Personálne číslo zamestnanca: ako sa prideľuje? Prečo potrebujete mzdové číslo?

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Nie každý zamestnanec čelí takému pojmu ako „personálne číslo zamestnanca“. Často je to známe tým, ktorí vykonávajú svoju pracovnú činnosť vo veľkom alebo strednom podniku. Účtovné oddelenie malej LLC zvyčajne neupovedomuje zamestnancov. Veľké továrne zamestnancom vždy oznámia svoje personálne čísla. Či už o tom zamestnanci vedia alebo nie, pridelenie sériového čísla vykonáva personálne oddelenie alebo účtovné oddelenie. Toto upravuje príslušný zákon a absencia tohto odseku je porušením.

Osobné číslo – čo to je?

V zásade už zo samotného názvu je jasné, čo je to osobné číslo. Ide o akúsi číselnú hodnotu, ktorá je priradená konkrétnemu zamestnancovi. Toto je šifra, ktorá označuje zamestnanca.

Medzi osobitosti personálnych čísel patrí skutočnosť, že sú individuálne. To znamená, že neexistujú zamestnanci, ktorých kód by sa úplne zhodoval. Zároveň zostáva zachované osobné číslo prepusteného zamestnanca. Ak bude u tohto zamestnávateľa pracovať aj v budúcnosti, takdostane svoje staré číslo.

Za zmienku stojí aj to, že personálne číslo má zamestnanec pridelené pri nástupe do zamestnania, v budúcnosti sa nemení. To znamená, že žiadosťou o prácu sa stanovuje určitý kód, ktorý v budúcnosti zostáva rovnaký, bez ohľadu na zmenu pozície alebo zvýšenie platu.

Potreba osobných čísel. Na čo slúžia?

Napriek tomu je lepšie prísť na to, prečo zamestnávateľ potrebuje personálne čísla. Zamestnanec z toho nič nedostane. Ako je uvedené vyššie, zamestnanec si nemusí byť vedomý prítomnosti takejto šifry. Prečo však bolo vtedy personálne číslo zamestnanca pôvodne zavedené? Ako sa prideľuje táto šifra a čo to znamená?

Personálne čísla pomáhajú účtovnému oddeleniu spoločnosti LLC alebo podniku. Vďaka nim je implementácia elektronickej správy dokumentov jednoduchšia. Hoci stojí za zmienku, že personálne čísla vo veľkých továrňach sa používajú už dlho, dokonca aj pred vznikom programu 1C.

Aké sú hlavné body, ktoré vám umožňujú používať túto šifru? V prvom rade:

• Uľahčenie práce špecialistov personálneho oddelenia. Je to spôsobené tým, že vedenie osobného čísla pomáha „nestratiť“zamestnanca pri zmene pozície.
• Pomoc účtovnému oddeleniu pri práci s výpočtom a výdajom miezd. Tu personálne čísla v 1C priamo súvisia. Práve tento program pomáha pri výbere zamestnanca nie podľa mena alebo pozície, ale podľa osobného čísla.
• Sledovanie polohy zamestnanca napracovisko. Relevantné pre podniky, ktoré sú vybavené systémom elektronického preukazu.

Konkrétne príklady. Prečo potrebujete osobné číslo?

Aby sme pochopili, kto a ako prideľuje osobné číslo zamestnancovi, je potrebné plne pochopiť, prečo je tento parameter potrebný.

V prvom rade pomáha vyhnúť sa zbytočným klebetám. Ak teda pri výpočte miezd vidí účtovník alebo špecialista na prídelové a odmeňovanie len personálne čísla. Nevie presne pochopiť, akú sumu dostal Ivanov a akú sumu - Petrov. To znamená, že vám umožňuje ďalej zvýšiť utajenie.

Aj osobné číslo pomáha neurobiť chybu. Toto je ďalší parameter, ktorý umožňuje skontrolovať správnosť dokumentu. Platí to najmä vtedy, keď sú meniny alebo úplné meniny. Parametre si samozrejme môžete skontrolovať aj podľa pozície alebo dátumu zamestnania. Personálne čísla by sa však nemali znižovať.

Kto si môže privlastniť?

Personálne čísla prideľuje zamestnancom špecialista na personálnom oddelení. Treba si však uvedomiť, že legislatíva neupravuje postavenie zamestnanca zaoberajúceho sa prideľovaním šifier. Pri uchádzaní sa o prácu sú však priamo prítomní HR inžinieri.

Môžu to urobiť aj vedúci štrukturálnych divízií alebo dokonca vedúci podniku. V prípade neprítomnosti personálneho pracovníka môže jeho miesto v tejto veci zaujaťúčtovník.

Komu možno prideliť osobné číslo

Je možné prideliť kód všetkým zamestnancom? Účtovanie o personálnych číslach sa zvyčajne vedie pre všetkých zamestnancov podniku. Konkrétne:

• Pre zamestnancov na plný úväzok.
• Dočasní alebo sezónni pracovníci.
• Pre externých pracovníkov na čiastočný úväzok.
• Pre tých, ktorí pracujú na čiastočný úväzok.

V skutočnosti má každý zamestnanec svoje osobné číslo bez ohľadu na to, ako dlho je zamestnaný. Je pozoruhodné, že dokonca aj študenti, ktorí sa prihlásia na prax v akomkoľvek oddelení, dostanú svoj kód.

Za zmienku stojí, že ak má zamestnanec akúkoľvek kombináciu zamestnaní alebo profesií v rámci toho istého podniku, stále dostáva jedno personálne číslo. Zamestnanec, ktorý pracuje na čiastočný úväzok v dvoch spoločnostiach, má v každej z nich svoj vlastný individuálny kód.

Ako sa prideľuje personálne číslo zamestnanca. Čo hovorí zákon?

Hneď treba poznamenať, že legislatíva je dosť vágna, pokiaľ ide o prideľovanie personálneho čísla v podniku. V Zákonníku práce ani federálnych zákonoch totiž neexistujú žiadne konkrétne články, ktoré by upravovali spôsob prideľovania personálneho čísla zamestnancom. Každý zamestnávateľ si pre seba vyvinie systém, ktorý mu pomáha viesť kompetentnú a pohodlnú evidenciu týchto šifier. Tu zohrávajú dôležitú úlohu interné dokumenty organizácie. V nich môžete napríklad definovať pozíciu zamestnanca, ktorého sa to týkapridelenie čísla.

Ako uchovávať záznamy? Praktické tipy

Všeobecne sa uznáva, že každému zamestnancovi je pridelené osobné číslo, pričom by ste mali začať prvým číslom. V skutočnosti sa stáva identickým s pojmom „sériové číslo“.

Takéto záznamy možno uchovávať dvoma spôsobmi:

• Používanie špeciálnych programov.
• Manuálne zamestnancom.

Posledná metóda sa používa čoraz menej. Dôvodom je skutočnosť, že najobľúbenejší program 1C vám umožňuje automaticky prideľovať čísla každému novozamestnanému zamestnancovi podniku.

Praktické tipy

Pridelenie osobného čísla sa môže zdať zdĺhavý proces. Avšak nie je. Stojí za to dodržiavať niekoľko jednoduchých pravidiel a táto akcia sa vykoná automaticky.

V prvom rade musí byť táto povinnosť určená konkrétnemu pracovníkovi internými dokumentmi organizácie. To pomôže vyhnúť sa konfliktom v budúcnosti. Odstráni to aj situáciu, keď za túto operáciu nikto nie je zodpovedný.

Po druhé, priame pridelenie čísla zamestnancovi by sa malo uskutočniť v prvý pracovný deň zamestnanca, v ideálnom prípade - v čase uzavretia pracovnej zmluvy. V tomto prípade bude číslovanie správne a bez medzier.

Špecifický číselný kód musí byť oznámený zamestnancom, pretože to nielen zvyšuje ich dôležitosť v ich očiach, ale tiež pomáha predchádzať chybám v mzdovej agendepoplatky. Je to spôsobené tým, že pri písaní akejkoľvek žiadosti o peňažnú pomoc alebo čerpanie dovolenky zamestnanec okrem iného uvedie svoje osobné číslo.

Tento parameter musí byť tiež bezpodmienečne uvedený v objednávke zamestnania. Môže byť napísaný do softvéru alebo ručne napísaný zástupcom oddelenia ľudských zdrojov.

Účtovný denník. Oprava osobných čísel

Firmy, ktoré sú nútené používať osobné čísla pre svojich zamestnancov, často používajú dokument, ako je register osobných čísel.

V tomto internom dokumente podniku môžu byť špecifikované nasledujúce parametre:

• Údaje z pasu zamestnanca vrátane jeho priezviska, mena a priezviska, ako aj čísla a série dokumentu.
• Dátum prijatia zamestnanca na jeho hlavné pracovisko.
• Číslo pracovnej zmluvy, ako aj dátum jej vyhotovenia.
• Pozícia špecialistu.
• Jednotka, v ktorej bude zamestnanec pracovať.
• Priame osobné číslo.

Osobné číslo je povinné pre veľké podniky. Malé firmy však tento spôsob využívajú aj na uľahčenie života pracovníkom personálneho oddelenia či účtovníctva. Vo všeobecnom zmysle ide o číslovanie zamestnancov. Keďže každé číslo je jedinečné, pomáha to zabezpečiť, aby boli prostriedky pripísané správnej osobe. To platí najmä pri zamestnávaní menovcov alebo menovcov. Vedenie evidencie osobných čísel nie je zložité ani časovo náročnépostup. V podstate je pridelený špecialistovi na personálnom oddelení. Zákon však umožňuje prideliť toto poslanie inému zamestnancovi. Táto skutočnosť je napísaná v dokumentoch priamo organizácii.