Predbežná správa o pracovnej ceste. Formulár predbežnej správy

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2024-01-17 19:06

Na účtovanie prostriedkov, ktoré sa vydávajú zamestnancom organizácie na cestovné alebo iné potreby, sa používa špeciálny formulár. Nazýva sa to „predbežná cestovná správa“. Tento dokument je dokladom o použití peňazí. Základom pre vydávanie finančných prostriedkov je príkaz prednostu. V tomto článku nájdete vzor predbežnej správy o pracovnej ceste, dozviete sa pravidlá pre odoslanie formulára.

Tok dokumentov

Pre odoslanie na služobnú cestu je potrebné vystaviť:

• order;
• pridelenie služby;
• ID.

Po návrate je potrebné predložiť správu o dokončení pridelenia služby.

Zamestnanec musí mať vždy pri sebe cestovný certifikát. V každom bode sú v ňom urobené poznámky o čase príchodu a odchodu. Podľa čl. 168 Zákonníka práce Ruskej federácie musí zamestnávateľ preplatiť zamestnancovi tieto výdavky: cestovné, ubytovanie, diéty, iné náklady, ktoré boli dohodnuté s vedením.

Zvyčajne peniazevydané zamestnancovi pred odchodom. V súlade s predpismi o vykonávaní hotovostných transakcií na území Ruskej federácie sa táto operácia vykonáva hotovostným príkazom (RKO) na základe žiadosti zamestnanca, v ktorej je uvedená suma a podmienky. Finančné prostriedky sa poskytujú: hotovosť z pokladne, bankový šek, firemná karta, peňažný poukaz.

Design

Od roku 2002 právnické osoby všetkých foriem vlastníctva používajú špeciálny formulár č. AO-1. Predbežné hlásenie o pracovnej ceste, ktorého tlačivo je možné prevziať z účtovníctva podniku, sa vypĺňa v jednom vyhotovení do troch dní odo dňa návratu. Odošle sa na overenie finančnému oddeleniu.

Na prednej strane sú uvedené nasledujúce údaje:

• názov organizácie;
• číslo a dátum dokumentu;
• názov pododdielu;
• F. I. O. zamestnanec, jeho pozícia;
• určenie finančných prostriedkov: potreby domácnosti, služobná cesta, nákup materiálu atď.;
• údaje o prípadnej predchádzajúcej zálohovej platbe sú uvedené v tabuľke. Uvádza sa tu aj vydaná suma, vynaložená časť, zostatok finančných prostriedkov alebo nadmerné výdavky (v rubľoch a kopejkách).

Formulár predbežnej správy je vyplnený na oboch stranách. Zadná strana obsahuje zoznam dokladov, ktoré potvrdzujú výdavky (šeky, lístky, účtenky a pod.), ich čísla a dátumy a výšku výdavkov. Pod tabuľkou musí zodpovedná osoba uviesť svoj podpis.

Poznámky k účtovníctvu

Po prijatí formulára musí finančný pracovník vyplniť nasledovnépodrobnosti:

• "účtovný záznam" - transakcie s číslami podúčtov odrážajúcimi vynaložené sumy;
• zloženie žiadostí - počet predložených dokumentov;
• schválená suma vynaložených peňazí je zaznamenaná a podpísaná hlavným účtovníkom;
• vyplatený zostatok alebo povolené prečerpanie;
• číslo a dátum PKO alebo RKO;
• pod čiarou rezu je potvrdenie o prijatí na overenie dokumentov. Tu účtovník zaznamená iniciály zamestnanca, číslo a dátum správy, vynaloženú sumu (slovom), počet poskytnutých dokumentov.

Vyplnená správa o cestovných výdavkoch sa predkladá na schválenie vedúcemu organizácie.

Po návrate z pracovnej cesty musí zamestnanec odovzdať:

• certifikát;
• pridelenie služby;
• predbežná cestovná správa s dokumentmi, ktoré potvrdzujú výdavky.

Ak bola použitá karta, musia byť priložené šeky z bankomatov. V prípade zahraničnej pracovnej cesty je zamestnanec povinný poskytnúť kópie pasu a strany označené dátumom prekročenia hranice.

Správa o ceste, ktorej príklad bude uvedený nižšie, sa predloží manažérovi na schválenie. Nevyčerpaná časť finančných prostriedkov sa okamžite vráti do pokladne alebo sa zrazí zo mzdy. Maximálna suma je obmedzená na 20 % príjmu, v ojedinelých prípadoch - 50 %.

Zadávanie údajov do programu "1C Accounting"

Na základe dokončených aschválenú zálohovú správu, program generuje účtovanie o použití finančných prostriedkov. Na tento účel je k dispozícii dokument s rovnakým názvom, ktorý sa otvára cez ponuku Pokladňa na paneli nástrojov.

V denníku je potrebné vytvoriť nový formulár kliknutím na tlačidlo „Pridať“. Sú v ňom vyplnené nasledujúce údaje:

• „Fyzik. osoba" - Celé meno zamestnanca.
• "Cieľ" - "cestovné náklady".
• Na karte „Zálohy“v tabuľkovej časti dokumentu je uvedené číslo CSC, pre ktoré boli prostriedky vydané.
• V spodnej časti okna je v poli "Prihláška" uvedený počet odoslaných dokumentov.
• Na karte "Ostatné" sú podpísané výdavky, ktoré sú uvedené v dokumente "Cestovný výkaz".

Príklad

Lístok č. 8956 od 20. 3. 2014 - 2 500 rubľov. bez DPH.

Potvrdenie o ubytovaní č. 1245 zo dňa 20.3.2014 - 2400 rubľov. bez DPH.

Referenčný výpočet (na diétu) - 600 rubľov. bez DPH.

Po zaúčtovaní dokumentu by sa mali vygenerovať účtovania: DT 26 KT 71.01.

Príspevok na diéty

Toto je samostatná časť nákladov, ktorá nie je zdokumentovaná. Peniaze sa vydávajú pre vlastnú potrebu zamestnanca. Denná dávka je rovnaká pre všetky osady. Podľa zákona je maximálna denná dávka, ktorá nepodlieha dani z príjmu fyzických osôb, 700 rubľov. Sumy presahujúce túto hodnotu by sa mali zdaniť sadzbou 13 %. Denný príspevok na zahraničné pracovné cesty závisí od cieľovej krajiny. Výpočet sa robí v kalendárnych dňoch vrátane víkendov aprázdniny, čas cestovania. Platbu je možné vykonať v hotovosti na základe žiadosti zamestnanca alebo bankovým prevodom. Druhá možnosť sa používa častejšie. Pri prevode takýchto súm na „mzdové“karty však môžu vzniknúť daňové riziká, ktoré sú spojené s preškolením prostriedkov. Aby sa predišlo konfliktom, musí organizácia zohľadniť v účtovnej politike možnosť prevodu peňazí na akékoľvek podrobnosti o zamestnancoch. V opačnom prípade im vládne agentúry môžu účtovať dodatočnú daň z príjmu fyzických osôb, poistné, ako aj penále a pokuty.

Pár slov o zahraničných služobných cestách. Organizácia môže vydávať peniaze zamestnancovi v hotovosti v rubľoch, cudzej mene alebo prevodom na kartu. Denná dávka je určená kolektívnou zmluvou alebo miestnymi právnymi predpismi. Doba pobytu na pracovnej ceste sa počíta podľa značiek v cestovnom pase. V prípade núteného meškania na ceste sa diéty vyplácajú podľa uváženia vedenia.

Príklad prehľadu výdavkov na služobnú cestu

Názov podnikuČíslo EDRPO

Prehľad výdavkov č. 10 zo 4. 1. 2015

Jednotlivec: Ivanov A. A. Oddelenie: Dielňa Pozícia: Elektrikár

Cieľ: domáce potreby

Správa o použití finančných prostriedkov poskytnutých na pracovnú cestu č. _-_alebo podľa správy č. RKO -15 zo dňa 19.04.2015 vo výške 500 rubľov. 00 kop.

Zostatok/ prečerpanie z predchádzajúcej zálohy	Dátum	Target	Suma	Zostatok/prekročenie
-	20.04.15	Motorový olej	500 rub.	0, 00
Total			500

Skontrolovaný prehľad:Celkovo prijaté: 500 rub. 00 kop.

Celkovo vrátené na schválenie: 0 rub. 00 kop.

(vyplní účtovník)

Prijaté celkom: 500 RUB

Minuté 500 rubľov. 00 kop.

Zostatok: 0,00 RUB

Hlásenie potvrdené vo výške: 500 rubľov. 00 kop.

Prekročenie: 0 rubľov 00 kopecks.

Príloha: 1 dokument

1. šek č. 1245 zo dňa 20.04.2015.

Zaplatený zostatok vo výške _ vydaný PKO č. _ zo dňa _ Prekročenie vydal: Pokladňa č. _ zo dňa _.

Dátum Podpis

Týmto spôsobom sa vypĺňa formulár predbežného hlásenia. Všetky výdavky sú fixné s prihliadnutím na kopecks.

Záver

Prehľad cestovných nákladov potvrdzuje použitie finančných prostriedkov zamestnancami. Formulár uvádza: kto, kedy a koľko peňazí minul. Sú k nemu priložené všetky šeky a účtenky, ktoré potvrdzujú použitie peňazí. Formulár sa odošle na overenie účtovnému oddeleniu a potom vedúcemu organizácie.