Špecialista na AHO – kto je to? Administratívny a ekonomický úsek: štruktúra, zamestnanci, manažment

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Každý, kto má pracovné skúsenosti, chápe, aké dôležité je, keď spoločnosť riadne udržiava životne dôležité činnosti a zaisťuje bezpečnosť zamestnancov. Poďme zistiť, ktorí zamestnanci by mali byť zahrnutí medzi zamestnancov spoločnosti, aby bol pobyt pohodlný.

Prečo vzniká AXO

Najprv si ujasnime, že AHO je administratívne a ekonomické oddelenie. Takéto štrukturálne jednotky sa zvyčajne vytvárajú vo veľkých podnikoch s rozvetvenou štruktúrou hospodárskej činnosti. V malých firmách môže funkcie celého oddelenia vykonávať jedna osoba. Hlavnou funkciou zamestnancov tohto oddelenia je kompetentne organizovať administratívne a ekonomické činnosti, minimalizovať náklady spoločnosti na zabezpečenie jej životne dôležitej činnosti a vytvárať komfortné podmienky pre pobyt na pracovisku.

Štruktúra oddelenia

Ako je uvedené vyššie, zamestnanec AHO je pozícia typická skôr pre veľkú organizáciu, kde tvoria samostatnú štrukturálnu jednotku a vytvárajú pozíciuo AXO.

V mnohotisícových podnikoch v rámci AHO možno prideľovať pozemky, skupiny.

V rámci oddelenia teda možno rozlíšiť sektory:

1. Plánovanie a kalkulácia, ktorej hlavnou úlohou je plánovať výdavky a určiť ich realizovateľnosť.

2. Materiál a zdroje – riadi prijímanie spotrebného materiálu.

3. Sociálne zabezpečenie – vytvára podmienky pre pohodlnú existenciu zamestnancov spoločnosti.

Hlavné úlohy oddelenia

Táto jednotka má pridelených pomerne veľa úloh, vo veľkej organizácii málokedy počujeme otázku: “AHO špecialista – kto je to?”

Všetci členovia tímu chápu, že zamestnanci oddelenia sa zaoberajú dôležitými problémami, ktorých riešenie prispieva k efektívnemu fungovaniu podniku:

• housekeeping;
• údržba interiéru a budovy;
• vytváranie pohodlných pracovných podmienok.

Administratívne a ekonomické oddelenie. Vlastnosti

Vzhľadom na to, že úlohy pred touto štruktúrnou jednotkou môžu byť veľmi rôznorodé, ale tak či onak súvisia s poskytovaním ekonomických služieb na správnej úrovni, možno identifikovať tieto funkcie:

• zabezpečiť správnu údržbu priestorov podniku;
• monitorovanie správnej činnosti zariadenia;
• plánovanie rekonštrukcie, opravy budov;
• realizácia plánovaných opráv, jehokontrola a prijatie;
• skrášlenie budovy a jej fasády, terénne úpravy;
• odhad nákladov;
• vyhotovenie všetkej potrebnej dokumentácie;
• poskytovanie kancelárskych pracovníkov so všetkým, čo potrebujú na efektívnu prácu.

Na základe toho môžeme konštatovať, že práca v AHO si vyžaduje dodržiavanie veľkého množstva pravidiel a predpisov a je neoddeliteľne spojená s vysokou mierou zodpovednosti za výkon práce.

O právach

Teraz si povedzme, aké práva má špecialista AXO (už sme sa rozhodli, kto to je). Aj v tomto odseku bude uvedené, kto je zodpovedný za plnenie povinností zamestnancami oddelenia.

Ako sa očakávalo, tento odsek zahŕňa všetko, čo súvisí s kontrolou dodržiavania rôznych noriem, požiadaviek na zachovanie majetku spoločnosti, ktorý je prevádzkovo využívaný.

Oddelenie môže tiež kontrolovať správne skladovanie majetku v sklade, vyžadovať správy o používaní kancelárskeho spotrebného materiálu.

Samozrejme právom tejto štrukturálnej jednotky je zastupovať záujmy spoločnosti v interakcii s rôznymi inštitúciami (opravárenské, stavebné organizácie), ak je potrebné riešiť problémy v rámci jej pôsobnosti.

Na základe výsledkov kontrol môže vedúci AKS prostredníctvom vedenia iniciovať vydanie príkazu na uloženie disciplinárneho postihu za škodu na majetku.

O interakcii

Špecialista AHO (ktoje to manažér alebo radový zamestnanec, je to jedno) pri svojej práci si bez problémov buduje oficiálne vzťahy s kolegami z iných oddelení. Je to nevyhnutné pre kvalitný výkon funkcií.

Od zamestnancov iných stavebných úsekov prijíma zamestnanec administratívneho oddelenia žiadosti o nákup vecí potrebných na prácu (kancelárske vybavenie, písacie potreby a pod.), ako aj hlásenia o škodách na majetku, písomné vysvetlenia o príčiny porúch.

AHO dohliada nielen na ostatné útvary pri plnení rozsahu jemu zverených záležitostí, ale aj vypracúva plány na realizáciu opráv v priestoroch na základe štandardov poskytovaných finančnými a účtovnými službami.

Štrukturálna jednotka navyše spolupracuje s oddelením personálnej administratívy (požadovanie personálneho obsadenia, získavanie informácií o pracovných cestách zamestnancov) a právnym oddelením (požadovanie konzultačnej pomoci pri zostavovaní zmlúv).

O zodpovednosti

Teraz je potrebné sa dotknúť oblasti zodpovednosti, ktorú nesie špecialista AHO. Kto sa to rozhodne kontrolovať, mal by vedieť, že za výkon funkcií je plne zodpovedný vedúci administratívno-ekonomického oddelenia.

Medzi jeho povinnosti patrí okrem iného organizovanie práce zamestnancov jemu zverenej stavebnej jednotky. Manažér zabezpečuje kvalitnú a včasnú prípravu dokumentácie, správu dokumentov. Za výkon zamestnancami je zodpovedný vedúci AHOpriemyselná disciplína. Oblasť zodpovednosti ostatných zamestnancov ekonomického oddelenia je určená náplňou práce, o ktorej budeme stručne hovoriť v tomto článku.

Popis práce vedúceho AHO

Zamestnanci, ktorí nie sú zapojení do správy personálnych dokumentov, si pravdepodobne nebudú myslieť, že určený pokyn musí spĺňať určité požiadavky.

Napriek tomu je. Dokument musí bezpodmienečne obsahovať označenie kvalifikácie vedúceho oddelenia a požiadavky na pracovné skúsenosti. Na pozíciu manažér sú spravidla prijímaní špecialisti s vysokoškolským vzdelaním (v našom prípade môže byť vzdelanie technického alebo ekonomického charakteru), praxou (najmenej tri roky ako špecialista, 1-2 roky ako manažér).

Vedúci oddelenia potrebuje poznať všetky miestne predpisy, príkazy pre organizáciu, ktoré regulujú jej činnosť, a tiež byť dirigentom firemnej kultúry prijatej v spoločnosti.

V každej pracovnej náplni, či už ide o vedúceho, inžiniera ACS alebo iného zamestnanca, je potrebné uviesť požiadavky na znalosť noriem a pravidiel BOZP, požiarnej bezpečnosti.

Doklad musí obsahovať aj informácie o tom, kto je priamym nadriadeným zamestnanca, ktorý ho zastupuje počas choroby.

Zodpovednosti na pozícii „Náčelníka AHO“majú v mnohých ohľadoch niečo spoločné s funkciami oddelenia, čo nie je prekvapujúce. Napriek tomu ich označme:

• zabezpečte kvalitné služby a dodržiavanie predpisova pravidlá SNiP pre stav budovy a vnútorných priestorov;
• rozpočet, plánovanie renovácie;
• poskytovanie potrebného nábytku, spotrebičov, inventára zamestnancom spoločnosti, vedenie ich účtovníctva pre podnik, organizovanie racionálneho využívania materiálov;
• výkon manažmentu prác na úprave územia;
• organizácia služieb na príslušnej úrovni stretnutí, konferencií a iných podujatí;
• vedenie zamestnancov jednotky, ktoré mu boli zverené.

Informácie o právach sa vyžadujú aj v popise práce. Tu treba hovoriť o predkladaní projektov na zlepšenie služieb pre manažment, oboznámenie sa s dokumentmi upravujúcimi činnosť spoločnosti, informovanie manažmentu o nedostatkoch v hospodárskej činnosti. V rámci riadenia zamestnancov môže úradník podávať návrhy na povýšenie / potrestanie svojich špecialistov.

Sekcia zodpovednosti obsahuje informácie o potrebe riadne si plniť svoje povinnosti a správne sa starať o majetok svojho zamestnávateľa.

Ďalšie pozície v oddelení

Štruktúra AHO predpokladá existenciu dostatočne veľkého počtu zamestnancov v nej: môžu to byť inžinieri, špecialisti, asistenti.

V závislosti od komplexnosti organizácie môžu byť vedúci, starší, mladší špecialisti, asistenti. Náplň práce je samozrejme v tomto prípade predpísaná priamo pre konkrétnu pozíciu a organizáciu,znamená jasné rozdelenie zodpovedností.

Samostatne by sa malo povedať o povinnostiach takých zamestnancov ako správca, upratovačka, ktorí sa podieľajú na uvádzaní územia a priestorov do správneho stavu. Ich práca nie je obzvlášť náročná, ale zahŕňa aj určitú mieru zodpovednosti.

Z vyššie uvedeného môžeme konštatovať, že práca zamestnancov AHO spočíva v kompetentnom plánovaní a poskytovaní zdrojov zamestnancom. Špecialisti by zároveň nemali dovoliť nadmerné výdavky a núdzové situácie.

Práca v AHO teda nie je o nič menej zodpovedná ako na iných pozíciách.