Controlling v podniku: nástroje, ciele a zámery

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Tí, ktorí po prvýkrát počujú slovo „ovládanie“, si zvyčajne predstavujú, že niečo ovládajú, no v skutočnosti to tak vôbec nie je. Controlling v podniku je komplexný systém, ktorý je zameraný na zlepšenie finančných, personálnych a technologických procesov s cieľom dosiahnuť efektívne fungovanie organizácie ako celku. Na rozdiel od kontroly, ktorá je určená na identifikáciu problémov a chýb v minulosti, controlling sa snaží vybudovať systém riadenia procesov v spoločnosti, ktorý sa zameriava na súčasné a budúce záležitosti. Prečo je to také dôležité?

Služba controllingu v podniku je dôležitým prvkom, pretože jeho zamestnanci môžu minimalizovať straty zdrojov, analyzovať súčasné a budúce plány a tiež identifikovať možné chyby, teda tie, ktoré sa môžu v priebehu činnosti spoločnosti. Aby sme však pochopili, čo je tento typ činnosti, je dôležité podrobnejšie študovať jeho vlastnosti a kľúčové body. Tento článok bude diskutovať o základných pojmoch, cieľoch a zámerochovládanie, ako aj jeho koncepty, nástroje a funkcie.

Pojmy a definície

Controlling je nový smer v systéme riadenia, preto dnes neexistuje jednoznačná definícia tohto pojmu. Existuje však niekoľko definícií, ktoré sú najobľúbenejšie a odrážajú podstatu tohto pojmu.

Jeho pôvod je spojený s anglickým slovesom ovládať. V preklade „controlling“je „manažment, dohľad, kontrola, riadenie, regulácia“. Na pochopenie podstaty tohto javu však takýto popis nestačí, preto stojí za zváženie nasledujúce dve presnejšie definície.

Controlling je samostatná oblasť činnosti v organizáciách, ktorá je spojená s implementáciou ekonomickej funkcie a je zameraná na prijímanie správnych strategických a operačných rozhodnutí manažmentom.

Controlling je súbor činností zameraných na podporu všetkých procesov potrebnou informačnou a analytickou podporou pre prijímanie správnych manažérskych rozhodnutí. Najčastejšie sú zamerané na zvýšenie zisku v organizácii.

Moderný controlling v podniku musí nevyhnutne zahŕňať systém manažérstva kvality, riadenie rizík a systém kľúčových ukazovateľov, ako aj procesné riadenie pri implementácii akéhokoľvek typu plánovania.

Ciele a zámery

Na základe základných pojmov môžeme konštatovať, že hlavnéúčelom controllingu v podniku je orientácia všetkých procesov riadenia na dosahovanie určitých cieľov, ktoré sa môžu prejaviť v zlepšovaní produktov, dosahovaní primeranej úrovne konkurencieschopnosti a pod. Inými slovami, cieľom je udržať efektívne riadenie organizácie. Aký je jeho účel?

Na základe cieľa sa rozlišujú tieto hlavné úlohy controllingu pri riadení spoločnosti:

• vývoj metodiky plánovania a jej organizácie;
• účtovníctvo vrátane zberu informácií a ich spracovania;
• control;
• organizácia špeciálnych podujatí pozorovacieho systému.

Tieto úlohy v súhrne majú zvláštne čiastkové úlohy, ktoré musí vykonávať služba alebo oddelenie poverené funkciou kontroly. Vývoj metodológie plánovania a jej organizácia zahŕňa nasledovné:

• zabezpečenie vytvorenia regulačného rámca, ktorý pomôže implementovať prognózy rozvoja spoločnosti;
• poskytovanie rád ľuďom, ktorí vytvárajú strategické plány;
• koordinácia práce pri príprave rôznych plánov, pri určovaní hlavných cieľov spoločnosti a rozpočtovaní;
• účasť na diskusiách a definovaní parametrov (kvalitatívnych a kvantitatívnych) práce.

Účtovná úloha zahŕňa nasledovné:

• vývoj štruktúry na prenos a príjem informácií;
• vytvorenie systému informačnej podpory na poskytovanie referencií, informácií asprávy osobám zodpovedným za určitý proces v riadení spoločnosti;
• určiť potrebu poskytnúť potrebné informácie manažérom alebo iným zodpovedným osobám;
• porovnávanie plánov a správ a zostavovanie priebežnej dokumentácie na podávanie správ, ktorá zobrazuje priebeh plánov;
• analýza odchýlok od plánov, identifikácia možných príčin a vypracovanie návrhov na zabránenie vplyvu negatívnych faktorov, ktoré spôsobili poruchy v práci.

Kontrolná úloha zahŕňa:

• monitorovanie implementácie plánov zameraných na dosiahnutie strategických cieľov;
• monitorovanie stavu environmentálnych podmienok súvisiacich s vypracovaním strategických plánov;
• monitorovanie nedostatkov, ktoré boli identifikované počas plánovania alebo kontroly pokroku programu.

Úloha organizovať podujatia pre špeciálny pozorovací systém zabezpečuje nasledovné:

• vývoj regulačného rámca na získavanie a poskytovanie informácií v rámci organizácie;
• rozvoj aktivít poskytujúcich dodatočné informácie a analytickú podporu.

Osobité miesto v systéme kontroly financií, personálu a zdrojov má účtovníctvo. Tradičný reporting spravidla zahŕňa zameranie sa na minulosť a prezentáciu faktických údajov o minulých procesoch a javoch, zatiaľ čo reporting v controllingu je zameraný na budúcnosť.

Môžete teda vidieť, že organizácia controllingu v podniku prispieva k vytvoreniuaktuálna kontrola procesov s cieľom určiť dôsledky určitých manažérskych rozhodnutí. Dá sa tiež povedať, že zavedenie controllingu vám umožní ušetriť manažment spoločnosti pred unáhlenými alebo nerentabilnými rozhodnutiami, ktoré znamenajú plytvanie zdrojmi.

Metódy

Na splnenie všetkých úloh stanovených pri riadení organizácie zahŕňa controlling použitie nasledujúcich všeobecných vedeckých metód:

• analysis;
• deduction;
• induction;
• specification;
• abstraction;
• synthesis;
• analógia;
• simulácia.

Po zvážení cieľov, cieľov a metód tejto oblasti činnosti je mimoriadne dôležité venovať sa jej funkciám.

Funkcie

Kontrolný systém v podniku zahŕňa také základné funkcie ako:

• informational;
• účtovníctvo a kontrola;
• analytical;
• funkcia plánovania.

A podmienečne možno rozlíšiť tri funkcie, ktoré budú kombináciou vyššie uvedeného - servis, komentovanie a správa.

Dôvody kontroly

Na prelome devätnásteho a dvadsiateho storočia mnohí americkí lídri v procese riadenia organizácií čelili naliehavej potrebe zlepšiť metódy ekonomického účtovníctva a finančnej kontroly. Prvé pokusy o zlepšenie účtovného systému vyzerali taktospôsob - vedúci podnikov poverení hlavným finančníkom a tajomníkom spoločnosti úlohou poskytovať analytické informácie o otázkach ekonomickej a ekonomickej časti. Tak sa vytvoril úzky pracovný vzťah medzi finančnou službou a osobou, ktorá pomáha výkonnému riaditeľovi. Následne sa zistilo, že vzhľadom na rôznorodosť informácií a potrebu ich detailnosti je účelnejšie zveriť túto úlohu jednotlivým úradníkom. Došlo tak k zavedeniu controllingu v podniku.

Pre vznik controllingu možno rozlíšiť tieto predpoklady:

• globálna hospodárska kríza;
• komplikácia a sprísnenie daňového systému pre podnikateľov;
• komplikácia foriem financovania.

Vývoj controllingu ako odvetvia ekonomickej vedy je spôsobený týmito dôvodmi:

• internacionalizácia a diferenciácia spoločností;
• zmena technológií vo výrobných oblastiach;
• komplikácia systému riadenia podniku;
• komplikácia vonkajšieho prostredia;
• komplikácia komunikačných procesov pri prijímaní manažérskych rozhodnutí, ktorá viedla k naliehavej potrebe kompetentných pracovníkov v oblasti systémového inžinierstva a organizácie.

V súčasnosti mnohí šéfovia zahraničných podnikov poznamenávajú, že po vytvorení kontrolingových oddelení v podniku sa napríklad zvýšili príjmy spoločnosti, správnejšie sa využívali finančné, ľudské a iné zdroje a podarilo sa im významným spôsobom.znížiť náklady.

Služba controllingu v organizácii stojí pred veľmi vážnou úlohou – zabezpečiť rýchly zber a prípravu podrobnej analýzy informácií o všetkých dostupných nákladoch na riadenie podniku. Riaditeľ podniku, vedúci finančnej služby a vedúci výrobných oddelení musia dostávať informácie včas a pravidelne, aby v prípade možných odchýlok mohli prijať správne opatrenia a opraviť prácu celého podniku.

Koncepty

Dnes sa v ekonomickej literatúre rozlišuje nemecký a americký koncept controllingu. Vo všeobecnosti sú tieto pojmy navzájom veľmi podobné, ale ich hlavný rozdiel je v tom, že prvý je viac zameraný na zvažovanie problémov vnútorného účtovníctva a analýzy vnútorného prostredia organizácie a druhý je viac zameraný na problémy vonkajšie prostredie, s ktorým je spoločnosť úzko prepojená.

Stojí za zmienku, že nemecký koncept získal širšie uznanie. Podľa tejto koncepcie je ústrednou úlohou riešiť problémy vnútropodnikového účtovníctva plánovanou, kontrolnou a dokladovou formou.

Americká koncepcia stavia do popredia aj riešenie otázok súvisiacich s plánovanou, kontrolnou a dokladovou formou interného účtovníctva, no ústredné miesto tu dostáva aj riešenie problémov hodnotenia externého prostredia a jeho detailného analýza.

Nástroje

Nástroje na ovládanie predstavujú súbor akcií, ktoré vám umožňujú vykonávať určité funkcie a úlohy. Tieto nástroje možno klasifikovať akokritériá:

• doba platnosti (strategická alebo prevádzková);
• rozsah (závisí od úloh).

Aby ste jasne pochopili, aké sú hlavné nástroje používané pri kontrole a za akých okolností sa najlepšie používajú, pozrite si tabuľku nižšie.

Rozsah aplikácie	Súprava nástrojov	Obdobie platnosti
Účtovníctvo	Správy o obchodných aktivitách Zaznamenať formuláre Účtovné údaje Metódy analýzy prehľadov	Prevádzkové
Organizácia informačných tokov	Systém správy dokumentov	Strategic
Plánovanie	Práca s objemami objednávok Analýza bodu zlomu Analýza ABC Analýza slabých stránok firmy Analýza investičných projektov Analýza zliav Analýza vzorov predaja a spotreby Hodnotenie rentability začatia výroby surovín na výrobu vlastných produktov Odhad krivky učenia Logistické metódy Benchmarking Posúdenie potenciálu firmy SWOT analýza Mapy vnímania Meranie kvality služieb Ganttov diagram Výpočet úrovne zásob Plánovanie kapacity Pricing Analýza prekážok vstupu Plánovanie siete a ďalšie	Strategic
Monitorovanie a kontrola	Systém včasného varovania Analýza nákladov Analýza zhody ukazovateľov (plánovaných a skutočných) Analýza medzier	Strategic

K otázke výberu nástrojov v controllingu treba pristupovať mimoriadne opatrne. Napríklad pre organizáciu pôsobiacu na oligopolnom alebo monopolnom trhu nemá absolútne žiadny zmysel používať analýzu konkurencie.

Vyššie uvedené nástroje v oblasti controllingu financií môžu výrazne zjednodušiť postup ekonomického rozvoja a prípravu plánovacej a reportovacej dokumentácie.

Strategický a operačný kontroling

Existujú dva typy kontroly, ktoré sa líšia dobou pôsobenia, ako aj úlohami a spôsobmi ich riešenia.

Strategický controlling je zameraný na implementáciu dlhodobých programov, stratégií. Jeho cieľom je vytvoriť prehľadný plánovací systém, ktorý vám umožní spoľahlivo riadiť spoločnosť, čo povedie k zvýšeniu zisku.

A. Galweiter (vedec-ekonóm) vo svojich spisoch identifikoval osem oblastí, ktoré by mal strategický controlling pokrývať, a to:

1. Určenie úplnosti plánov spoločnosti, ako aj ich formálneho a finančného obsahu.
2. Kontrola nestabilnýchpodmienok v rámci organizácie a vo vonkajšom prostredí, ktoré úzko súvisia s realizáciou strategických plánov spoločnosti.
3. Kontrola nad prijímaním dôležitých rozhodnutí a ich implementáciou na základe aspektu načasovania.
4. Sledovanie implementácie plánov, najmä v zložitých alebo dôležitých fázach ich implementácie.
5. Včasná reakcia na nepriaznivé vonkajšie a vnútorné podmienky, ktoré môžu organizácii spôsobiť finančnú ujmu alebo byť vedľajším produktom činnosti.
6. Sledovanie strategickej situácie firmy na základe pravidelných recenzií.
7. Kontrola vymedzenia strategických jednotiek podniku.
8. Monitorovanie súladu s definujúcimi princípmi podniku, ktoré boli predtým definované.

Je možné rozlíšiť nasledujúce úlohy tohto typu kontroly:

• definujte kvantitatívne a kvalitatívne ciele;
• zodpovednosť za plánovanie;
• vypracovanie systému alternatívnych stratégií;
• určenie kritických bodov vo vnútornom a vonkajšom prostredí pre systém alternatívnych stratégií;
• identifikácia a riadenie slabých stránok organizácie;
• vytvorenie prehľadu;
• manažment odchýlok a ich ukazovateľov;
• manažment motivácie v inštitúcii;
• riadenie ekonomického potenciálu.

Operatívny controlling v podniku sa líši od strategického v tom, že je zameraný na pomoc manažérom dosahovať výsledky v krátkodobých cieľoch. Treba poznamenať, že jeho hlavnou úlohou je predchádzať krízestav v organizácii a sledujte aktuálny pokrok plánovaných aktivít.

Ak chcete pochopiť rozdiely medzi týmito dvoma druhmi, pozrite si tabuľku nižšie.

Znaky	Strategické ovládanie	Prevádzkové riadenie
Orientácia	Interné prostredie Externé prostredie	Ziskovosť Nákladová efektívnosť
Úroveň kontroly	Strategické (dlhodobé)	Taktické a operatívne
Goals	Vytváranie podmienok na prežitie Uskutočňovanie protikrízových opatrení Udržiavanie úspešného potenciálu	Zabezpečenie likvidity a ziskovosti
Hlavné úlohy	Definujte kvantitatívne a kvalitatívne ciele Zodpovednosť za plánovanie Vývoj systému alternatívnych stratégií Určenie kritických bodov v internom a externom prostredí pre systém alternatívnych stratégií Identifikácia a riadenie slabých stránok organizácie Analýza nákladovej efektívnosti	Metodická pomoc pri tvorbe rozpočtu Hľadanie slabín pre taktické ovládanie Určenie súboru ovládateľných indikátorov v súlade s prúdomciele Porovnanie plánovaných a skutočných ukazovateľov Určenie vplyvu odchýlok na realizáciu súčasných plánov Motivácia

Vzťah medzi operačným a strategickým controllingom

Tieto dva typy kontrolingu sú neoddeliteľnou súčasťou. Najdôležitejšou úlohou strategického controllingu je zabezpečiť dlhodobú existenciu konkrétneho podniku a operatívne – aktuálne plánovanie a realizácia určitých plánov za účelom dosiahnutia zisku.

Vzťah týchto dvoch typov možno znázorniť takto:

• „robiť správnu vec“je strategická kontrola;
• „robiť správnu vec“funguje.

Môžeme teda usúdiť, že operačný controlling je neoddeliteľnou súčasťou implementácie strategického.

Predstavenie a organizácia služby

Ak sa vedúci podniku rozhodol zaviesť systém controllingu, bude musieť najskôr vykonať zmeny v organizačnej štruktúre a vytvoriť službu (oddelenie), ktoré musí byť priamo podriadené generálnemu riaditeľovi alebo šéfovi výkonný. Controllingová služba môže zahŕňať nasledujúcich špecialistov:

• head of service;
• kontrolór-kurátor workshopov (divízií/divízií/oddelení);
• manažérsky účtovník;
• Špecialista na informačné systémy.

Ak objemy výroby respveľkosť organizácie je malá, potom môžete kombinovať funkcie týchto oblastí a vylúčiť jednu pozíciu.

Pre správnu organizáciu práce pri implementácii takéhoto systému by mal každý špecialista dostať popis práce, ktorého funkčnosť bude určená na základe potrieb podniku.

Každý vodca, najmä tie podniky, ktoré sa nachádzajú na postsovietskych územiach, si musí pamätať, že zavedenie inovatívnych metód riadenia môže spôsobiť kritiku zo strany zamestnancov a v niektorých prípadoch dokonca úplné odmietnutie. Preto pred začatím práce controllingovej služby je potrebné predstaviť inovácie a upozorniť všetkých zamestnancov na hlavné úlohy, ciele a hlavné funkcie, ktoré bude táto štruktúrna jednotka vykonávať.

Za zmienku tiež stojí, že implementácia takejto služby by mala byť fázovaná a mala by zahŕňať prípravnú fázu, v ktorej sa skúma stav podniku, potom samotnú implementáciu a nakoniec v prípade potreby fázu automatizácie.

Záver

Vo všeobecnosti controlling odzrkadľuje obrovskú škálu vedeckých ekonomických a manažérskych disciplín – manažment, strategické plánovanie, kybernetiku, ekonomickú teóriu a pod. Vďaka tomu je profesionálny manažér alebo tím viacerých špecialistov poverený funkciou controllingu schopný riešiť výrobné, ekonomické a personálne otázky s prihliadnutím na rôznorodosť a široké spektrum problémov tejto činnosti. Preto prítomnosť zavedeného kontrolného systému v podniku umožňuje riešiť a často aj predvídať problémy, čo následne vedie k včasnej reakcii a minimalizácii rôznych nákladov a vážnych finančných strát.