Čo je to ERP systém? Plánovanie podnikových finančných zdrojov

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Stále viac podnikov rôznych veľkostí po celom svete sa snaží zaviesť do svojej práce najvýkonnejší nástroj správy známy ako ERP systém. Jeho použitie je určené na vytvorenie efektívnej kontroly a plánovania všetkých strategicky dôležitých obchodných procesov pre organizáciu, na optimalizáciu fungovania hlavných výrobných a pomocných zariadení.

Koncept ERP a ERP systémov

Obchodná stratégia ERP (EntERPrise Resource Planning) je integráciou všetkých oddelení a procesov organizácie: výrobných zariadení, finančných, personálnych oddelení a oddelení profilu klientov a mnohých ďalších. Takáto kombinácia je primárne zameraná na optimalizáciu distribúcie rôznych zdrojov v rámci podniku.

Ak skôr išlo o čisto marketingový koncept, dnes sa ERP systém najčastejšie chápe ako trieda špecializovaných softvérových nástrojov. V širšom zmysle ide o metodiku plánovania a riadenia všetkých podnikových zdrojov. Historicky bola stratégia ERP vytvorená na základe svojich predchodcov:

• MRP – plánovanie požiadaviek na materiál.
• MRP II - plánovanievýrobné zdroje.

Na rozdiel od toho môže byť ERP systém použitý pre veľmi veľké podniky, často geograficky distribuované. V tomto prípade hovoríme o plánovaní podnikových zdrojov, keďže nevenuje pozornosť len výrobe, ale aj komplexnému finančnému plánovaniu. Podstatnou črtou ERP-systému je tiež možnosť jeho použitia v absolútne akomkoľvek podniku, bez ohľadu na špecifiká práce, vrátane tých, ktorí sa nezaoberajú výrobnými činnosťami. Vzhľadom na to, že ide o softvérový produkt, treba poznamenať, že je vybavený výkonnejšou sadou technických prostriedkov, ktoré uľahčujú alebo nahrádzajú rozhodovací proces.

Účel ERP systému v podniku

Pre rozhodnutie o radikálnej zmene v činnosti svojej spoločnosti, súvisiacej so zavedením systému riadenia informácií a implementáciou novej obchodnej stratégie, si manažment musí jasne uvedomiť potrebu tohto kroku, ktorý by mal byť vyjadrené v nasledujúcich kľúčových bodoch:

• neochota akceptovať súčasný stav vecí;
• existencia potreby využívania moderných technológií na posilnenie postavenia podnikateľského subjektu na trhu v konkurenčnom prostredí;
• očakávame významné výhody z implementácie.

V prvom rade je použitie ERP systému navrhnuté tak, aby prispelo k úspešnej implementácii podobnej obchodnej stratégie, ktorej realizácia by mala zabezpečiť efektívnuplánovanie a riadenie podnikových zdrojov. K tomu je potrebné optimalizovať prácu jej oddelení, a to dosiahnuť medzi nimi maximálnu konzistentnosť a znížiť administratívne náklady. Dá sa to dosiahnuť prostredníctvom výhod, ktoré informačný systém poskytuje. Toto je:

• Zvýšenie transparentnosti obchodných procesov.
• Riešenie problémov s organizovaním a hľadaním správnych informácií.
• Zlepšite spoľahlivosť a relevantnosť údajov.
• Zvýšenie rýchlosti pracovného toku medzi oddeleniami.
• Organizácia jednotného informačného priestoru medzi centrálou a vzdialenými pobočkami.
• Skrátenie času potrebného na dokončenie dokumentácie a odstránenie možných chýb.
• Zvýšenie rýchlosti rozhodovania na všetkých úrovniach.

ERP-systém poskytuje zvýšenie konkurencieschopnosti objektu, a to nielen zavedením efektívnejších obchodných procesov do jeho práce. Jeho použitie by malo viesť aj k zníženiu celkových nákladov podniku. Pokročilé nástroje plánovania, modelovania a analýzy pomáhajú optimalizovať zdroje výrobných činností, finančného sektora, ako aj práce skladu, dopravy a iných oddelení.

Hlavné funkcie práce

V rôznych spoločnostiach, dokonca aj v tých, ktoré sa zaoberajú rovnakým podnikaním, môžu všetky obchodné procesy prebiehať úplne odlišným spôsobom. Štandardizovaná schéma práce, ktorú podnikový manažérsky informačný systém ponúka, sa môže výrazne líšiť od schémy používanej predtým. Týmtodôvod považovať ho len za softvérový produkt je zásadne nesprávny, pretože jeho implementácia si vyžaduje od spoločnosti rozsiahle interné zmeny v podobe reorganizácie existujúcich obchodných procesov.

Koncepčné vlastnosti týchto systémov priamo súvisia s ich podstatou. Pripomeňme, že metodika ERP zahŕňa konsolidáciu všetkých životne dôležitých oddelení podniku s cieľom organizovať efektívne riadenie jeho zdrojov. Takáto asociácia je implementovaná v rámci informačného systému prostredníctvom existencie jedinej verejnej databázy. Informácie vstupujú do úložiska iba raz a následne môžu byť opakovane spracovávané a používané rôznymi internými a externými spotrebiteľmi. V porovnaní s reálnym životom v tomto prípade dochádza k poklesu času a úsilia zamestnancov firmy na rozhodovanie. Treba tiež poznamenať, že ERP systém nie je automatizovaný systém riadenia procesov, ale integrovaný informačný systém založený na ich abstraktnom modeli, do ktorého informácie vkladajú živí ľudia.

Štruktúra databázy, ako aj fungovanie softvérového balíka ako celku musí byť usporiadané tak, aby odrážalo činnosť všetkých oddelení bez výnimky. Tento prístup umožňuje sledovať celý súbor zdrojov a obchodných procesov podniku takmer v reálnom čase, a teda vykonávať ich operatívne a strategické riadenie.

Jednou z hlavných úloh ERP systémov jeoptimalizácia procesu plánovania a kontrola nad realizáciou plánu. Vstavané inteligentné algoritmy výrazne zjednodušujú jeho riešenie pre svojich používateľov. Napríklad plánovanie a riadenie výrobného podniku má mnoho špecifických čŕt spojených s heterogenitou jeho komponentov. Takže v jednom závode môžu byť dielne, ktoré fungujú nepretržite aj diskrétne. Z tohto pohľadu by mal byť implementovaný systém triedy ERP univerzálny a mal by obsahovať čo najširšie spektrum špecializovaných modulov.

Keďže dnešné moderné podniky sú často geograficky rozdelené, je veľmi dôležité, aby pobočky vzdialené od hlavnej kancelárie mali úplný prístup k spoločnému informačnému dátovému skladu. Implementujú to najvyspelejšie sieťové technológie podieľajúce sa na vývoji ERP systémov, ktoré zabezpečujú aj diferenciáciu prístupových práv užívateľov k informáciám v nich uloženým.

Funkčnosť systémov triedy ERP

Keď už hovoríme o funkciách, nesmieme zabúdať, že každý produkt triedy ERP je systém riadenia podniku ako celok. Rozsah jeho schopností bude závisieť predovšetkým od rozsahu a vlastností prevádzky zariadenia, pre potreby ktorého sa využíva. Zvážte klasickú sadu funkcií:

Produkcia

• Udržiavanie špecifikácií dizajnu a procesu pre vyrobený tovar alebo služby s cieľom určiť množstvo požadovaného materiálu a mzdových nákladov.
• Výkres výrobných plánov.
• Plánovanie a riadenie technických kapacít podniku v rôznych aproximáciách: od jednotlivých jednotiek po dielne a výrobné združenia.

Financie

• Prevádzkové účtovníctvo, finančné, manažérske, daňové účtovníctvo a controlling.
• Správa podnikových aktív vrátane fixných aktív, cenných papierov, bankových účtov atď.
• Komplexné plánovanie finančných zdrojov podniku a kontrola jeho výsledkov.

Logistika

• Tvorba plánovaných ukazovateľov požadovaných objemov materiálov, surovín, dielov, komponentov v súlade s plánmi výroby.
• Riadenie zásobovania a predaja: účtovníctvo pre protistrany, vedenie registra zmlúv, riadenie dodávateľského reťazca, implementácia plánovania skladu a účtovníctva.

Personál

• Riadenie náborového procesu.
• Prevádzkový personál a personálna evidencia, personálne obsadenie, mzdy.
• Plánovanie pracovnej sily.

Marketing a reklama

• Udržiavajte plány predaja.
• Správa cien na rôznych typoch trhov s cieľom vytvoriť primeranú celkovú stratégiu podniku, transparentnú politiku výpočtu ceny tovaru: účtovanie zliav a špeciálnych podmienok predaja.
• Plánujte a kontrolujte prebiehajúce propagačné a marketingové aktivity.

Projekty. Hlásenie

• Poskytovanie širokej škály štandardizovaných účtovných, finančných a manažérskych výkazov, ako aj flexibilného mechanizmuvytvoriť vlastný.
• Navrhnutie celkovej stratégie: krok za krokom plánovanie potrebného pre úspešnú implementáciu časových, materiálových, finančných a ľudských zdrojov.
• Monitorovanie kľúčových ukazovateľov výkonnosti projektu.

Ktoré firmy môžu používať ERP systémy

Na prvý pohľad sa môže zdať, že systémy tejto triedy sú určené výhradne pre veľké priemyselné odvetvia, keďže sa vyznačujú skôr vysokou zložitosťou štruktúry tokov zdrojov a procesov rôznych typov. Sú však situácie, kedy použitie tried MRP alebo MRP II nemusí byť pre malý podnik postačujúce. Dnes si na trhu môžete kúpiť softvérové produkty s rôznymi schopnosťami. V závislosti od rozsahu podniku, kde sa dajú efektívne využiť, existujú ťažké, stredné a ľahké riešenia.

Pokiaľ ide o nevýrobné organizácie, systémy triedy ERP sú použiteľné aj pre ne. Pre takéto podniky nebude stačiť príliš široká funkčnosť. V súčasnosti existujú malé integrované alebo miestne varianty systémov, ktoré môžu uspokojiť potreby obchodných spoločností alebo organizácií pracujúcich v sektore služieb. Treba tiež poznamenať, že veľa vývojárov ponúka svojim zákazníkom a priemyselné produkty.

O metódach klasifikácie

Najzrejmejšou vlastnosťou, podľa ktorej možno klasifikovať všetky systémy podnikového riadenia ERP, jerozsah organizácie, kde môžu byť uplatniteľné. Z tohto hľadiska je v závislosti od počtu pracovných miest zvykom prideľovať riešenia pre:

• Veľké korporácie (viac ako 10 tisíc ľudí).
• Stredne veľké korporácie (od 1 000 do 10 000 ľudí).
• Stredné podniky (od 100 do 1 tisíc ľudí).
• Malé firmy (menej ako 100 ľudí).

Dôležitým znakom systematizácie takýchto informačných produktov je funkčnosť. V závislosti od realizovaného objemu vykonaných úloh existuje nasledovné všeobecne akceptované rozdelenie na:

• Veľký integrovaný.
• Priemerná integrovaná.
• Finančný manažment.
• Miestne.

Miestna verzia je zvyčajne jednotný krabicový informačný produkt úzkeho zamerania s relatívne malými celkovými nákladmi. Najčastejšie pokrýva jeden alebo viac blokov v oblasti financií organizácie alebo jej účtovných činností. Takéto systémy sú vhodné pre malé výrobné alebo obchodné spoločnosti.

Finančný a manažérsky systém podnikového manažmentu je možné využiť najmä v nevýrobných organizáciách, najmä v obchode alebo pri poskytovaní služieb. Okrem financií a účtovníctva sú tu zahrnuté aj moduly riadenia logistiky.

Integrované informačné systémy môžu byť v závislosti od mierky cieľového objektu stredné alebo veľké. Pokrývajú všetky obchodné procesy podnikových štruktúr, konkrétne interakciu s dodávateľmi a spotrebiteľmi,výroba finálneho produktu, materiálové a finančné toky, personálne vzťahy, zásobovanie, skladovanie a marketing, realizácia projektov a mnohé iné.

Trh s modernými ERP systémami

Všetky softvérové produkty, ktoré sú dnes prezentované na domácom trhu, možno rozdeliť do dvoch hlavných kategórií: ruský a dovážaný. Rozdiely medzi nimi nie sú len v mieste vytvorenia, ale aj vo funkčnosti.

Výkonný západný vývoj slúži ako štandard pre to, čo sa bežne nazýva systémy triedy ERP. Najjasnejšími príkladmi sú produkty SAP, Oracle, PeopleSof, SAGE, Baan, Microsoft Business Solution. Všetky sa dajú použiť na ciele akejkoľvek úrovne, vrátane veľmi veľkých. Ich používanie ruskými spoločnosťami však môže byť často zložité z dôvodu možného výskytu nasledujúcich problémov:

• Nepripravenosť podnikov na serióznu reorganizáciu existujúcich obchodných procesov. Rozsah takýchto zmien je ťažké zveličovať. Obchodné procesy systémov riadenia zahraničných podnikov sa zásadne líšia od tých, ktoré sa bežne používajú u nás.
• Nedostatočný počet špecialistov schopných implementovať projekt implementácie importného ERP systému v Rusku s náležitou úrovňou kvality.
• Vysoké náklady na používanie takýchto riešení.

Napriek všeobecnému zaostávaniu za západnými analógmi, moderný ruský vývoj postupne zvyšuje svoju funkčnosť. Sú plne prispôsobené práci domácich podnikov. a môžu byť úspešne implementovanéak v konkrétnom prípade nie je potrebné široké pokrytie podnikových procesov, ale postačí len nastavenie účtovníctva v niektorých oblastiach činnosti pomocou ERP systému. Príkladom pokročilého domáceho vývoja sú produkty 1C a Galaktika.

Pohľad do budúcnosti – ERP II

Koncept ERP II, ktorý sa objavil pred nejakým časom, bol výsledkom zlepšenia metodiky ERP. Plánovanie a riadenie podnikových zdrojov tu zostáva jednou z hlavných úloh. Rýchly rozvoj internetu, ktorý inicioval vznik novej metodiky, však zanechal svoje stopy, vďaka čomu sa tradičné podnikanie sčasti elektronizovalo. ERP II je kombináciou klasického systému riadenia podniku so špecifickými riešeniami online obchodu.

Teraz je mimoriadne dôležité komunikovať so svojimi protistranami cez sieť. Na to existujú dve dôležité oblasti: riadenie dodávateľského reťazca a riadenie vzťahov so zákazníkmi. Vnútropodnikové informácie prestávajú byť iba takýmito, dostávajú sa do externého prostredia a stávajú sa základom spolupráce s inými podnikateľskými subjektmi. Nový pojem je v tomto prípade formulovaný ako riadenie zdrojov a vonkajších vzťahov podniku. Okrem ideologického preorientovania dostali systémy ERP II svoje vlastné technologické prvky.

Riešenie problému výberu systému

Výber softvéru tejto úrovne je mimoriadne zodpovedný proces. Nesprávne rozhodnutie v tejto otázke, najmä pri veľkých projektoch, môžeznamená pôsobivé časové a finančné náklady pri absencii očakávaného výsledku.

Efektívna implementácia rozsiahleho systému, ktorý by mal napríklad zabezpečiť efektívne riadenie výrobného podniku, si od neho nevyhnutne vyžiada reengineering podnikových procesov. Dôležité je predísť situácii, v ktorej by program na konci implementačnej procedúry zbieral nevyužité dáta alebo neriešil potrebné úlohy. Z tohto dôvodu je pri realizácii projektu lepšie prizvať na spoluprácu tím odborníkov, ktorí sa v tejto veci osvedčili.

Existuje určitý zoznam kritérií, na základe ktorých môže projektový tím po dohode s administratívou cieľovej spoločnosti urobiť optimálne a cenovo výhodné rozhodnutie o výbere softvérového produktu:

• Súlad technických a funkčných možností systému s hlavnými cieľmi podniku.
• Celkové náklady na vlastníctvo musia zodpovedať rozpočtu vyčlenenému na tento účel. Okrem nákladov na nákup systému to zahŕňa aj prevádzkové a iné druhy nepriamych nákladov.
• Implementovaný informačný systém triedy ERP musí spĺňať všetky všeobecne uznávané technické požiadavky, to znamená, že musí byť škálovateľný, spoľahlivý, odolný voči prípadným poruchám, musí mať antivírusovú a antihackerskú ochranu.
• Dodávateľ musí zabezpečiť následnú údržbu a podporu nainštalovaného softvéru.

Proces implementácie tried ERP systémov

Zavedenie ERP systémov v podnikoch sprevádza implementáciu rovnomenných stratégií v podnikoch. Tento postup v závislosti od mierky cieľového objektu zvyčajne trvá od niekoľkých týždňov až po niekoľko rokov. Organizácia sa môže zapojiť do implementácie sama alebo využiť pomoc spoločností, ktoré sa na to špecializujú. Môžeme rozlíšiť hlavné fázy tohto procesu:

1. Primárna organizácia. Tu je potrebné definovať strategické ciele, zámery a označiť očakávaný efekt implementácie pre konkrétnu organizáciu. Na základe týchto údajov bude možné zostaviť technický plán projektu.
2. Vývoj projektu. V tejto fáze sa analyzujú súčasné aktivity organizácie: stratégia propagácie, obchodné procesy. Na základe jeho výsledkov sa zostaví model systému a vykonajú sa príslušné vylepšenia pracovného plánu.
3. Realizácia projektu. Keďže pravidlá pre vedenie obchodných procesov určuje implementovaný ERP systém, tu sa transformujú podľa jednotných požiadaviek. V prípade potreby sa vykonáva vývoj formulárov na podávanie správ a algoritmov na prenos údajov z predtým používaných účtovných programov. Ak sa v predchádzajúcich fázach odhalí nedostatočnosť systémových funkcií pre objekt, je dokončená. Končí sa školením používateľov a predbežným testovaním.
4. Uvedenie do prevádzky. V procese používania sú identifikované a odstránené možné chyby a poruchy.

SystémSpráva triedy ERP dnes nie je len kópiou drahého softvéru nainštalovaného na všetkých počítačoch v organizácii, ale aj hlavnou hybnou silou sľubnej obchodnej stratégie. Jeho výber by mal vychádzať z existujúcich potrieb a možností cieľového objektu. Ďalší úspech celého podnikania ako celku závisí od správnosti prijatého rozhodnutia a implementácie krokov pre následnú implementáciu.