Ganttov diagram je váš pomocník pri plánovaní. Čo je to Ganttov diagram a ako ho vytvoriť?

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Ganttov diagram je jedným z najpopulárnejších nástrojov na vizuálne znázornenie harmonogramu pri riadení projektov.

Čo je toto?

Ganttov diagram je navrhnutý tak, aby ilustroval rôzne fázy práce v oblasti malých a stredných podnikov. Vizuálne ide o jednoduchý súbor pásikov pozostávajúci z dvoch hlavných osí: puzdier a času. Každému časovému obdobiu je priradená konkrétna úloha, ktorú treba dokončiť.

Na diagrame môže byť okrem hlavných blokov aj špeciálny doplnkový stĺpec zobrazujúci percento dokončenej práce. Špeciálne značky - míľniky - sa používajú na zvýraznenie dvoch alebo viacerých úloh a demonštrujú postupnosť ich implementácie.

Ganttov diagram je akýmsi štandardom v oblasti projektového manažmentu, pretože práve s jeho pomocou je možné jasne ukázať štruktúru realizácie všetkých fáz projektu.

Na čo slúži Ganttov diagram?

Vzhľadom na to, že väčšina ľudí je vizuálna, diagram poskytuje príležitosť vyriešiť jednu z hlavných úloh a ukázať personálu, na čom majú pracovať, aké zdroje použiť v procese a sako rýchlo vykonávať určité úlohy. Všetky informácie sú prezentované v komprimovanej forme, bez použitia neprehľadných tabuliek a obrovského množstva textu. Podstata je zároveň jasná a zrozumiteľná pre všetkých účastníkov projektu bez výnimky.

Používanie grafu výrazne zjednodušuje riadenie projektov malého rozsahu a umožňuje mať aktivity zamestnancov vždy pod kontrolou.

História vzhľadu prvého grafu

Prvý formát grafu vyvinul a otestoval Henry L. Gant na začiatku 20. storočia. Vedec bol najatý, aby riadil stavbu lodí na použitie v prvej svetovej vojne. Špeciálny harmonogram mu umožnil koordinovať prácu niekoľkých inžinierov a kontrolovať dokončenie úloh načas. Gant začal priamo zoznamom všetkých požadovaných úloh a ich naplánovaním podľa dostupných zdrojov.

Dôležitou etapou bola demonštrácia závislosti niektorých úloh na iných. Okrem toho Gant pridelil každej osobe časové obdobie, počas ktorého musel dokončiť určitý typ činnosti, uviedol, kto a akú úlohu bude vykonávať, pričom zohľadnil čas vyhradený na projekt.

Ganttov diagram sa vykonáva pomocou vertikálnej osi predstavujúcej rôzne úlohy a horizontálnej osi predstavujúcej čas.

Ganttov diagram v modernom svete

Tento spôsob plánovania dnes nestráca na aktuálnosti, pretože umožňuje poskytnúť grafické zobrazenie plánu výroby, zjednodušuje sledovanie pokroku pri implementáciipridelené úlohy. Ganttov diagram sa stal natoľko silným analytickým nástrojom, že takmer 100 rokov neprešiel žiadnymi zmenami. Až v 90-tych rokoch minulého storočia sa do nej zaviedli komunikačné linky medzi rôznymi úlohami, aby bolo možné podrobnejšie opísať vzťahy:

• "finish-start" - aktivita B sa nemôže začať, kým nie je dokončená aktivita A;
• "začiatok-dokončenie" - akcia B nemôže začať, kým sa nezačne akcia A;
• "štart-štart" - akcia B sa nezačne skôr ako akcia A;
• "dokončiť-dokončiť" - akcia B sa nesmie skončiť skôr, ako sa skončí akcia A.

Existujú dôkazy, že Ganttov diagram bol použitý pri stavbe takých obrovských inžinierskych stavieb, ako je Hooverova priehrada (Las Vegas, 1939) a systém Eisenhower Highway (spája väčšinu veľkých miest v Spojených štátoch).

Pokyn: ako zostaviť Ganttov diagram v 5 krokoch?

Ďalej sa pozrieme na pravidlá vytvárania Ganttovho diagramu a pokúsime sa ho vytvoriť sami v tabuľke Microsoft Excel.

Krok 1. Zhromažďovanie údajov

Na vytvorenie grafu potrebujeme nasledujúce údaje:

• súradnice všetkých množín údajov (kde by mal každý stĺpec začínať);
• názov každej fázy;
• trvanie každej fázy.

Pre pohodlie ich zadávame ihneď do príslušných polí tabuľky. Po zadaní všetkých požadovaných informácií môžeme pristúpiť k vytvoreniu samotného grafu.

Dôležité: uistite sa, že sú všetky formáty údajovsú správne: to platí najmä pre dátumy.

Krok 2. Vytvorenie rozloženia

Poznáme teda účel plánovania a kľúčové údaje, na základe ktorých zostavíme harmonogram. Teraz v okne tabuľky musíme prejsť do sekcie "Vložiť -> graf" a potom kliknúť na položku "Riadka". Nepotrebujeme zvyčajné, ale s akumuláciou, pretože iba to poskytuje druhý riadok údajov, ktorý bude v našom prípade hlavný.

Krok 3. Vymažte všetko ostatné

Na tento účel poskytuje program špeciálne nástroje. Na grafe, ktorý sa zobrazí na obrazovke, musíte presunúť kurzor myši nad modrý pruh, kliknúť naň pravým tlačidlom myši a zo zobrazenej ponuky vybrať možnosť „Formátovať rad údajov“. Zobrazí sa okno, v ktorom musíme prejsť na položku "Vyplniť" a vybrať položku "Bez vyplnenia". Potom bude graf vyzerať takto:

Krok 4. Dokončovacie úpravy

Keďže štandardne sú všetky údaje v našom grafe zoradené zdola nahor, budeme ho musieť trochu upraviť. Za týmto účelom klikneme pravým tlačidlom myši na os kategórie (vedľa ktorej máme zoznam úloh), prejdeme do okna „Formát osi“. Okamžite sa otvorí karta, ktorú potrebujeme - „Parametre osi“. Začiarknite políčko vedľa položky Obrátiť poradie kategórií. V skutočnosti je Ganttov diagram už pripravený, zostáva už len pár užitočných drobností.

Krok 5. Formátovanie

Takže pokračujeme v práci na grafe. Ako vidíte, stále to vyzerá nevzhľadne a teraz to opravíme pomocou samotnej tabuľky:

1. Roztiahnite graf na požadovanú veľkosť pomocou šípky v pravom hornom rohu.
2. Vyberte všetky dátumy v tabuľke, kliknite na oblasť výberu pravým tlačidlom myši a prejdite na „Formátovať bunky-> číslo“. Táto časť predstavuje hlavné formáty čísel, s ktorými pracujeme. Aby sa nápisy navzájom neprekrývali, odporúčame zvoliť kratšiu verziu zápisu. Potom znova kliknite pravým tlačidlom myši na os s dátumami v grafe, vyberte „Formátovať číslo osi ->“a začiarknite políčko vedľa položky „Odkaz na zdroj“.
3. Vyberte legendu (symboly „Dátum“a „Trvanie“vpravo) a stlačte tlačidlo Delete na klávesnici.
4. Otvorte "Parametre formátovania osi ->" a nastavte minimálne a maximálne hodnoty (nastavili sme 15. december, keďže je pondelok, a 3. januára). Tu môžeme nastaviť cenu hlavných divízií (toto je výhodné v prípadoch, keď napríklad práca na projekte bude trvať niekoľko týždňov alebo mesiacov). V našom prípade je vhodnejšie ponechať predvolenú hodnotu (2.0).

Trochu viac experimentovania s formátovaním – a to je krása, ktorú nakoniec získame. Tu je hotový Ganttov diagram. Príklad, ktorý sme uviedli, je samozrejme veľmi jednoduchý – stačí však na pochopenie podstaty tohto spôsobu plánovania avizuálna ukážka procesu vykonávania určitých úloh.

Iné mapové programy

Samozrejme, existuje mnoho iných, lepších programov, ktoré uľahčujú riadenie projektov. Ganttov diagram akejkoľvek zložitosti je možné ľahko zostaviť pomocou aplikácií, ako sú:

• SchedRoll;
• Ganttov dizajnér;
• Mindjet JCVGantt Pro;
• Microsoft Project a mnoho ďalších.

Okrem toho existuje množstvo online služieb, ktoré svojim používateľom poskytujú možnosť nielen plánovať svoje záležitosti, ale aj dostávať pravidelné reporty, upozornenia o aktuálnom stave úloh e-mailom. Nemožno však poprieť skutočnosť, že dôvernosť údajov uložených v sieti je ohrozená a stacionárny softvér, ktorý je nainštalovaný priamo na počítači používateľa, má spravidla oveľa širšiu funkčnosť a je pri prevádzke spoľahlivejší.

Výhody a nevýhody metódy

Nakoniec stojí za to podrobne zvážiť hlavné výhody a nevýhody opísaného spôsobu plánovania a riadenia.

Hlavnou výhodou je bezpochyby grafické podanie materiálu. Pre podnikateľov je spravidla vhodné pracovať s Ganttovými diagramami - majú radi schopnosť jasne identifikovať a označiť fázy práce na projekte. Prezentáciou úloh vo forme rôznych farebných pruhov môžu všetci členovia tímu doslova identifikovať svoje úlohy na prvý pohľad.

Tiež treba poznamenať, že Ganttove diagramy súvynikajúci prezentačný nástroj, ktorý dokáže demonštrovať kľúčové priority projektu. To znamená, že akonáhle vedúci pridelia a rozdelia každý z dostupných zdrojov, tím sa o tom okamžite dozvie a bude postupovať podľa ďalších pokynov. Táto funkcia Ganttovho diagramu je mimoriadne užitočná pre vyšších manažérov – pomocou nej je oveľa jednoduchšie pripraviť podrobnú, priestrannú správu o stave rôznych projektov.

Ako každá iná metóda plánovania má však Ganttov diagram svoje nevýhody. Jednou z nich je závislosť od úloh. Pomerne často musia manažéri v procese prezentácie projektov ukázať, ktoré z týchto úloh spolu súvisia. Ale, bohužiaľ, samotný formát grafu to neumožňuje. Aby manažéri obišli toto obmedzenie, uchyľujú sa k rôznym trikom: napríklad pridávajú do grafu špeciálne zvislé čiary, ktoré demonštrujú kľúčové závislosti. Toto je však len dočasné riešenie, ktoré nedokáže poskytnúť informácie v plnom rozsahu.

Ďalšou nevýhodou Ganttových diagramov je ich nepružnosť. V dnešnej dobe nie sú projekty statické – neustále prechádzajú nejakými zmenami, posunmi, ktoré je jednoducho nemožné v diagrame zohľadniť. Pred začatím zostavovania grafu musia manažéri všetko vypočítať do najmenších detailov, pretože pri najmenšej zmene odhadu sa musí celý diagram prekresliť od začiatku. A to nehovoriac o schopnosti ilustrovať niekoľko rôznych spôsobov plánovania naraztiež chýba.

Bez ohľadu na to, prečo potrebujete Ganttov diagram, program (ani ten „najpokročilejší“) nebude schopný zobraziť význam a intenzitu zdrojov určitých diel, ich podstatu. Preto sa zriedka používa na obzvlášť veľké projekty.

Napriek tomu nemožno poprieť, že táto metóda je v praxi projektového manažmentu mimoriadne bežná - za viac ako storočie jej používania mali ľudia možnosť overiť si jej efektívnosť a vysokú efektivitu.