Asistent manažéra: povinnosti a osobné vlastnosti

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Osobný asistent vedúceho - profesia je momentálne veľmi žiadaná. V prvom rade je to spôsobené rozvojom trhového hospodárstva, pretože v podmienkach tvrdej konkurencie závisí finančná situácia každej spoločnosti od správnych a včasných rozhodnutí manažmentu. Úspech riaditeľa do značnej miery závisí od schopností, obchodných zručností a osobných kvalít dôveryhodnej osoby. Asistent vedúceho, ktorého povinnosti siahajú od banálnych kancelárskych záležitostí až po operatívne rozhodnutia, sa stane nepostrádateľným zamestnancom, „pravou rukou“šéfa, a čo je najdôležitejšie, garantom splnenia úloh v plánovanom čase.

Osobné vlastnosti asistenta

Pri výbere „správnej ruky“riaditeľ spoločnosti často nevenuje pozornosť vzdelaniu, ale osobným ľudským vlastnostiam. S najväčšou pravdepodobnosťou bude uprednostňovaná osoba s menšími skúsenosťami, ale s podobným názorom, ako špecialista s vynikajúcimi odporúčaniami, ale odlišnými životnými presvedčeniami. Asistent manažéra, ktorého povinnosti prakticky formulujenemožné, musí mať schopnosť čítať myšlienky a na prvý pohľad určiť náladu šéfa. Vykonajte všetky úlohy bez ohľadu na špecifiká - môžu to byť úlohy osobného charakteru. Ak ste sentimentálny človek a vždy beriete všetko osobne, potom toto nie je práca pre vás. Asistent manažéra by nemal venovať pozornosť nespokojnosti a zlyhaniam šéfa. Asistent musí byť oddaný a lojálny voči svojim nadriadeným. Jeho práca, okrem peňažnej odmeny, je motivovaná jediným cieľom – zvyšovanie blahobytu a konkurencieschopnosti firmy ako celku. Asistent vedúceho, ktorého povinnosťou je vyjednávanie a uzatváranie zmlúv v neprítomnosti prvej osoby spoločnosti, je do istej miery tvárou spoločnosti. Konkurenti podľa nej posudzujú stav vecí a zákazníci a partneri rozhodujú o spolupráci.

Pracovné funkcie

Ak sa teda chcete stať osobným asistentom, mali by ste sa oboznámiť s oblasťou činnosti a zoznamom úloh, ktoré asistent manažéra denne vykonáva. Jeho povinnosti, ako už bolo spomenuté, siahajú od výkonného po zástupcu.

Povinnosti manažéra kancelárie zahŕňajú:

• plánovanie a plánovanie nadchádzajúcich obchodných a manažérskych stretnutí;
• pripomenutie plánovaných stretnutí, nadchádzajúcich ciest, organizovania podujatí a pracovných obedov;
• kontrola a plánovanie služobných ciest: rezervácia leteniek, rezervácia hotelov,práca prekladateľa;
• dokumentácia a organizačné momenty na racionalizáciu pracoviska.

Povinnosti zástupcu zahŕňajú:

• vyhľadávanie potrebných informácií, rýchle riešenie vznikajúcich problémov, kontrola nad prácou konštrukčných celkov;
• zastupovanie firmy a šéfa na obchodných stretnutiach podľa potreby.

V konkrétnej spoločnosti sa referenčné podmienky môžu líšiť v závislosti od špecifík spoločnosti a osobných kvalít lídra.

Vyhliadky

Vysoko kvalifikovaní zamestnanci, ktorí vykonávajú tieto funkcie, sú vysoko cenení. Osobnými asistentmi sú najčastejšie manažéri kancelárií, sekretárky, vedúci oddelení, ktorí si počas svojej služby získali vynikajúcu povesť a prerástli svoje povinnosti. Niektorí zamestnanci považujú pozíciu osobného asistenta za východiskový bod pre postup na kariérnom rebríčku. Skúsenosti a znalosti o štruktúre spoločnosti, jej činnosti, špecializácii, ako aj vyjednávacie schopnosti otvárajú do budúcnosti široké perspektívy. Skúsení a uznávaní pracovníci môžu zaujať vyššie pozície, čo je ich vznešený cieľ a hlavný sen.