Mentoring ako metóda školenia zamestnancov. Pomôžte mladým profesionálom v nových zamestnaniach

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Enterprise mentoring je uznávaný ako jedna z najúčinnejších a najúčinnejších metód používaných na školenie nových zamestnancov.

Črtou súčasnej situácie vo svete podnikania možno nazvať vážne ťažkosti s výberom odborného personálu. Je takmer nemožné nájsť hotového špecialistu, ktorý sa môže okamžite pustiť do práce. Mentoring, ako metóda vzdelávania zamestnancov, umožňuje prakticky vzdelávať personál so špecifickými znalosťami a zručnosťami, ktoré sú relevantné pre konkrétnu spoločnosť. Mnoho veľkých podnikov prechádza na túto metódu budovania tímu. Táto technika sa stáva obzvlášť dôležitou v prípadoch, keď personál podniku tvoria mladí ľudia s minimálnymi pracovnými skúsenosťami.

Čo je mentoring

V závislosti od veľkosti organizácie, ako aj od špecifík a zložitosti ekonomických činností (výroba, obchod, služby, konzultácie) môže manažér zamestnať zamestnancov s malými alebo žiadnymi skúsenosťami. V procese školenia vysokokvalifikovaný špecialista (to jementor) poskytuje nováčikovi informácie potrebné pre prácu.

Jeho zodpovednosťou je tiež sledovať proces asimilácie týchto vedomostí, formovanie potrebných zručností a vo všeobecnosti chuť pracovať. Po ukončení školenia absolvuje mladý odborník atestáciu a môže mu byť povolené vykonávať pracovné funkcie.

Výrazným znakom mentoringu je, že celý proces prebieha priamo na pracovisku, dotýka sa reálnych situácií a ilustruje celý pracovný proces. To znamená, že takýto tréning obsahuje minimum teórie, zameriavajúc pozornosť študenta na praktickú stránku aktivity.

Interná a externá škola vo firme

Pojem „mentoring“sa najčastejšie používa v súvislosti s pojmom „učiaca sa spoločnosť“. Toto je názov organizácií a podnikov, ktoré rýchlo a efektívne reagujú na vznikajúce zmeny vo svojej obchodnej oblasti. Vytvárajú nové technológie, študujú a získavajú zručnosti a znalosti a mimoriadne rýchlo integrujú nový vývoj do výrobného (obchodného, poradenského alebo iného) procesu. Účelom týchto akcií je transformovať hlavné podnikanie s cieľom zachovať a zlepšiť konkurencieschopnosť.

Neoddeliteľnou súčasťou tohto procesu je neustále zvyšovanie kvalifikácie a profesionality personálu. Pre efektívne a kvalitné školenie zamestnancov sa využívajú dva systémy:

1. Externá škola poskytujeorganizácia akéhosi školiaceho strediska na území podniku alebo mimo jeho múrov. Zamestnanci podniku, ktorí sú vyškolení „od nuly“alebo si zlepšujú svoje zručnosti, sa tu môžu zúčastniť školení, seminárov alebo prednášok vedených vlastnými školiteľmi alebo pozvanými odborníkmi.
2. Vnútorná škola je individuálnejší spôsob učenia. Mladý špecialista využíva na svojom pracovisku pokyny, rady a odporúčania skúsenejšieho pracovníka. Výhodou internej školy je odovzdávanie individuálnych skúseností a postrehov.

Kto je mentor a aký by mal byť

Mentoring, ako metóda školenia personálu, zahŕňa predbežné školenie samotného inštruktora. Môže ich vybrať iba vedúci, špecialista alebo manažér, ktorý prešiel výberom, bol zaradený do skupiny mentorov a spĺňa niekoľko požiadaviek:

• Súčasná úroveň kompetencií zodpovedá profilu pozície, ktorú zastáva.
• Opatrný pri vykonávaní svojej práce, ako aj vo vzťahu k ostatným pracovníkom.
• Pracovné skúsenosti v tejto organizácii aspoň jeden rok.
• Skúsenosti s vykonávaním svojich profesionálnych povinností aspoň tri roky.
• Mať osobnú túžbu stať sa mentorom.
• Dobrý výkon v MVO.

Keď podnik potrebuje zaškoliť nových zamestnancov, manažér vyberie kandidáta a podpíše príkaz na mentorstvo. Podľa tohto dokumentuneskôr sa vykonajú všetky úkony na priradenie praktikanta ku konkrétnemu inštruktorovi, nazbieranie poslednej odmeny a zapísanie nového zamestnanca v štáte po jeho úspešnom zaškolení.

Ako prebieha registrácia do skupiny mentorov

Vychádzajúc zo skutočnosti, že práca s personálom je pomerne zložitý proces, ktorého výsledky majú výrazný vplyv na produktivitu firmy, pristupuje sa k výberu a vzdelávaniu mentorov maximálne zodpovedne. Spolu so schopnosťami a túžbou zamestnanca, ktorý sa uchádza o rolu mentora, o zaradení do skupiny rozhoduje personalista po dohode s priamym nadriadeným zamestnanca.

Stáva sa to vtedy, keď si šéf preštuduje prihlášku, ktorú zamestnanec sám podal v písomnej alebo elektronickej forme (závisí to od organizácie firemného portálu). Manažér si navyše môže nezávisle vybrať a odporučiť určitého zamestnanca a kandidát na mentorov má šancu byť zaradený do skupiny na základe výsledkov ročného hodnotenia zamestnancov.

Keďže sú mentori v skupine, absolvujú školenia zamerané na systematizáciu a harmonizáciu procesu mentoringu. Prezentuje sa im obsah, štýl a správne poradie prezentácie vzdelávacieho materiálu.

Prečo sú mentori vylúčení zo skupiny

Zamestnanci, ktorí sú medzi inštruktormi, musia vykonávať svoje povinnosti na správnej úrovni, inak budú vylúčení. Dôvody pre takéto radikálne kroky zo strany lídrov môžu byť tieto faktory:

• Zamestnanec nevykazuje osobný pokrok, jeho kompetencia sa nerozvíja.
• Viac ako 20 % nových zamestnancov spoločnosti, na ktorých dohliadal tento mentor, neprešlo programom onboardingu.
• Špecialista nie je schopný vykonávať svoje priame pracovné povinnosti vo vysokej kvalite.
• V priebehu jedného roka sa na tohto zamestnanca sťažovalo viac ako 30 % stážistov.

Zapojenie mentora

Mentoring, ako metóda školenia personálu, ukladá inštruktorovi a stážistovi určité povinnosti, ale zároveň im dáva možnosť uplatniť si množstvo práv.

Špecialista, ktorý je študentovi pridelený, dostáva okrem realizácie svojich túžob a schopností aj peňažnú odmenu. Aby však mentor dostal tieto peniaze, musí dobre vykonávať všetky svoje funkcie a počkať, kým sa dokončí proces školenia zamestnancov a prejde certifikácia. Je bežnou praxou vyplatiť kompenzáciu dva mesiace po tom, čo personalista posúdil znalosti nového zamestnanca a schválil jeho zápis.

Takéto opatrenia sú celkom opodstatnené, pretože cieľom mentoringu je odovzdať skúsenosti a vychovať zamestnanca užitočného pre podnik. Spoločnosť nemá záujem prísť o peniaze v dôsledku nekompetentnosti mentorov, nedbalosti, lenivosti alebo nedbalosti študentov.

Význam správneho stanovenia cieľa

Jednou z najdôležitejších úloh, ktoré vysokokvalifikovaný špecialista vykonáva ako mentor, je vytvorenie obrazu výsledku v mysli a predstave školenca.

Z čohoto, ako prístupný a zrozumiteľný bude cieľ sprostredkovaný, závisí od reality jeho dosiahnutia pre študenta. Správna formulácia môže navyše inšpirovať prispôsobivého zamestnanca k náročnejším úlohám.

Relevantnosť a primeranosť stanovených cieľov možno posúdiť ich porovnaním s nasledujúcimi kritériami:

• Specific.
• Merateľné.
• Dosiahnuteľné.
• Význam.
• Viazané na konkrétny dátum.

Konkrétne ciele

Pre každého lídra alebo mentora je práca s personálom v prvom rade založená na princípe konkrétnosti pri formulovaní úloh, zodpovedností a požadovaných výsledkov.

Zároveň, spolu s konkrétnosťou, je cieľ stanovený z pozitívnej pozície. Napríklad by bolo nesprávne žiadať rozloženie titulnej strany bez červenej a čiernej.

Na rozdiel od toho bude správnejšia úloha vytvoriť niekoľko možností rozloženia podľa šablóny, ktorú zamestnanec pozná.

Mentoring, ako metóda školenia zamestnancov, by mal byť založený na pozitívnych vyhláseniach bez častice „nie“. Bolo dokázané, že to nie je vnímané podvedomím, takže existuje vážne riziko, že dostanete presne taký výsledok, ktorému ste sa chceli vyhnúť (rozloženie v červenej a čiernej farbe).

Namiesto rozprávania o tom, čo nerobiť, dobrý mentor dá školencovi správny a jasný kurz.

Čo znamená pojem „merateľný cieľ“

Charakteristika správnacieľom sa stáva možnosť jeho kvantitatívneho alebo kvalitatívneho merania. Na tento účel použite rôzne parametre a miery: kusy, listy, percentá, ruble, metre.

Príkladom nesprávne formulovanej úlohy je známa anekdota, ktorej soľou je záverečná veta armádneho práporčíka: „Koľte odtiaľto až do úsvitu.“

Adekvátnym cieľom by bolo uskutočniť desať nevyžiadaných telefonátov denne alebo vyjednávať s tromi ľuďmi.

Dosiahnutie cieľa: naozaj na tom záleží

Vybudovanie dôvery študentov vo vlastné schopnosti a kompetencie je jednou z funkcií, ktoré mentor vykonáva. Mentoring by pre skúsených zamestnancov nemal byť spôsob, ako sa presadiť na úkor nováčikov.

To je dôvod, prečo dobrý manažér, keď zadáva stážistovi úlohu, porovnáva jej zložitosť so schopnosťami študenta. Tu nie je žiadna nádej na šťastie alebo zázrak

Zvláštnosťou stanovenia adekvátneho cieľa je, že by mal stážistu motivovať k ďalšej činnosti, čiže by to malo byť náročnejšie, ako je zvyknutý. Zároveň nadmerná zložitosť desí neistých študentov.

Najlepší popis cieľov, ktoré spadajú do „zlatého priemeru“medzi zložitým a jednoduchým, by bola fráza „ťažké, ale realizovateľné“. Postupom času sa úroveň obtiažnosti cieľov pre stážistu zvýši, pretože dostáva nové poznatky a musí ich vedieť aplikovať.

Nastavenie termínu dokončenia úlohy

Nejasná formulácia pri stanovovaní cieľov je jedným z hlavných faktorov vyvolávajúcich zlyhanie úlohy resp.jeho slabý výkon.

Nová práca musí mať v prvom rade termín, ako aj čas na doručenie alebo odsúhlasenie priebežných výsledkov.

Extrémne neprofesionálne uvádzať hrubý odhad dátumu splatnosti, napríklad „do konca mesiaca“alebo „budúci týždeň“. Úloha dokončiť rozloženie do 15. septembra znie oveľa jasnejšie a konkrétnejšie.

Dôležitosť cieľa

Nová práca sa pre stážistu stáva výzvou a nie zaťažujúcou povinnosťou, len keď je pre neho zaujímavá. S vedomím, že študenta potrebuje motivovať, kvalifikovaný mentor sformuluje cieľ tak, aby sa stal dôležitým pre samotného interpreta.

Mentor má k dispozícii len nefinančnú motiváciu, peňažné odmeny ani pokuty od stážistov nie sú dostupné. Preto umením dobrého manažéra je pevne a trvalo zaujať študenta v pracovnom procese.

Príklad nesprávneho nastavenia cieľa: „Potrebujem, aby si vytvoril toto rozloženie.“Študent nerozumie, prečo by mal robiť túto úlohu, vnútorne sa tomu bráni.

Požiadavka na vytvorenie tohto rozloženia má radikálne opačný efekt a v prípade dobrého výsledku bude celý tím vedieť o prednostiach stážistu.

Spätná väzba ako mentorský nástroj

V procese učenia je úlohou inštruktora nielen mechanicky sprostredkovať školenému potrebné informácie, ale aj kontrolovať ich správnu a úplnú asimiláciu.

Používanie spätného chodukomunikácie, môže manažér analyzovať úroveň vnímania študenta, jeho chyby, nedostatky a bludy. Korekcia výkonu pracovnej funkcie sa uskutočňuje diskusiou a jemným navrhovaním správneho smeru, teda konštruktívnou kritikou.

Akýkoľvek komentár by mal byť štruktúrovaný takto:

1. Mentor popisuje situáciu, ktorá je predmetom diskusie (úloha, projekt, tímové správanie, dodržiavanie firemnej etiky).
2. Potom vyjadrí svoj postoj k nej a jej dôsledkom.
3. Manažér vysloví svoje želania týkajúce sa budúcich výsledkov konania študenta za rovnakých (podobných) okolností. Môže tiež ponúknuť jednoduchšie správanie na dosiahnutie čo najefektívnejšieho pracovného postupu.

V každom prípade by správanie mentora voči prispôsobivým zamestnancom malo byť založené na takte, trpezlivosti a diplomacii.