Štruktúra riadenia matice: schéma, základné princípy, efektívnosť

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Organizačná štruktúra je model vzťahov medzi pozíciami a ľuďmi v danej organizácii.

Organizačná štruktúra je súbor rôznych závislostí (napr. funkčných, hierarchických) medzi jednotlivými prvkami (ako sú organizačné pozície, bunky, jednotky) organizácií, ktoré umožňujú jej riadenie. Podstatou OS je správne prepojenie cieľov a zámerov s ľuďmi a spôsoby ich ovplyvňovania v pracovných procesoch, teda vytváranie určitých častí v organizácii a následne ich integrácia pre ich efektívnejšie riadenie.

Matričná štruktúra je jednou z najvyhľadávanejších štruktúr pre komplexné organizácie, ktoré sa vyznačujú zameraním na projektové aktivity.

Matričná štruktúra sa vyznačuje odklonom od tradičného predpokladu, že formálna organizačná štruktúra ako celok by mala byť trvalým a nemenným systémom. V tejto štruktúre bolo možné spojiť pozitívne vlastnosti štábnych líniových štruktúr s vlastnosťami štruktúry.

Koncept

Matričná forma organizácie riadenia označuje jednu z foriem organizačných štruktúr podniku, ktoré sú v moderných podmienkach pomerne rozšírené. Je založená na prekrývajúcich sa dvoch kritériách zlúčenia. Funkčné útvary tvoria základ tvorby matice. Po ich definovaní sa vyberú a vykreslia množiny skupín. V závislosti od profilu podniku je hlavným kritériom na rozlíšenie vyššie uvedených skupín výrobné alebo dočasné oddelenie zaoberajúce sa konkrétnou úlohou.

Tento typ štruktúry je spojený s matematickým konceptom matice, čiže obdĺžnikového poľa reálnych čísel, ktoré je charakterizované kombináciou stĺpcov a riadkov.

V maticovej štruktúre sú stĺpce ekvivalentné konštantne sa opakujúcim funkciám. Každý prvok matice má 2 rozhodovacie centrá – manažéra funkcií a manažéra úloh. Jeho výhodami sú flexibilita a otvorenosť voči zmenám v prostredí, zvýšená zodpovednosť projektového manažéra za projekt, zlepšený tok informácií a príležitosť pre zamestnancov zvýšiť svoju kreativitu.

Tento typ organizačnej štruktúry bol zavedený v šesťdesiatych rokoch v leteckom priemysle. NASA zohrala vedúcu úlohu pri uplatňovaní tohto rámca. Štruktúra poľa je najčastejšie postavená na problémoch alebo projektoch, na ktorých sa organizácia podieľa. Zvyčajne sú rozpoznané v riadkoch matice. Maticové stĺpce sú analógmi konštantných, opakujúcich sa funkcií.

Aplikácie

Štruktúra matricepoužíva sa, keď je potrebné vykonať určité špeciálne činnosti, ktoré si vyžadujú vymenovanie projektových tímov v systéme riadenia podniku. Členovia týchto skupín sú zamestnancami stálych organizačných jednotiek štruktúry.

Pridelenie zamestnancov môže nastať v nasledujúcich prípadoch:

• úplné odpojenie od pôvodnej bunky (oddelenia) na dobu trvania úlohy (projektu) podniku a úplná podriadenosť manažérovi pridelenej projektovej skupiny (hovoríme o tzv. projektových tímoch);
• dvojitá podriadenosť zamestnancov: ako vedúcemu oddelenia hlavnej bunky, tak aj vedúcemu tímu (toto riešenie zodpovedá typickým maticovým štruktúram).

Každý zamestnanec, ktorý je jedným z článkov v štruktúre poľa, je členom projektového tímu, ako aj funkčného oddelenia. Výsledkom tohto obojstranníctva je fakt, že existuje viacero lídrov. Maticová organizačná štruktúra je pomerne zložitý podnik. Nie každá spoločnosť to dokáže efektívne implementovať. Aplikácia tejto štruktúry môže v organizácii viesť k mnohým pozitívnym aj negatívnym veciam.

Výhody

Medzi pozitívne vlastnosti použitia maticovej štruktúry patria:

• vytváranie podmienok pre interdisciplinárnu prácu;
• podpora zručností spolupráce;
• flexibilita;
• podporovať vysokú identifikáciu zamestnancov s cieľmi;
• vytvoriť nezávislé riadiace a koordinačné mechanizmy;
• podpora vzniku fenoménu synergie;
• oslobodenie tvorivého potenciálu zamestnancov;
• možnosť komplexného zamerania na detailný problém;
• väčšia otvorenosť a flexibilita pri prispôsobovaní sa zmenám v prostredí;
• zvýšenie zodpovednosti manažéra-koordinátora za podnik z dôvodu rozšírenia jeho kompetencií na celý cyklus realizácie projektu;
• zlepšenie toku informácií.

Chyby

Medzi negatívne charakteristiky použitia maticovej štruktúry patria:

• vysoké náklady na správu;
• možnosť anarchie;
• predĺžený čas dokončenia úlohy;
• porušenie princípu jednoty velenia a možnosť kompetenčných sporov medzi vedúcimi funkcií a koordinátormi projektu;
• nedostatok vzťahu a dôvery zo strany vedúcich funkcií a projektov;
• kladie pomerne vysoké nároky na manažérov a podriadených, čo spôsobuje ťažkosti pri obsadzovaní pracovných skupín;
• neistota a hrozba, ktoré sprevádzajú vedúceho tímu a účastníkov mechanizmu riadenia projektu;
• preťažovanie projektových manažérov pretrvávajúcimi problémami s koordináciou.

Funkcie štruktúry

Štruktúra matice sa odporúča ako moderná z dôvodu jednoduchosti, s akou organizácia v matici fungujesystém schopný reagovať na meniace sa podmienky prostredia. Tento typ štruktúry je postavený na princípe dvojrozmerného zoskupovania: stĺpce sú ekvivalentom neustále sa opakujúcich funkcií a čiary predstavujú nezvyčajné, periodicky sa meniace úlohy, produkty, projekty.

Ak organizácia vykonáva niekoľko samostatných úloh (projektov) súčasne, tímy, ktoré ich vykonávajú, konajú tak, akoby „prekračovali“tradičnú štruktúru „zamestnancov“, čím vytvárajú maticu úloh a funkcií.

Každý prvok matice – pozícia alebo organizačná jednotka – sú dve rozhodovacie centrá: manažér funkcie a manažér úloh (projektu). Oba systémy sa prelínajú v dôsledku prieniku starého delenia na funkcie s novým delením na projekty. To vedie k prenosu informácií a koordinácii práce v horizontálnom usporiadaní a vykládka zvyčajne preťažuje vertikálne kanály (hierarchické rozdelenie podľa funkcie).

V maticovej štruktúre, ktorá využíva dve prekrývajúce sa pravidlá zoskupovania, existujú také štrukturálne prvky podnikového manažmentu ako:

• vysoký stupeň špecializácie profesionálneho typu;
• hlboká decentralizácia;
• malý stupeň formalizácie.

Štruktúra matice v praxi

Svetoznámy americký automobilový koncern Ford použil pri tvorbe jedného zo svojich najobľúbenejších modelov, konkrétne Fordu Focus, prístup na poli. Skupina vytvorená na tento účel sa nazývala „tímzamerania , vrátane inžinierov, konštruktérov, marketingových a výrobných špecialistov. Organizáciu práce vedúceho realizovali odborníci z iných oblastí spoločnosti. Vďaka implementácii tejto štruktúry a sústredeniu špecialistov vznikol projekt na vytvorenie nový model bol úspešný aspoň o rok skôr, ako by sa dalo dosiahnuť použitím predchádzajúceho prístupu spoločnosti.

Matričnú štruktúru používajú aj nasledujúce spoločnosti: Prudential, General Motors, NCR, American Cyanamid a Manhattan Bank. Matricová štruktúra však napriek všetkému úsiliu pri implementácii a pokusom o implementáciu nenašla uplatnenie v spoločnostiach ako Philips či Citibank. Vyššie uvedená situácia predpokladá, že maticová štruktúra nie je univerzálnou štruktúrou vhodnou na implementáciu v akomkoľvek podniku.

Príklad štruktúry matice

Na obrázku nižšie je znázornený príklad maticovej riadiacej štruktúry a diagram vzťahov v nej.

Ako je zrejmé z obrázku, štruktúra obsahuje princíp funkčného aj dizajnového oddelenia podriadených väzieb.

Vedúci spoločnosti v rámci tejto štruktúry má niekoľko zástupcov. riaditeľ pre oblasti: marketing, R&D, výroba, ekonomika a financie, technický úsek. Tento zoznam sa môže líšiť od spoločnosti k spoločnosti. Každý z týchto zástupcov riaditelia nesú svoje funkčné povinnosti podľa profilu.

V podriadenosti každého z nich vidíte funkčnézamestnancov. Ak zoberieme personálne oddelenie, tak personálny manažér bude podriadený námestníkovi pre personalistiku. Ak prijmeme marketingového asistenta, podriadený bude marketingový špecialista atď.

HR manažér plní svoje funkčné povinnosti v oblasti personálnej práce, no zároveň má aj ďalšieho projektového manažéra (nielen funkčného). Tento zamestnanec poslúcha a plní príkazy svojho projektového manažéra, ku ktorému bol pripojený. Toto vysvetľuje podstatu dvojitého reťazca velenia.

Podobne si môžete zobrať príklad zo špecialistu na zásobovanie. Na jednej strane sa v rámci organizačnej štruktúry zodpovedá svojmu vedúcemu oddelenia obstarávania, na druhej strane participujúci na projekte sa pri výkone dodávateľskej funkcie zodpovedá projektovému manažérovi.

Kedy by ste mali použiť štruktúru matice?

Matričná riadiaca štruktúra a jej aplikačná schéma je možná v nasledujúcich situáciách:

• Keď externé prostredie na podnik vyvíja silný tlak, napríklad v prípade vysokej konkurencie na trhu. Prijatím komplexných meraní všetkých buniek štruktúry poľa môžete rýchlo a efektívne upútať pozornosť spotrebiteľov.
• V situácii, keď podnik spracováva nespočetné množstvo údajov a informácií. Použitie tejto štruktúry výrazne uľahčuje rozdelenie zodpovedností a koordináciu úloh.
• V prípade, že zdroje, v ktorých sa organizácia nachádza, sú obmedzené, maticová štruktúra sa ukazuje ako šetriacarozhodnutie. Použitím obmedzených zdrojov, akými sú napríklad výrobní špecialisti, je možné využiť nielen oddelenie, ktoré vyrába produkt A, ale aj oddelenie, ktoré vyrába produkt B.

Napriek ťažkostiam spojeným s vytváraním štruktúry aktívneho poľa funguje v podnikoch a často prispieva k úspechu a urýchľuje načasovanie projektov.

Základné princípy formácie

V štruktúre riadenia matice a schéme jej tvorby sa rozlišujú dve samostatné časti: pevná a variabilná. Pevnú časť tvoria organizačné jednotky špecifické pre personálnu štruktúru (všeobecná správa), variabilnú časť tvoria skupiny zamestnancov zaradených do konkrétneho záväzku (projektu). Po dokončení tohto projektu sa tieto tímy oddelia a možno ich znovu vytvoriť v závislosti od potrieb inštitúcie.

Variabilná časť štruktúry teda zahŕňa organizačné pozície alebo súbory pozícií vytvorené z priradených zamestnancov, ako súčasť funkcií, ktoré tvoria výrobný proces (napríklad výskum a vývoj, plánovanie, nákup, výroba, predaj), na realizáciu jednotlivých projektov. V závislosti od typu podniku sú menovaní projektoví manažéri a ďalší zamestnanci priemyselných divízií. Pevnú časť tejto štruktúry tvoria typické podporné organizačné jednotky (napr. personál, financie, účtovníctvo atď.), ktoré sú potrebné naefektívne riadenie inštitúcií.

Štruktúra riadenia matice a schéma jej štruktúry sú maticou, v ktorej sú stĺpce funkčnou hierarchiou a riadky odkazov sú technickou hierarchiou. Výkonné bunky (oddelenia) sú teda vo vertikálnom systéme podriadené funkčnému manažérovi, zatiaľ čo v horizontálnom systéme sú závislé od koordinátorov projektu.

Názov maticovej štruktúry je odvodený z matematiky: vo vede pojem „matica“označuje obdĺžnikové pole reálnych čísel, ktoré charakterizuje spätnú väzbu riadkov a stĺpcov. Spolu to vytvára maticu, ktorá definuje vzťah medzi prvkami riadka a stĺpcami.

V maticovej organizačnej schéme riadky zvyčajne predstavujú nezvyčajné, opakujúce sa predmetné činnosti, zatiaľ čo stĺpce sú ekvivalentom stálych, opakujúcich sa funkcií vykonávaných skupinami zamestnancov. Ak sa súčasne realizuje niekoľko alebo tucet veľkých projektov, potom tímy vykonávajúce tieto práce konajú akoby „naprieč“tradičnou personálnou štruktúrou a vytvárajú tak maticu objektovo-funkčných úloh. Charakteristickým znakom maticovej štruktúry je odklon od princípu výhradnej kontroly.

Záver

Matričnú štruktúru možno považovať za univerzálne riešenie najmä v tých inštitúciách, kde sa vykonávajú zložité individuálne úlohy vyžadujúce koordináciu a spoluprácu špecialistov z rôznych odvetví. Preto maticaštruktúra je užitočná najmä vo vedeckých a výskumných ústavoch, projekčných kanceláriách, výskumných centrách a pod. V súčasnosti sa takáto štruktúra využíva aj v mnohých veľkých inštitúciách (holdingy, korporácie), ako aj v organizačných poradenských spoločnostiach a reklamných agentúrach. Štruktúra matice je flexibilná a umožňuje interakciu medzi ľuďmi na všetkých úrovniach riadenia organizácie.