Elektronický systém správy dokumentov (EDMS): čo to je, funkcie a odporúčania

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Pred niekoľkými rokmi sa o systémoch správy elektronických dokumentov hovorilo ako o svetlej budúcnosti. Dnes sa už aktívne využívajú v súkromných a verejných podnikoch. Najdôležitejšie však je, že dopyt po EDMS neustále rastie. Čo je to elektronický systém správy dokumentov a ako funguje, uvažujme o príklade systémov fungujúcich v Ruskej federácii.

Pozadie

Pre lepšie pochopenie fungovania programu EDMS je potrebné zopakovať si základné pojmy a úlohy. Kľúčové faktory sú tie, ktoré určujú výber konkrétneho systému.

Ak organizácia môže fungovať v podmienkach neformálneho manažmentu, potom nie je potrebná správa dokumentov. S nástupom obchodných procesov vzniká potreba riadiť mechanizmus pomocou usporiadanej dokumentácie. Ak sa s papiermi nezaobídete včas, začnú sa hromadiť a strácať.

Ako alternatíva k papierovým médiám sa používa špeciálna schéma ukladania súborovna serveri. Ale ani to nefunguje dlho. S rastúcim objemom spoločnosti rastie potreba ukladania a synchronizácie informácií.

Nastáva dilema: či použiť staré papierové médiá alebo EDMS na ukladanie informácií. Čo také dôležité môžete získať vďaka elektronickému systému? Zvýšte efektivitu organizácie.

Ekonomický efekt

Efektívnosť práce možno zvýšiť dvoma spôsobmi: znížením nákladov alebo zvýšením výsledkov. Dokumenty EDMS vám umožňujú dosiahnuť dva ciele naraz. To znamená, že implementácia systému umožňuje organizácii míňať menej, ale zarábať viac.

Zníženie nákladov znížením nákladov na papier, strateným časom, zrýchlením komunikácie, zmenou firemnej kultúry.

Na vyhodnotenie efektívnosti programu EDMS si musíte vypočítať čas strávený papierovaním. Poradenské spoločnosti odhadujú, že takéto operácie zaberú 20 % pracovného času. V systéme ruskej byrokracie to trvá ešte viac – 60 % času. Zavedením EDMS sa tieto náklady znížia najmenej 10-krát.

Práca v kancelárii a tok dokumentov

Tieto dva pojmy spolu súvisia. Vedenie záznamov je pojem, ktorý označuje formálny súbor pravidiel pre prácu s dokumentmi. Niektoré systémy EDMS je možné prispôsobiť podľa pravidiel kancelárskej práce, existujú však aj také systémy, na základe ktorých sa už kancelárska práca tvorí.

Dokument je jednotka uchovávania informácií v EDMS. Tok dokumentov sa tvorí zrôzne zdroje: iné systémy, aplikácie, e-mail, ale predovšetkým - z naskenovaných papierových médií. Preto sú skenery a ďalšie vybavenie neoddeliteľnou súčasťou EDMS. Systém uchováva všetky dokumenty, uchováva ich históriu, zabezpečuje pohyb po organizácii a vykonáva s nimi obchodné procesy.

V takejto databáze je rozhodnutie, pokyn a príkaz SED. Prostredníctvom nich je organizácia riadená. Akýkoľvek dokument je dodávaný s "pomocou". Sada polí vo formulári závisí od typu dokumentu. Informácie sú uložené v systéme vo forme databázy každého poľa takejto karty.

Funkcie a úlohy EDMS

Program na správu dokumentov je určený na riešenie nasledujúcich úloh:

• systematizácia práce s dokumentmi.
• tvorba dokumentov podľa šablón, ich registračné ukladanie;
• automatizácia účtovníctva;
• klasifikácia dokumentu.

Pozrime sa bližšie na funkcie SED. Program pracovného postupu sa používa na:

• tvorba kariet.
• tvorba textu dokumentu;
• uložiť údaje ako pdf alebo ms word;
• správa prístupových práv používateľa;
• tvorba trás;
• riadenie toku dokumentov;
• odosielanie upozornení, pripomienok;
• žurnál, adresáre, klasifikátory;
• generovanie objednávky;
• vyhľadávať a podpisovať dokumenty;
• generovanie prehľadov.

Všeobecné funkcie systému zahŕňajú:

• diaľkovépráca s dokumentmi;
• používanie DBMS na ukladanie údajov;
• súčasná práca s EDMS;
• zabezpečené prostredníctvom certifikátov, čiarových kódov a personalizácie.

Výhody a nevýhody

Prechod na SED má viac výhod ako nevýhod. Zle zorganizovaný projekt však môže zničiť všetky výhody automatizácie. Ciele implementácie EDMS musia byť dosiahnuteľné. Medzi výhody patrí:

• centralizované štruktúrované ukladanie informácií;
• rovnaký prístup k tvorbe a spracovaniu dokumentov;
• použitie šablón;
• search;
• prístup k auditu.

Nevýhody zahŕňajú vysoké počiatočné náklady a dôsledné školenie používateľov.

Spracovanie dokumentov

V EDMS prechádza elektronický manažment dokumentov sériou etáp, počas ktorých sú dokumentu priradené určité vlastnosti. Spracovanie sa vykonáva manuálne aj automaticky. V druhom prípade nastavte:

• podmienky pre prechody medzi fázami;
• oddelenie trasy;
• obrábacie cykly;
• spustenie podprocesov, časovačov, procesov spracovania;
• roly používateľov sú nastavené.

Typy ošetrení:

• Vytvorenie dokumentu.
• Úprava.
• Premenovanie.
• Presunúť.
• Uložiť.
• Indexovanie.
• Vymazanie.

SED náklady

Správa dokumentov nemôže plne fungovať bez licencie, serverov, úplného nastavenia a školenia všetkých používateľov. Každý z týchto prvkov si vyžaduje veľké peňažné výdavky. Okrem toho by sme nemali zabúdať na integráciu EDMS s inými systémami, aktualizáciu databáz a softvéru, konzultácie technickej podpory a ďalšie náklady na údržbu.

Predstavenie EDMS

Implementácia projektu môže trvať niekoľko mesiacov. Proces závisí tak od počtu dokumentačných procesov, ako aj od finančných, organizačných a zdrojových možností. Implementácia sa vykonáva podľa nasledujúceho algoritmu:

• vytvorenie pracovnej skupiny, identifikácia vedúceho;
• definovať ciele a zámery;
• kontrola existujúcich procesov dokumentácie;
• vývoj podmienok;
• SED choice;
• uzatvorenie zmluvy na implementáciu EDS;
• vypracovanie a schvaľovanie pracovných predpisov;
• Kontrola počiatočného obsahu adresárov;
• Predbežný test EDS;
• školenie personálu na pracovisku;
• test implementácie EDMS;
• analýza výsledkov testov;
• oprava chýb;
• úplná implementácia EDMS.

Chyby implementácie

Osobitnú pozornosť treba venovať tým procesom, ktoré vyžadujú papierový dokument. Hlavnou chybou je duplicita papierového dokumentu s elektronickým. To komplikuje prácu a spôsobuje negatívny postoj k automatizácii. Nikto nedopláca na to, že robí dvojitú prácu. Je potrebné vybudovať automatizačné procesy bezduplicita. Druhou chybou je nepripravenosť personálu. Nové procesy sú najčastejšie vnímané nepriateľsky. Preto je potrebné zamestnancom vysvetliť, prečo sa EDMS vôbec zavádza, aby vedome pristupovali k procesu učenia.

Technológie ukladania dokumentov

V EDMS sa správa elektronických dokumentov skladá z atribútov, na základe ktorých sa vykonáva vyhľadávanie, klasifikácia, zoskupovanie a podávanie správ. Niekedy je dokument vytvorený podľa šablóny, niekedy prenosom údajov z databázy. Atribúty sú uložené v tabuľkách. Samotný súbor je umiestnený v priečinku úložiska, informácie z neho sú umiestnené v adresári DBMS. K údajom majú prístup iba používatelia EDMS.

Čo je inline skenovanie?

Úplné spracovanie dokumentov s následným umiestnením ich vzoriek do archívu prebieha pomocou skenerov. Počas procesu skenovania je možné na doklade automaticky vytvoriť čiarový kód a zaregistrovať ho v databáze s následným nasmerovaním po zadanej trase.

Optické rozpoznávanie textu

Tento elektronický systém správy dokumentov EDMS prevádza elektronický obrázok dokumentu vo formáte fotografie alebo jpeg do textového formátu. V tomto prípade sa používa špeciálny softvér vo forme samostatnej aplikácie alebo integrovaného ESCOM. BPM do EDMS. Čo je ESCOM. BPM? Toto je program na rozpoznávanie dokumentov napísaných rôznymi typmi písma. Stojí však za zmienku, že samostatné aplikácie majú viac funkcií a rozpoznávajú aj ručne písaný text.

Barcoding

Táto technológia poskytuje súbor postupov na vytváranie a aplikáciu grafického čiarového kódu na dokument. Jedinečný čiarový kód sa generuje prostredníctvom servera systému. Zabezpečuje tiež identifikáciu dokumentu, jeho rýchle vyhľadávanie v databáze a distribúciu na úložných miestach. Pri evidencii dokladu sa na štítok vytlačí čiarový kód zodpovedajúci identifikátoru elektronickej karty. Je nalepený na papierovej verzii dokumentu.

EDS

Digitálny podpis umožňuje overiť správnosť dokumentu a nemennosť údajov. Podpisovanie sa vykonáva pomocou poskytovateľa kryptografie a softvérového kľúča - certifikátu. Ten je súborom v špeciálnom formáte, ktorý sa vygeneruje v centre vydávania licencií. Na zaistenie bezpečnosti informácií by ste mali certifikát uložiť na čipovú kartu alebo kľúče I-Token. Sú chránené PIN kódom. Ak PIN zadáte niekoľkokrát nesprávne, certifikát sa automaticky zablokuje.

Vyhľadávanie celého textu a atribútov

Vyhľadávanie atribútov sa vykonáva prostredníctvom špeciálneho formulára pomocou niekoľkých hodnôt z polí karty. Napríklad kritérium „Účet“vyhľadáva údaje v poli „Príjemca“alebo „Odosielateľ“. Systém zároveň porovná zadané kritériá s údajmi na kartách a do výsledku zapíše tie karty, ktoré sa zhodovali. Vyhľadávanie je založené na presnej alebo čiastočnej zhode.

Fulltextové vyhľadávanie sa vykonáva podľa údajov vdokument vrátane slovných foriem prostredníctvom vstavaných nástrojov DBMS, ako sú MS SQL SERVER, ORACLE. Pre plnohodnotné vyhľadávanie je potrebné vložiť súbory do databázy vo formáte dokumentu (doc), tabuľky (xls), prezentácií, správ.