán. Jeho obsah by mal byť zároveň priestranný, ale stručný. Neodporúča sa používať zložité, viacčlenné vety. Text musí byť zrozumiteľný. Okrem toho by ste mali venovať pozornosť podmienkam. Nemali by ste nahrádzať pojmy synonymami, používať skratky bez dekódovania.

Interakcia medzi informačnou bezpečnosťou a IT oddeleniami

V súčasnosti je v mnohých podnikoch veľmi zložitý kontakt s týmito službami. Ťažkosti sú spojené s vnútornými konfliktmi oddelení IT a informačnej bezpečnosti. Existuje niekoľko možností, ako zabezpečiť ich efektívnu spoluprácu. Prvým a najjednoduchším je prítomnosť zamestnancov (jeden alebo viacerí), ktorí sa špecializujú na informačnú bezpečnosť v rámci služby informačných technológií. Pravidlá interakcie medzi IT oddeleniami aZS v tomto prípade odráža typické prístupy k spolupráci. Organizácia práce sa uskutočňuje na základe prevládajúceho stereotypu, že informačná bezpečnosť je súčasťou poskytovania informačných technológií. Ak medzi týmito službami v podniku nie sú žiadne konflikty, manažér môže uvažovať o usporiadaní služby informačnej bezpečnosti ako samostatnej štruktúry oddelenia IT. Na zabezpečenie takýchto aktivít bude preto potrebné vyčleniť viac zdrojov, vrátane finančných.

Typická vzorka

Všeobecné ustanovenia špecifikujú:

1. Účel dokumentu. Spravidla existuje taká fráza: "Súčasné nariadenie určuje postup …".
2. Rozsah. Nariadenie sa môže vzťahovať na pracovníkov alebo zariadenia.
3. Regulačné dokumenty, v súlade s ktorými bol zákon vypracovaný.
4. Pravidlá schvaľovania, úpravy, rušenia predpisov.

V časti "Termíny, skratky, definície" sú uvedené pojmy použité v dokumente. Všetky skratky musia byť napísané. Termíny by mali byť uvedené v abecednom poradí. Každý koncept je označený na novom riadku v jednotkách. h) Definícia pojmu je uvedená bez slova „toto“, cez pomlčku. V časti "Popis procesu" je uvedený podrobný popis. Odporúča sa zaviesť pododstavce. Každý z nich bude zodpovedať konkrétnej fáze. V tej istej časti sú uvedení zamestnanci zapojení do vykonávania určitých operácií. Popísané sú nielen akcie, ale aj ich výsledok.

Zodpovednosť a kontrola

Nariadenia by mali obsahovať údaj o možnosti uplatnenia sankcií voči osobám, ktoré ustanovenia nedodržiavajú. Zodpovednosť je povolená zákonom. Môže byť trestný, správny alebo disciplinárny. Je povinné uviesť celé meno a funkciu zamestnanca, ktorý monitoruje implementáciu nariadení.