Sekretárka v škole: povinnosti, popis práce, pracovné podmienky

2025 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2025-01-24 13:24

Práca na konkrétnej pozícii zahŕňa vykonávanie určitej činnosti najatým zamestnancom. Povinnosti tajomníka v škole sú neoddeliteľnou súčasťou pracovnej náplne osoby, ktorá túto funkciu zastáva. Pomocou tohto dokumentu môžete jasne načrtnúť nielen rozsah povinností, ale aj ďalšie aspekty profesionálnej činnosti.

Všeobecné ustanovenia dokumentu

Táto časť dokumentu zvyčajne uvádza postup pri prijímaní kandidáta na pozíciu, podriadenosť tajomníka pri výkone jeho bezprostredných povinností a požiadavky na uchádzačov.

Kandidát musí mať odborné vzdelanie, aby mohol byť zamestnaný a následne vykonávať funkciu tajomníka školy. Prípadne môže mať uchádzač ukončené stredné vzdelanie a absolvované odborné prípravné kurzy podľa ustanoveného programu. Zároveň nie sú požiadavky na pracovné skúsenostiprezentované.

Zamestnanie a prepustenie zabezpečuje priamo riaditeľ vzdelávacej inštitúcie. Zamestnanec sa hlási pri plnení služobných povinností tajomníka v škole priamo riaditeľovi.

Čo vedie sekretárku

Táto informácia je napísaná aj v sekcii všeobecných ustanovení v popise práce. Umožní vám jasne pochopiť, ktoré dokumenty slúžia ako návod pre špecialistu, ktorý plní povinnosti sekretárky v škole.

Nasledujúca dokumentácia by sa mala použiť ako základ:

1. Nariadenia, smernice, uznesenia a iné regulačné dokumenty.
2. Štandardy pre jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie.
3. Zmluva a interné predpisy vzdelávacej inštitúcie.
4. Popis práce sekretárky.
5. Pravidlá a predpisy pre ochranu práce, bezpečnosť, sanitáciu vo výrobe, požiarnu ochranu.
6. Pravidlá interpunkcie a pravopisu.
7. Základné pravidlá pre prácu s kancelárskym vybavením.

Tiež je potrebné brať do úvahy tie normatívne a legislatívne akty, ktoré sa týkajú priamych povinností tajomníka riaditeľa školy. To vám umožní robiť svoju prácu čo najproduktívnejšie a najefektívnejšie.

Zmluvné podmienky

Priame povinnosti tajomníka v škole sú najdôležitejšou časťou práceinštrukcie. Definuje, aké činnosti bude musieť človek vykonávať u seba počas pracovného dňa.

Profesionálne povinnosti tajomníka vzdelávacej jednotky v škole sú nasledovné:

1. Prijímanie korešpondencie prijatej vzdelávacou inštitúciou.
2. Korešpondencia podľa pokynov riaditeľa.
3. Vedenie záznamov (aj v elektronickej forme).
4. Vykonávanie operácií súvisiacich so zhromažďovaním a spracovaním informácií (vrátane používania výpočtovej techniky).
5. Monitorovanie včasnej prípravy a kontroly dokumentácie.
6. Kompilácia listov, žiadostí, dokumentov a odpovedí na príkaz riaditeľa vzdelávacej inštitúcie.

Tajomník je v úzkom odbornom kontakte nielen s riaditeľom, ale aj s vedúcimi štrukturálnych oddelení školy, pedagogickými zamestnancami a zástupcami riaditeľa. Okrem toho účinkujúci v tejto pozícii nielen samostatne plní všetky pravidlá inštitúcie, ale tiež sleduje implementáciu ostatnými zamestnancami. Stojí za zmienku, že povinnosti tajomníka kancelárie v škole sa nelíšia od mandátu tajomníka vzdelávacej jednotky.

Čo by mal vedieť odborník

Pri uchádzaní sa o prácu manažment vyžaduje od uchádzača nielen určité vzdelanie, ale aj batožinu určitých vedomostí. A čím profesionálnejšie sa bude žiadateľ riadiť tým, čo potrebuje vedieť, tým viacpravdepodobnosť dobrej práce.

Zoznam požadovaných znalostí obsahuje nasledovné:

1. Legislatívne. Normatívne a právne akty týkajúce sa regulácie vzdelávacích aktivít.
2. Pravidlá obchodnej dokumentácie a korešpondencie, základy etiky a etikety.
3. Pokyny na vedenie záznamov.
4. Pravidlá pre prácu s počítačom a organizačným vybavením pomocou interkomov.
5. Pravidlá upravujúce vytváranie, spracovanie, prenos a uchovávanie dokumentácie.
6. Štruktúra vzdelávacej inštitúcie.

S týmito znalosťami nebude práca sekretárky v škole a povinnosti vyplývajúce z tejto pozície spôsobovať žiadne zvláštne ťažkosti. A to zase zvýši pravdepodobnosť kariérneho rastu.

Práva tajomníka

Okrem povinností tajomníka vzdelávacej jednotky v škole poskytuje každá pozícia určitý rozsah odborných práv. Sú tiež napísané v popise práce.

Zoznam základných práv osoby zastávajúcej funkciu tajomníka školy obsahuje vyžiadanie si potrebných materiálov a informácií od zamestnancov (v prípade potreby od administratívy), zisťovanie príčin meškania výkonu pridelených pokyny, požiadavka na finalizáciu dokumentov, v ktorých boli zistené porušenia. Tajomník má tiež právo zapojiť zamestnancov školy do vykonávania príkazov odovzdaných správou, schváliťnávrhy dokumentácie súvisiacej s riadiacimi činnosťami inštitúcie, ako aj návrhy na zlepšenie riadiacich činností a zlepšenie procesu práce s dokumentáciou.

Zodpovednosť za pozíciu

Tajomník školy nesie disciplinárnu zodpovednosť za neprimeraný výkon alebo úplné neplnenie si bezprostredných povinností, vnútorných predpisov vzdelávacej inštitúcie, nevyužívanie práv ustanovených pracovnou náplňou. Hranice zodpovednosti sú určené súčasnou pracovnou legislatívou krajiny.

Zodpovedá za spôsobenie škody škole alebo účastníkom výchovno-vzdelávacieho procesu pri výkone odbornej činnosti alebo neplnenie si priamych povinností tajomníka školy stanovených aktuálnou náplňou práce a miestna dokumentácia upravujúca prácu špecialistu. Postup pre zodpovednosť je určený občianskymi a pracovnými zákonmi platnými v krajine v čase škody.

Pracovné interakcie a pracovné podmienky

V prvom rade stojí za zmienku, že tajomník školy pracuje podľa rozvrhu, ktorý je zostavený na základe 40-hodinového pracovného týždňa. Z popisu práce však zároveň vyplýva, že pracovný deň nie je štandardizovaný. Pri uchádzaní sa o post tajomníka výchovného útvaru by ste mali určite vziať do úvahy tieto skutočnosti.

Tajomník vzdelávacej inštitúcie je v procese vykonávania práce v kontakte s pedagogickým zborom školy, administratívnym a obslužným personálom. Interakcia sa uskutočňuje pre následné poskytovanie potrebných informácií získaných na zasadnutiach rady školy, žiackych a pedagogických poradách. K odborným povinnostiam tajomníka patrí aj kontrola plnenia prenesených príkazov, pokynov a príkazov. Podliehajú mu aj personálne, finančné a ekonomické aktivity vzdelávacej inštitúcie.

Záver

Vedenie školy alebo akejkoľvek inej vzdelávacej inštitúcie pomocou popisu práce jasne a prehľadne poskytuje rozsah základných profesionálnych povinností odborníka, stanovuje hranice podriadenosti, profesionálnej interakcie, vytyčuje hranice zodpovednosť zamestnanca. Pri zostavovaní tohto dokumentu sa berú do úvahy legislatívne akty upravujúce prácu rôznych odborníkov, kvalifikačné a informačné príručky a ďalšia metodická literatúra.