Horizontálne prepojenia: koncepcia, štruktúra riadenia, typy prepojení a interakcie

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Jedným z moderných trendov v manažmente je organizácia manažmentu podľa typu horizontálnych väzieb. Takáto štruktúra sa vyznačuje znížením počtu rozhodnutí, ktoré sa prijímajú na najvyššej úrovni, poskytnutím širších právomocí nižším zamestnancom. V dôsledku toho sa zvyšuje čas odozvy na nové problémy a situácie. Takýto systém má však aj nevýhody. Určitým problémom je výber iniciatívneho personálu schopného samostatne nastavovať a riešiť problémy.

Všeobecný koncept

V každej organizácii by sa mala vykonávať koordinácia činností zamestnancov a oddelení. Interakcia medzi nimi a manažmentom definuje súbor stabilných väzieb, ktoré poskytujú dobre koordinovaný mechanizmus, koordináciu rolí a funkcií. Súbor odkazov, ktoré sú na rovnakej úrovni hierarchie, tvorí fázu správy.

Hlavné typy spojení sú nasledovné:

• Vodorovné ovládacie prepojenia. Táto predstavacharakterizuje vzťah medzi rovnakou úrovňou riadiacich jednotiek alebo členov podniku.
• Vertikálne pripojenia. Spájajú rôzne hierarchické úrovne a tvoria rozdelenie právomocí. Ich hlavným účelom je prenos administratívnych (zhora nadol) a podávania správ (zdola nahor). Tento typ vzťahu je typický pre veľké organizácie. Príkladom idealizovanej verzie je systém štátnej správy počas sovietskej éry, vybudovaný na báze federalizmu a unitarizmu.

Horizontálne a vertikálne prepojenia sa navzájom ovplyvňujú v jedinom podnikovom prostredí. Prvé prispievajú k posilneniu tých druhých a pomáhajú organizácii ako celku stať sa odolnejšou voči vonkajším a vnútorným zmenám. Úlohou vertikálnych prepojení je systematizácia rôznych foriem horizontálnych, prenos administratívnych a reportovacích informácií a zabezpečenie stability.

Funkčné a lineárne prepojenia

Vertikálne a horizontálne prepojenia v organizácii môžu byť lineárne a funkčné. Prvý typ sa vyznačuje tým, že vedúci oddelenia alebo organizácie vykonáva priamu kontrolu nad podriadenými (vertikálna hierarchia). Výhody lineárnej schémy riadenia sú nasledovné:

• prehľadnosť a jednoduchosť nastavovania úloh a sledovania ich implementácie;
• rýchle rozhodovanie;
• koherentnosť práce interpretov.

Nevýhody zahŕňajú:

• manažérske apreťaženie manažérskymi informáciami;
• potreba pre vysokokvalifikovaného vodcu;
• nedostatok manažérskej flexibility pri meniacich sa vonkajších podmienkach.

Pri konštrukcii funkčných vertikálnych a horizontálnych prepojení v organizácii sa manažérske rozhodnutia prijímajú na úrovni poradenstva. Najjednoduchšia schéma odrážajúca tento typ riadenia je dvojúrovňové rozdelenie. Dá sa použiť len na malé podniky. Každá štrukturálna jednotka (marketingové oddelenie, inžinierska služba, výroba, financie a účtovníctvo, personálny manažment) má svoj špecifický rozsah úloh a funkcií a jej špecialisti sú zodpovední za úzku časť práce.

Lineárne funkčné ovládanie

Existuje aj kombinovaná lineárno-funkčná schéma riadenia, ktorá kombinuje vlastnosti lineárnych a funkčných vzťahov. Informácie a rozhodnutia z oddelení sú komunikované tak prostredníctvom líniových manažérov, ako aj na úrovni jednotlivých výkonných pracovníkov a služieb. Jeho prednosti sú:

• podpora profesionálneho rastu v rámci riadiacej štruktúry;
• vysoká úroveň kompetencií funkčných manažérov vďaka ich špecializácii;
• zlepšenie konzistencie práce v personálnom manažmente, zdrojoch, kvalite, výrobe a iných oblastiach;
• zníženie počtu opakujúcich sa funkcií pre výkonných pracovníkov z rôznych oddelení.

K nevýhodám takéhotodiagramy odkazujú na:

• nedostatok kvalitných horizontálnych prepojení medzi organizačnými štruktúrami;
• riziko rozdielov v záujmoch a cieľoch medzi jednotkami;
• treba predstaviť ďalších manažérov na strednej úrovni;
• Nízka flexibilita interakcie medzi zamestnancami administratívneho aparátu v dôsledku prítomnosti formálnych postupov a pravidiel;
• nízky záujem o inovácie.

Používanie takejto schémy je racionálne v rámci malých a stredných organizácií.

Schéma riadenia divízií

Vo veľkých spoločnostiach sa čoraz viac využíva divízny prístup – štruktúra riadenia produktov, v ktorej každá z divízií vyrába tovar alebo služby orientované na rôzne trhy. V rámci každej divízie existujú funkčné služby a systém horizontálnych prepojení.

Divízne štruktúry sú riadené pomocou ďalších stredných úrovní. Rast vertikálnej hierarchie na jednej strane pomáha vedeniu spoločnosti sústrediť sa na strategické aktivity a na druhej strane pomáha postaviť sa proti spoločným cieľom cieľov jednotlivých divízií. Ak sú materiálne, finančné a pracovné zdroje medzi nimi rozdelené centrálne, môže dôjsť ku konfliktu záujmov.

Kľúčové funkcie

Horizontálne väzby majú charakter zosúladenia, ktoré podporujeproduktívnej interakcie podnikových štruktúr na riešenie problémov, ktoré medzi nimi vznikajú. Pomáhajú rozvíjať sebadôveru a iniciatívu medzi zamestnancami. Nie všetci ľudia sú však pripravení prejaviť tieto kvality, takže pri výbere personálu na implementáciu takejto schémy riadenia existuje určitý problém.

Horizontálne väzby v organizácii odrážajú úroveň špecializácie zamestnancov a sú zamerané na diferenciáciu funkcií. Čím viac druhov práce si vyžaduje špeciálne znalosti a zručnosti, tým zložitejší je systém spojení.

Pri popise takejto štruktúry riadenia sa používajú aj tieto pojmy:

• Rozsah kontroly – počet podriadených, ktorí sa musia hlásiť tomu istému manažérovi.
• Funkcionalizácia je interakcia medzi vrcholovými, strednými a spodnými manažérmi.
• Geografická deľba práce. Ak má organizácia regionálne divízie, potom to značne komplikuje štruktúru vertikálnych a horizontálnych vzťahov. Zložitá je aj koordinácia akcií a ich kontrola.

Horizontálne spojenia slúžia ako druh motivačného zdroja. Nie je možné zabezpečiť vertikálny kariérny rast pre všetkých zamestnancov organizácie. Úlohou horizontálnych prepojení v modernom systéme riadenia je povzbudiť zamestnanca, aby vykonával viac povinností v rámci jednotky a robil to na najvyššej úrovni. Vďaka tomu sa môže posunúť v kariérnom rebríčku na ďalší krok v hierarchii.

Rozdiel medzi horizontálnymi prepojeniami je v tom, že súnie je možné presne formalizovať, to znamená opísať pravidlá vzťahov, rozdelenie funkcií a rolí, pretože vznikajú medzi oddeleniami a zamestnancami, ktorí nie sú priamo podriadení. Vo väčšine prípadov sa tieto spojenia vytvárajú prostredníctvom neformálnych procesov, ktoré zlepšujú celkovú, formálnu štruktúru.

Základné tvary

Najbežnejšie formy horizontálnych prepojení v štruktúre riadenia organizácie sú:

• priame kontakty medzi vedúcimi oddelení;
• horizontálny prechod zamestnancov;
• tvorba dočasných skupín na vyriešenie konkrétneho problému alebo implementáciu projektu;
• vytvorenie stálych skupín na riešenie opakujúcich sa problémov;
• tvorba dodatočných štruktúr pre integráciu a riadenie horizontálnych procesov;
• Zavedenie duálneho systému zodpovednosti do funkčnej riadiacej štruktúry. Projektový manažér spolupracuje so špecialistami, ktorí mu nie sú priamo podriadení. Zodpovednosť sa vzťahuje na kritické body, ktoré musia byť splnené podľa konkrétneho programu.

Priamy kontakt na vedúcich pracovníkov

Príkladom priameho kontaktu medzi lídrami môže byť nasledujúca situácia. Oddelenie obstarávania preplnilo plán. Iná dielňa, mechanická montážna dielňa, si v súčasnosti kvôli veľkému zaťaženiu nedokáže poradiť s takým objemom prírezov. Prostredníctvom priameho kontaktuvedúci týchto dvoch štruktúr riešia tento problém medzi sebou bez zapojenia riaditeľa podniku (vytvorenie nevybavených skladov v obstarávacej dielni alebo v medzisklade).

Táto forma horizontálnych prepojení v štruktúre riadenia organizácie je najjednoduchšia a najmenej nákladná. S týmto prístupom sa vrcholový manažment môže sústrediť na riešenie zložitejších, strategických problémov. Môžu však nastať prípady, keď rozhodnutie dvoch lídrov nemusí byť vo všeobecnom záujme spoločnosti. Napríklad vo vyššie diskutovanej situácii ide o porušenie rytmu výroby. Preto je dôležité vytvoriť jasné komunikačné spojenie.

Prechod zamestnanca

Horizontálne prechody zamestnancov medzi oddeleniami sú „exotickejšou“formou ako tá, o ktorej sme hovorili vyššie. Táto schéma sa zvyčajne implementuje ako súčasť profesionálneho rozvoja zamestnancov.

Takéto prechody prispievajú nielen k hromadeniu odborných skúseností a získavaniu nových vedomostí a zručností, ale aj k rozvoju neformálnej komunikácie medzi zamestnancami, čo pomáha upevňovať horizontálne väzby v organizácii. Problémy, ktoré sa vyskytli, sa častejšie riešia ústnym kontaktom, a nie písomnou formou komunikácie (poznámky a iné druhy úradných listov). Odporúča sa vykonávať takéto prechody častejšie, pretože informácie, ktoré zamestnanci dostanú, sú časom zastarané.

Cieľové skupiny

Cieľové skupiny sa vytvárajú v prípadoch, keď sa vyžaduje poskytovaniehorizontálne väzby v organizačnej štruktúre medzi veľkým počtom jednotiek. V tomto prípade sa priame kontakty prakticky neuplatňujú. Takéto problémy si zvyčajne vyžadujú riešenie na vyššej úrovni a integráciu úsilia špecialistov z rôznych oddelení a dokonca aj divízií.

Forma participácie v cieľovej skupine môže byť rôzna: zamestnanie počas celého pracovného dňa, jeho časť alebo len formou poradenskej pomoci. Po vyriešení úlohy a rozpustení skupiny sa jej členovia vracajú k doterajším pracovným povinnostiam. Na koordináciu ich práce sa pripravujú predpisy a pracovný plán.

Stále tímy

Ak sa predchádzajúce formy interakcie ukážu ako neúčinné, vytvoria sa stále skupiny, ktorých účelom je riešiť často vznikajúce problémy. Možno o nich diskutovať v rôznych intervaloch – každý deň alebo raz za týždeň.

Tímy môžu byť organizované na rôznych manažérskych úrovniach. Jeho členmi môžu byť poprední odborníci aj vedúci oddelení. Čím väčšia je heterogenita úloh, tým väčšiu autoritu má tím a tým viac riadiacich úrovní je do toho zapojených. Štruktúra stálej skupiny môže mať formalizovaný popis v projekte.

Podmienky efektívnosti skupín a vzťahov

V riadení organizácií sa rozlišujú tieto podmienky efektívnosti dočasných a stálych skupín:

• Motivácia zamestnancov. Riešenie problémov pridelených skupinezamestnanci vnímajú ako dodatočnú záťaž. Preto je potrebné buď ich uvoľniť z ich bývalých funkcií, alebo vytvoriť systém povzbudzovania. Skúsenosti ukazujú, že čiastočné odstránenie rutinných povinností má väčší efekt, pretože nestráca kontakt s oddelením, v ktorom zamestnanec pracuje.
• Identifikácia priamych manažérov, ktorí by mali byť zodpovední za riešenie problémov.
• Informačná podpora. Na plnení úloh by sa mali podieľať všetky zainteresované jednotky.
• Dať členom skupiny potrebné právomoci, aby mohli do práce zapojiť ďalších odborníkov.
• Racionálny výber členov tímu podľa hierarchického postavenia v manažmente organizácie. Ak medzi nimi existuje prekážka z dôvodu veľkého rozdielu v úradnom postavení, práca skupiny sa stane neúčinnou.
• Kombinácia horizontálnych a vertikálnych odkazov. Horizontálne procesy sa najčastejšie používajú na riešenie každodenných problémov, zatiaľ čo vertikálne procesy sa najčastejšie používajú na strategické.
• Skúsenosti s riešením konfliktov. Pri rozhodovaní v skupine často nastávajú situácie, keď sa stretnú záujmy rôznych oddelení. V tomto prípade by mala prebehnúť produktívna výmena informácií s cieľom získať alternatívnu možnosť.