Projektové plánovanie je Etapy a vlastnosti procesu, vývoja a prípravy plánu

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Počas plánovania sa prijímajú kvalitatívne a kvantitatívne rozhodnutia na dosiahnutie cieľov organizácie v dlhodobom horizonte. Navyše v priebehu takejto práce je možné presne určiť optimálne cesty. Plánovanie projektu je vypracovanie presnej schémy, podľa ktorej sa bude uskutočňovať rozvoj organizácie. To vám umožní premyslieť si všetky detaily, vybrať si spôsoby riešenia problémov a dosiahnuť svoje ciele. O tom, ako sa takáto práca vykonáva, sa bude diskutovať neskôr.

Plánovanie stretnutia

Projektové plánovanie je dôležitý proces v riadení podniku. Je to mimoriadne dôležité, preto túto prácu dnes vykonáva takmer každá firma. Trvá to nejaký čas a zdroje, ale oplatí sa to.

Od kvality plánovania až po riadenie projektovzávisí od ich ďalšej realizácie. Počas takejto procedúry sa uskutoční iniciácia, počas ktorej sa schvaľuje charta, register účastníkov a vyberá sa strategické smerovanie ďalšieho rozvoja.

Najprv sa vypracuje poradie hlavných akcií. Po ich schválení sa dopracujú detaily.

Po načrtnutí koncepcie budúceho projektu a hlavných etáp jeho napredovania bude manažment schopný korigovať všetky jeho etapy, zvoliť najlepšie spôsoby na dosiahnutie stanovených cieľov.

Projektové plánovanie je dôležitý proces v manažmente. Umožňuje vám následne sledovať a včas korigovať pohyb na ceste vývoja. Skutočné ukazovatele sa porovnávajú s plánovanými, čo odhaľuje informácie o stupni realizácie plánovaných úloh. Pri monitorovaní sa zohľadňuje neustále aktualizovanie informácií z externých a interných zdrojov. Podmienky stanovené v pláne, podmienky a ukazovatele sa môžu zmeniť, pretože musia zodpovedať skutočnej situácii.

Plánovanie priamo ovplyvňuje všetky procesy projektového manažmentu. Preto ho vykonáva každá organizácia. Nie je možné nič riadiť, ak neexistuje jasne stanovená postupnosť akcií. Tieto etapy sú úlohy, ktorých realizácia vedie k dosiahnutiu cieľa. Ak sa niečo podľa plánu začne pokaziť, manažér identifikuje príčiny takýchto javov a prijme rozhodnutia o správnych krokoch za daných okolností.

Proces plánovania je počiatočnou fázou životného cyklu projektu. Bez toho to nejdedosiahnuť požadovaný výsledok.

Úlohy plánovania

Plánovanie cieľov projektu zahŕňa vývoj systému úloh, ktoré podobne ako kroky vedú k ich dosiahnutiu. Predložená práca vám umožňuje ešte pred začatím práce určiť, či vybraný druh činnosti môže priniesť zisk. Každý investor sa snaží investovať svoje prostriedky do najziskovejšieho a najziskovejšieho projektu. Pri plánovaní je možné načrtnúť hlavné parametre a výsledky budúcich aktivít, zvoliť adekvátne, reálne spôsoby ich dosiahnutia.

Ak chce byť organizácia produktívna, bude musieť riešiť celý rad problémov. Ak sa v priebehu výpočtov ukáže, že výsledok takýchto aktivít je negatívny (spoločnosť dostane stratu), nie je dostatočne vysoká, je potrebné identifikovať príčiny tohto javu. Vykonaním určitých úprav je možné zvýšiť efektivitu projektu. Zmeny a doplnenia možno vykonať v každej fáze vykonávania úloh. Môžu byť nasledovné:

• Detaily, objasnenie účelu (alebo cieľov) dizajnu, určenie požadovaného výsledku udalosti.
• Určenie rozsahu a zloženia budúcej práce.
• Odhadnite načasovanie každej etapy.
• Vypočítajte rozpočtové náklady projektu.
• Vytvorte harmonogram a vypočítajte rozpočet pre každú fázu.
• Potreba zdrojov je určená. Výpočet sa robí pre každú fázu projektu a aktivity organizácie v tomto smere ako celok.
• Logistický plán prebieha.
• Prebieha posudzovanie rizika, vytvára sa metodika pre správnu reakciu v prípade nebezpečných situácií.
• Podrobnosti o udalosti sú podrobne vysvetlené investorovi.
• Podrobnosti sú dohodnuté so všetkými účastníkmi procesu.
• Zodpovednosť za výkon práce a plnenie zadaných úloh je rozdelená medzi vykonávateľov a manažérov.
• Upresňujú sa plánované interakcie a postupy manažérskeho plánovania.

Projektový manažment a projektové plánovanie spolu úzko súvisia. Len dôsledné plnenie úloh stanovených v dohodnutom termíne a v plnom rozsahu môže zaručiť dosiahnutie cieľa, dosahovanie zisku v rámci činnosti spoločnosti.

Hlavné procesy

V procese organizácie plánovania projektu sa vykonáva množstvo povinných a voliteľných činností. Bez ohľadu na aktivity organizácie sa uplatňujú pri tvorbe celkovej strategickej vízie. Medzi povinné procesy patria:

• Popis a ďalšia dokumentácia všetkých plánovaných úloh, obsahu projektu.
• Definícia hlavných etáp projektu, ich následné rozpracovanie.
• Príprava odhadovaného odhadu. Vypočítajú sa celkové náklady na všetky zdroje potrebné na dokončenie projektu.
• Vypracovanie akčného plánu krok za krokom, ktorého realizácia povedie k dosiahnutiu vašich cieľov.
• Popisuje postupnosť prác.
• Závislosti technického charakteru, ako aj obmedzenia vykonávanej práce.
• Výpočet času potrebného nadokončenie každej fázy práce, určenie nákladov práce a iných zdrojov, ktoré budú potrebné v každej fáze výrobného cyklu.
• Určenie typu, súboru zdrojov, ako aj ich objemu.
• Označenie skutočného načasovania práce, ak sú zdroje obmedzené.
• Vytvorte rozpočet a prepojte odhadované náklady pre každý typ práce.
• Vytvorte hotový plán.
• Zhromažďovanie výsledkov iných výskumných prác počas návrhu, rozloženie plánovaných hodnôt v jednom dokumente.

Počas plánovania a vývoja projektu sú tieto činnosti povinné.

Pomocné postupy

Počas plánovania implementácie projektu nemusia byť niektoré procesy potrebné. Až keď to bude potrebné, manažér ich zaradí do všeobecného zoznamu. Tieto podporné procesy zahŕňajú nasledujúce:

• Plánovanie noriem kvality, stanovenie ich maximálneho povoleného rozsahu. Diskutuje sa aj o spôsoboch, ako dosiahnuť požadovanú úroveň vlastností hotového výrobku.
• Plánovanie v oblasti organizácie, čo znamená rozdelenie funkčných kompetencií, zodpovedností a podriadenosti medzi všetkých účastníkov projektu.
• Výber personálu s príslušnou úrovňou kvalifikácie, pracovnou praxou, ktorého činnosť umožní čo najrýchlejšiu realizáciu projektu. V niektorých prípadoch sa vyžaduje vytvorenie dobre koordinovanej tímovej práce.
• Vytvorte komunikáciu na zabezpečenie členovprojekt s informáciami, ktoré potrebujete.
• Identifikácia typov rizík projektu, ich hodnotenie a dokumentácia. To vám umožňuje identifikovať a eliminovať neistoty už vo fáze plánovania, posúdiť mieru ich možného vplyvu na projekt. V tejto fáze sa počítajú priaznivé aj nepriaznivé scenáre vývoja situácie pri implementácii zvolenej stratégie.
• Plánovanie logistických postupov. Je presne stanovené, aké suroviny, ďalšie potrebné materiály a zdroje budú od externých organizácií nakupované, v akom množstve a tiež s akou frekvenciou budú dodávky realizované.

Počas plánovania procesov projektu môžu byť potrebné ďalšie aktivity. Závisí to od cieľov, ktoré organizácia sleduje počas vykonávania svojej práce.

Kroky plánovania

Existujú 4 hlavné fázy plánovania projektu. Ponúkala ich poradenská spoločnosť Booz Allen & Hamilton.

Štandardný model plánovania je nasledujúci:

1. fáza. Formovanie cieľov

Sú stanovené dva typy cieľov. Môžu byť formálne alebo skutočné. V prvom prípade sa predkladajú kritériá na určenie užitočnosti projektu. Z motivácie manažérov vyplývajú formálne ciele. Skutočné ciele sú spôsoby, ktorými možno dosiahnuť formálne ciele.

Krok 2. Analýza problému

Počas tejto fázy plánovania sa určuje skutočná situácia organizácie. Ďalej sa urobí predpoveď o jeho budúcom stave. Potomvykonáva sa identifikácia existujúcich problémov, za týmto účelom sú systémy cieľov proti výsledkom prediktívnej analýzy. To umožňuje, aby boli problémy na konci štruktúrované.

3. fáza. Hľadajte alternatívy

Toto sú riešenia, ktoré sa navzájom vylučujú.

Fáza 4. Hodnotenie alternatív

Je určená prijateľnosť každého z existujúcich scenárov. Hodnotí sa účinnosť a miera rizika každého rozhodnutia a následne sa prijme vhodné rozhodnutie. Optimálna alternatíva by mala byť nielen prakticky realizovateľná, ale aj legálna, umožňujúca dostať sa čo najbližšie k cieľu. Zároveň sa berú do úvahy existujúce obmedzenia v čase, zdrojoch atď.

Pri vytváraní plánovacieho projektu pre územný, priemyselný alebo iný typ ho určite aplikujte v budúcnosti na porovnanie skutočných výsledkov s plánovanými. To vám umožní riadiť pokrok smerom k spoločnému cieľu a včas vykonať príslušné úpravy.

Plánovanie

Za zmienku stojí, že plánovanie projektov je založené na trochu inej schéme. Zdôrazňuje 5 hlavných fáz:

1. Definovanie úloh a ich písanie ako zoznam. V niektorých prípadoch manažéri robia chyby, keď neuvádzajú všetky procesy naraz. Na vylúčenie tohto javu sa odporúča použiť metódu sekvenčnej dekompozície v priebehu určovania pripravovanej práce.
2. Pre každú zvolenú pozíciu sa určuje poradie a trvanie. Závisí to odtechnologické vlastnosti pripravovaného diela. Na to sa používa aj technika rozkladu, ktorá je doplnená o odborné posudky. To vám umožní presne určiť plánované trvanie každej operácie. Na tento účel môžete použiť techniku brainstormingu, ktorá vám umožní zvážiť vlastnosti technológie z rôznych uhlov pohľadu.
3. Určuje typ zdrojov a ich dostupnosť. Môžu to byť financie, materiál, práca, informácie atď. Harmonogram vykonávaných prác koreluje s harmonogramom logistiky, financovania a pod. Všetky etapy musia byť vzájomne prepojené, tvoria kontinuálny proces. Vyhnete sa tak narušeniam výrobného procesu. Vzácne zdroje si zároveň vyžadujú osobitné posúdenie. Do značnej miery určujú trvanie a postupnosť celého spektra pripravovaných prác.
4. Obmedzenia sú nastavené zvonku. Patrí medzi ne sezónnosť výroby, vyrobiteľnosť dodávok zariadení a ďalšie vonkajšie faktory.
5. Vytvára sa systém, ktorý má reagovať na vznikajúce riziká v priebehu projektového manažmentu. Plánovanie projektu začína ich analýzou. Pre najpravdepodobnejšie a najnebezpečnejšie hrozby sa vyvíjajú vhodné opatrenia reakcie.

Princípy plánovania

V priebehu plánovania podnikateľského projektu musí manažér dodržiavať určité zásady. Hlavné sú:

• Účelovosť. Implementácia projektu sleduje jasný, konečný cieľ, bez toho, aby bol striekaný na bezvýznamné úlohy.
• Systematický. Budúci projektový manažment by mal byť holistický a komplexný. Zároveň sa berú do úvahy vlastnosti jeho vývoja a zostavovania. V niektorých prípadoch môže byť projekt rozdelený na podsystémy. Budú aj súvisieť. Zmeny v jednom systéme zároveň znamenajú zmeny v inej štruktúre. Rozdelenie projektu na niekoľko častí umožňuje sledovať vnútorné prepojenia a interakcie prvkov, zvoliť najefektívnejšiu štruktúru. Hodnotenie implementácie projektu v tomto prípade môže byť dané z hľadiska kvalitatívnych a kvantitatívnych procesov.
• Zložitosť. Javy sú posudzované z hľadiska ich súvislostí a závislosti. Na tento účel sa používajú rôzne metódy a prístupy k manažmentu.
• Bezpečnosť. Počas plánovania projektových prác sa počíta s tým, že všetky činnosti budú vybavené potrebnými zdrojmi.
• Priorita. Hlavná pozornosť pri vývoji projektu sa venuje hlavným, najdôležitejším úlohám. Ich definícia závisí od celkovej koncepcie rozvoja v budúcnosti.
• Ekonomická bezpečnosť. Vypočítava sa miera strát a strát, ktoré organizácii vzniknú v prípade nenaplnenia zamýšľanej udalosti. Rizikám sa vôbec nedá vyhnúť, ale treba ich posúdiť a zdôvodniť rozhodnutia v tomto smere.

Štruktúrovanie projektu

Štruktúrovanie je potrebné v priebehu plánovania projektových prác. Hierarchická postupnosť práce zahŕňa rozdelenie celého projektu na samostatné časti. To vám umožní detailne rozobrať komplexy na rôznych úrovniach. Takétoprístup zjednodušuje riadenie procesov.

Štruktúrovanie vám umožňuje:

• Definujte rozsah práce na dosiahnutie cieľov stredného typu.
• Kontrolujte stupeň napredovania projektu, vyhodnocujte možnosť dosiahnutia všetkých jeho cieľov.
• Prehľady sa vytvárajú podľa optimálnej štruktúry.
• Míľniky sú nastavené na meranie pokroku projektu.
• Zodpovednosť je správne rozdelená medzi účinkujúcich.
• Všetci členovia tímu dostávajú objektívne, zrozumiteľné informácie o cieľoch a zámeroch projektu.

Chyby v štruktúrovaní

Niektorí manažéri robia chyby v priebehu štruktúrovania, čo negatívne ovplyvňuje dosahovanie cieľov. Hlavné sú tieto:

• Fáza štruktúrovania sa vo všeobecnosti vynecháva. Manažér ide priamo do hľadania riešení problémov súčasného obdobia.
• Používajú sa iba organizačné jednotky, nepoužívajú sa žiadne konečné produkty ani zdroje.
• Štruktúra nepokrýva celý projekt.
• Prvky štruktúry sa opakujú.
• Nedochádza k integrácii štruktúr v súlade so špecifikami prípravy projektovej dokumentácie a finančného výkazníctva.
• Štruktúra je príliš alebo nedostatočne podrobná.
• Jednotlivé prvky projektu nemožno spracovať na počítači.
• Nehmotné konečné produkty (služby, služby atď.) sa neberú do úvahy.

Dôvody pre štruktúrovanie

Projektové plánovanie je zodpovedná práca. Štruktúra musí byť vykonaná správne. Vykonáva sa na základe nasledujúcich dôvodov:

• Obdobia životného cyklu vytváraného projektu.
• Funkcie štruktúry divízií.
• Zložky výsledku, ktoré sa získajú po dokončení projektu.
• Procesné, funkčné prvky práce spoločnosti.
• Geografické umiestnenie objektov.