Ako správne viesť pokladničnú knihu. Pokladničná kniha: vzorová náplň

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

V súlade s vnútroštátnym právom sú všetky organizácie povinné uchovávať voľné financie v banke. Zároveň by väčšina vyrovnaní právnických osôb medzi sebou mala byť uskutočnená bezhotovostnou formou. Pre cash flow potrebujete pokladňu, pracovníka, ktorý s ňou bude pracovať a knihu, do ktorej sa budú evidovať transakcie. Ďalej podrobnejšie zvážime funkcie vyplnenia dokumentácie.

Pokladničná knižka: prečo je potrebná a ako ju uchovávať?

Ako ukazuje prax, vo väčšine organizácií sa obrat finančných prostriedkov uskutočňuje v bezhotovostnej forme. To však vôbec neznamená, že pri činnosti týchto spoločností sa nepoužíva hotovosť. Ak existuje aspoň malé percento transakcií uzavretých s použitím bankoviek, podnik musí mať pokladničnú knihu. Ako si viesť tento denník? Kto by doň mal vkladať informácie? Tieto otázky znepokojujú mnohých podnikateľov. Treba poznamenať, že podľaOd roku 2014 podniky, ktoré majú účtovnú knihu o príjmoch a výdavkoch, nemôžu vydávať príkazy na hotovostné transakcie. V súlade s tým nemusia viesť pokladničnú knihu, ktorej vzorové plnenie bude popísané nižšie. Niektorí podnikatelia ju však využívajú aj naďalej. Mnohé organizácie ho však zostavujú nesprávne. Aby ste sa vyhli problémom s daňovým úradom, sankciám a iným sankciám, mali by ste dôkladne zvážiť vykonané operácie a vedieť správne viesť pokladničnú knihu.

Regulačný rámec

Pred nadobudnutím účinnosti nových odporúčaní o účtovaní hotovostných operácií neexistovali v legislatíve žiadne priame indície, že by všetci podnikatelia mali mať pokladničnú knihu. Vzor výplne tiež nebol nastavený. V praxi rozhodcovských súdov sa vyskytli prípady, keď bolo rozhodnuté v prospech podnikateľov, ktorí nezohľadnili hotovostné operácie v denníku. Od roku 2012 je prijatý postup vypĺňania pokladničnej knihy. Pokyn predpisuje povinnú prítomnosť transakčného denníka pre všetkých podnikateľov bez ohľadu na to, aký daňový systém používajú, ak vykonávajú hotovostné operácie. Za nesprávne vyhotovenie dokumentácie a iné porušenia účtovnej disciplíny, ktoré sa pri audite zistia, môže byť organizácii uložená pokuta

Funkcia dokumentu

Skôr ako poviete, ako správne viesť pokladničnú knihu,by mal vysvetliť, čo to je. Z vyššie uvedených informácií je zrejmé, že ide o špeciálny denník na zaznamenávanie všetkých hotovostných operácií. Okrem toho je pokladničná kniha zaradená do zoznamu účtovnej dokumentácie. Uznesením Štátneho výboru pre štatistiku bola schválená podoba účtovného denníka. Volá sa KO-4. Správny postup pri vypĺňaní pokladničnej knihy určujú príslušné predpisy. Pokyny schválila centrálna banka v roku 2011. Vedieť správne viesť pokladničnú knihu je veľmi dôležité, keďže kontrolné inšpektoráty ju kontrolujú pomerne často. Na každý rok sa vypracuje nový dokument.

Vzor na vyplnenie a vedenie pokladničnej knihy: základné ustanovenia

Dokument má 50 alebo 100 strán. Čo sa týka otázky, kedy je potrebné viesť pokladničnú knihu, v zmysle zákona je ustanovené, že denník sa zostavuje od začiatku roka a vzostupne. Na titulnej strane je uvedená doba platnosti dokumentu. Ak časopis skončil pred koncom roka, zostaví sa nový. Nahrávanie sa nepreruší a pokračuje v chronologickom poradí. Na titulnej strane nového časopisu je uvedený dátum začiatku a konca jeho zostavovania. V tomto prípade bude poradie dokumentov ľahké určiť. Podnik spravidla získava hotovú pokladničnú knihu vytlačenú v tlačiarni s linkovanými stĺpcami a grafmi. Doklad môžete vyhotoviť aj v elektronickej podobe (ako správne viesť pokladničnú knihu v tomto formáte bude popísané nižšie). Všetky strany sú v časopise okamžite očíslované. Celkový početlisty sú nalepené na konci (na poslednej strane). Uvedené množstvo je potvrdené podpismi vedúceho a zodpovednej osoby. Zošitá kniha je zapečatená voskovou alebo mastixovou pečaťou.

Zodpovedná osoba

V podniku je pracovník zodpovedný za pokladničnú knihu. Ako správne viesť tento denník je uvedené v príslušných odporúčaniach, ktoré by mal zamestnanec poznať. Tento zamestnanec vykonáva hotovostné operácie a údaje o nich zapisuje do dokladu. Vyplnený hárok je overený podpisom. To znamená, že zamestnanec preberá plnú zodpovednosť za vykonané operácie a zadané informácie. Na konci pracovného dňa zamestnanec prevedie zostatok hotovosti do účtovného oddelenia. Spolu s ním sa prenáša všetka dokumentácia - primárne potvrdenky a debetné príkazy. Vyplnený list knihy podpisuje aj preberajúci účtovník. Ak tento nie je v podniku, podpíše sa vedúci. Tento postup sa vykonáva denne. Pre vykonávanie hotovostných operácií musí byť vedúcim poverený zodpovedný pracovník proti podpisu oboznámený so svojimi povinnosťami, právami a zodpovednosťami. Ak hovoríme o tom, ako viesť pokladničnú knihu jednotlivého podnikateľa, potom samotný proces je podobný tomu, ktorý sa vykonáva v organizácii. Individuálny podnikateľ však nie vždy má zamestnancov, a najmä nemusí nevyhnutne existovať osoba zodpovedná za vykonávanie a účtovanie hotovostných transakcií. Ak individuálny podnikateľ pracuje sám, potom prijíma a spotrebúvafondy. V súlade s tým sám robí záznamy do denníka a podpisuje vyplnené strany. Pre tých, ktorí nevedia, ako správne viesť pokladničnú knihu, nižšie uvedené tipy pre účtovníka vám pomôžu zorientovať sa v požiadavkách.

Titulná strana

Táto stránka by mala obsahovať nasledujúce informácie:

1. Pre právnickú osobu - celý názov organizácie, pre fyzického podnikateľa - celé meno podnikateľa, názov jednotky (ak ide o pobočku).
2. Obdobie platnosti časopisu. Ak existuje niekoľko dokumentov, môže to byť rok alebo konkrétny dátum.
3. OKPO.

Vnútorná strana dokumentu

Keď už hovoríme o tom, ako správne zostaviť pokladničnú knihu, treba poznamenať, že položky, výdavky aj príjmy, sa zadávajú na jednu stranu. Na konci dňa sa zvyšok zníži a spočíta sa súčet. O vykonaných transakciách sa vypracuje správa. Každý list knihy pozostáva z dvoch častí s trhacou líniou. Prvá polovica je stránka denníka, ktorá obsahuje informácie o operáciách. Druhou časťou je správa pokladníka. List môžete zložiť pozdĺž trhacej línie a ponechať si poznámky z uhlíkového papiera. Po zadaní informácií sa hárok rozreže. Prvá časť strany musí byť zviazaná. K správe sú pripojené dokumenty, ktoré potvrdzujú vykonávanie operácií (tieto dokumenty sa nazývajú „primárne“). Môže to byť napríklad výpis z objednávky, pokladničný doklad, žiadosť o zálohovú platbu, splnomocnenie a pod.

Zadávanie informácií do stĺpcov

V hornej časti stránky by malo byťdátum zadania informácií. Vypĺňanie hárku začína stĺpcom označujúcim zostatok na začiatku zmeny. Tu sa zadá suma, ktorá sa prenesie z konca predchádzajúcej strany. Ďalej zadajte sériové číslo hotovostného rozkazu. Uvádza sa v stĺpci „Číslo dokladu“. Ďalší riadok zadáva osoba, ktorej bol tento papier vydaný alebo od koho bol tento papier prijatý. Ak ide o fyzickú osobu, uvedie sa celé meno, ak právnická osoba je názov organizácie. V ďalšom stĺpci uveďte číslo príslušného účtu alebo podúčtu. Zadajte informácie, ktoré označujú spôsob príjmu alebo výdaja hotovosti. Napríklad r / s - sch. 51, plat - sc. 70, zákazníci a kupujúci - s. 62. Tu je potrebné poznamenať, že tieto riadky nevypĺňajú jednotliví podnikatelia.

Ďalej sú stĺpce „Výdavky“a „Príjmy“. Uvádzajú sumy v rubľoch v číslach. Za čiarkou sú uvedené haliere. Napríklad výška emitovaných prostriedkov je nasledovná: 129,05 p. Každá transakcia je zaznamenaná ihneď po dokončení. Zápisy sa vykonávajú iba na základe primárnych dokumentov. Stĺpec "Prevod" obsahuje informácie o množstve operácií na predchádzajúcich riadkoch. Na konci musíte vypočítať celkový výsledok. Zadáva sa do stĺpca „Celkom za deň“. Výsledok sa počíta osobitne pre vydané a prijaté finančné prostriedky. Ďalej je "Zvyšok". Je potrebné zrátať všetku hotovosť, ktorá prišla a zostala z predchádzajúceho dňa. Z tejto sumyvyplatené prostriedky sú stiahnuté. Hodnota zaznamenaná v knihe sa musí zhodovať so skutočným stavom pokladne. Riadky, ktoré zostanú voľné, by sa mali prečiarknuť. Je to potrebné, aby nikto nevypĺňal prázdne stĺpce. Robí sa to písmenom Z. Na konci strany sú uvedené mená pokladníka a účtovníka. Okrem toho je uvedený počet prichádzajúcich a odoslaných objednávok vystavených za deň. Ak sa počas dňa neuskutočnili žiadne hotovostné transakcie, stránka zostane prázdna. Zároveň sa zostatok dostupný na konci dňa prevedie na ďalší bez úprav.

Elektronická verzia

Rozsiahle zavedenie výpočtovej techniky neobišlo ani pokladničnú knihu. Elektronická verzia zostavovania časopisu výrazne uľahčuje prácu zamestnancom. Na údržbu knihy sa používa špeciálny program. Zobrazí protokol na obrazovke počítača. Stĺpce sa vyplnia rovnakým spôsobom, ako je opísané vyššie. Zodpovedný pracovník každý deň zadá potrebné informácie a na konci zmeny vytlačí hárok. Papierová verzia by mala mať dve časti: samotnú správu a doplňujúcu polovicu. Pokladník podpíše stránku. Ak má zamestnanec elektronický podpis, môže ho používať, ako aj bežný. Každá takáto strana je očíslovaná. Z tlačených listov sa na konci roka tvorí kniha. Posledná strana zobrazuje celkový počet vložiek. Je potvrdený podpismi a pečaťou podniku. E-knihu je možné zostaviť raz za štvrťrok, nie za rok. Správy a sprievodná dokumentácia sa posielajú finančnému oddeleniu.

Príjmy a výdavky

Prijatie hotovosti sa vystavuje pokladničným dokladom. Potvrdenie - jeho trhacia časť - je potrebné uložiť s výpisom z účtu. Operácie na nakladanie s finančnými prostriedkami sa vykonávajú prostredníctvom jedného alebo viacerých nákladových príkazov. Pri odovzdaní hotovosti do banky je zamestnancovi vystavený doklad a príkaz. Prvý sa podáva pokladníkovi a druhý vo výpise.

Opravy v časopise

Ak sa v knihe vyskytla chyba, ktorá nemá významný vplyv na hlásenie, možno ju opraviť. Je prísne zakázané vytrhávať strany z časopisu. Tiež nie je dovolené používať ťah, značku, stieranie čepeľou, gumu a iné podobné manipulácie. Ak preklep nespôsobuje zmeny vo zvyškoch žiadneho obdobia, jeho oprava sa vykoná takto: nesprávny záznam sa opatrne prečiarkne a vedľa neho sa umiestni správny. Oprava musí byť nevyhnutne potvrdená podpismi. Pokladník a účtovník musia podpísať. Ak je na stránke niekoľko opráv, každá z nich musí byť certifikovaná. Ak dôjde k závažnej chybe, pokladník vypracuje žiadosť adresovanú hlavnému účtovníkovi. Vedúci podniku zhromažďuje komisiu, ktorá bude zodpovedná za opravy. Na základe chyby je zostavený účtovný výkaz. Popisuje povahu nepresnosti a spôsob jej opravy.

Kontrola disciplíny nahlasovania

Správne driblovaniepeňažný denník má právo kontrolovať banková organizácia, ktorá vedie účet podniku. O vykonaní auditu bude manažér informovaný oznámením. Banke bude potrebné poskytnúť na posúdenie voľné hárky, kompletne vyhotovené, pokladničné správy spolu s priloženou dokumentáciou a zálohovými papiermi, ak boli peniaze vydané na základe správy. Ak kontrola ovplyvní aktuálny rok, nie je potrebné zošívať denník (to sa robí na konci roka). Po ukončení kontrolných činností bude kniha vrátená podniku. O vykonanom overení ohlasovacej disciplíny vydá v tomto prípade poverený orgán zákon. Ak dokument obsahuje pripomienky, musia byť odstránené v lehote stanovenej orgánom dohľadu. Rovnako správnosť vyplnenia pokladničnej knihy môže skontrolovať daňový úrad. Za porušenia zistené počas kontrolných činností môžu byť uplatnené sankcie. Zároveň treba povedať, že inšpektor môže podniku uložiť pokutu, ak boli zistené chyby do dvoch mesiacov od ich priznania.