Symboly v časovom výkaze. Ako vyplniť časový výkaz (vzor)

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Pracovný čas a jeho účtovníctvo sú dôležitými súčasťami každej organizácie, ktoré vám umožňujú kontrolovať aktivity spoločnosti a disciplinovať zamestnancov. Na zjednodušenie tohto postupu bol vyvinutý špeciálny formulár - časový výkaz. Existuje v papierovej aj elektronickej verzii. A každý z druhov má svoje vlastné nuansy v plnení.

Kto vypĺňa časový výkaz

Každá organizácia vymenuje osobu zodpovednú za vedenie časového výkazu so zameraním na špecifiká činnosti a počet zamestnancov. Ak je organizácia malá a všetka práca sa vykonáva v kancelárii, zamestnancov naplánuje personálny inšpektor, účtovník alebo iná oprávnená osoba.

V prípade, že má podnik viacero zariadení, je oveľa jednoduchšie evidovať zamestnancov priamo na ich pracovisku. V tomto prípade túto zodpovednosť nesie predák alebo náčelníkrozdelenia na základe osobitnej objednávky alebo predpísané v pracovnej zmluve.

Algoritmus na prácu s časovým rozvrhom

V prvom rade musíte vedieť, že každý podnik musí mať pravidelný (teda v papierovej verzii) výkaz práce. Formulár si môžete vytlačiť sami alebo objednať v tlačiarni.

Existujú dva schválené formuláre: T-12 a T-13. Ich rozdiel je v tom, že prvá zohľadňuje nielen pracovný čas, ale má aj kolónky na výpočet mesačnej mzdy. Vypĺňajú sa podľa rovnakej schémy, a to každý mesiac v prvý deň otvorenia nového časového výkazu. Je potrebné vyplniť stĺpce:

• Názov spoločnosti (podľa základných dokumentov), sériové číslo a dátum dokončenia.
• Obdobie, pre ktoré sa otvára časový výkaz.
• Poradové čísla personálu a ich údaje z osobných kariet.

Ostatné údaje sa zadajú do mesiaca a vyplnenie časti, ktorá sa týka miezd, zostáva na účtovníkovi.

Symboly v časovom výkaze

Pre rýchlejšie a pohodlnejšie vypĺňanie pracovného výkazu bol vyvinutý a schválený systém zápisov. Odrážajú spôsob práce a odpočinku a ďalšie nuansy. K dispozícii je 36 označení. Niekedy však toto číslo nestačí na presné zobrazenie všetkých informácií o zamestnancovi.

Symboly v časovom výkaze

	Meno	Označenie písmenom	Číselné označenie
1	Denné a večerné hodiny	I	01
2	Nočné otváracie hodiny	N	02
3	Práca cez víkendy a sviatky	RP	03
4	Nadčasy	c	05
5	Služobná cesta	K	10
6	Hlavná dovolenka	od	14
7	Dovolenka navyše	one	15
8	Študijná dovolenka	U	16
9	Krátky pracovný čas pre študentov	UV	17
10	Dodatočné študijné voľno bez platenia	UD	18
11	Materská dovolenka	r	19
12	Rotovská dovolenka (čiastočne platená)	veh	20
13	Rotovská dovolenka (neplatená)	oj	21
14	Neplatené voľno	do	22
15	Neplatené voľno z právnych dôvodov	OZ	24
16	Nemocenské	B	25
17	Nezaplatenépostihnutie	t	26
18	Hodiny skrátenej práce	ch	27
19	Prestoje (z dôvodov, ktoré nie sú zamestnancami)	vp	28
20	Neprítomnosť z právnych dôvodov (s platbou)	g	29
21	Neospravedlnená neprítomnosť	OL	31
22	Neodpracované hodiny (ak zamestnávateľ určil prácu na čiastočný úväzok)	NS	32
23	Víkendy	do	33
24	Strikes	ZB	34
25	Neprítomnosť z nejasných dôvodov	НН	35

Tabuľka zobrazuje najčastejšie používané symboly v časovom výkaze. Podrobnejší popis a úplný zoznam sa zvyčajne nachádza na prvej strane formulára. To uľahčuje navigáciu medzi symbolmi a určovanie, v akej situácii, čo vložiť do bunky.

Bežné vypĺňanie formulára

Vypĺňanie časového výkazu je náročná práca, ktorá si vyžaduje pozornosť. Dá sa to urobiť napríklad metódou nepretržitej dochádzky a absencie.

V tomto prípade sa údaje zadávajú do každého stĺpca. Symboly označujú prítomnosť zamestnancov na pracovisku a ich neprítomnosť s uvedením dôvodov. Udáva aj počet hodínstrávený na pracovisku.

V samotnom časovom výkaze to bude vyzerať takto: v deň voľna uveďte písmeno "B", pod ním 0, v pracovný deň "I" a počet hodín, napr. 8. Podobne ako počas víkendov sa zaznamenávajú rôzne dôvody neprítomnosti, od služobných ciest až po neprítomnosti z nejasných dôvodov.

Výpočet časového rozvrhu je v tomto prípade o niečo jednoduchší, pretože všetky potrebné čísla a označenia máte pred očami. To platí najmä pre špecialistov s malými pracovnými skúsenosťami – takže je menej pravdepodobné, že sa zmiatnu a urobia chybu.

Vyplňte časový výkaz múdro

Existuje aj spôsob registrácie odchýlok. Uplatňuje sa, ak pracovný deň trvá počas celého obdobia rovnako. V tomto prípade sa zaznamenávajú iba neštandardné situácie, to znamená absencia, práca nadčas, služobné cesty atď. Pri použití tejto metódy sa strávi oveľa menej času a konečný výsledok je v oboch prípadoch rovnaký.

Na hárku to vyzerá takto: v hornom riadku sú informácie o neprítomnosti zamestnanca na pracovisku - V, K, FROM, HH, PR, B a iné. Spodný riadok zostáva prázdny. Pri konečnom výpočte odpracovaných hodín totiž na nulách nezáleží a pri rovnakej dĺžke pracovného dňa zostáva len vykonať tie najjednoduchšie úkony: spočítať počet prázdnych buniek v hornom riadku (to sú dochádzky) a vynásobte počtom hodín.

Táto metóda je vhodnejšia pre skúsenýchpersonalisti a účtovníci. Je vhodný aj pre malé organizácie s malým počtom zamestnancov. Ak váš manažment nevie o jednoduchšom systéme sledovania času, potom je čas navrhnúť mu ho.

Vedenie časového výkazu v počítači

Okrem papierovej verzie existuje aj niekoľko elektronických. Ako je uvedené vyššie, časové výkazy sa musia bez problémov duplikovať. Je to potrebné, aby sa nestratili údaje o práci zamestnancov a bola potvrdená ich spoľahlivosť (napokon nie všade sa dá použiť počítač).

Jednou z cenovo dostupnejších možností je časový rozvrh vytvorený v kancelárskych programoch. Excel je na tento účel ako stvorený. Tabuľky vám umožňujú vytvoriť akýkoľvek typ a veľkosť dokumentu. Vďaka možnosti nastaviť vzorce je tiež sčítanie a výpočet priebežných údajov oveľa jednoduchšie.

Používanie špeciálneho softvéru

V prípade nedostatočných zručností v práci s tabuľkami si zamestnanec alebo manažment môže zvoliť iný podobný program. Časový výkaz bude v tomto prípade vyzerať podobne ako papierová verzia. Pomôže to skrátiť čas potrebný na spracovanie dokumentu.

Tiež treba mať na pamäti, že každý program zahŕňa použitie licencovaných verzií. U rôznych dodávateľov majú, samozrejme, svoje vlastné náklady. Napríklad program Time Sheet bude používateľov stáť od1000 rub. a vyššie - v závislosti od počtu zamestnancov.

Ďalším plusom takýchto nástrojov je, že nemusíte vypĺňať papierový časový výkaz. Formulár so všetkými značkami je možné kedykoľvek ľahko vytlačiť. Túto funkciu má určite každý podobný program.

O ukladaní dokumentov

Na čo slúži časový rozvrh? Toto je základ pre účtovanie miezd v tej či onej výške, ako aj hlavný dôkaz o tom, že zamestnanec bol na pracovisku a vykonával svoje povinnosti. Tento dokument je nepochybne veľmi dôležitý pre každú organizáciu.

Ako dlho sa potom tento formulár uchováva? Časový výkaz sa musí uchovávať rok. Toto je ustanovené zákonom a takéto normy sa musia dodržiavať.

Ak stratíte už uzavretý časový výkaz, neprepadajte panike. Vždy ho možno obnoviť pomocou iných dokumentov. Používajú sa na to vysvetľujúce, práceneschopnosť, informácie o služobných cestách, plánoch dovoleniek atď.. Na obnovenie údajov možno použiť všetko, čo potvrdzuje a vysvetľuje neprítomnosť osoby na jeho pracovisku.

Kto môže potrebovať vysvedčenie?

Tento dokument sa často vyžaduje pri rôznych kontrolách. Daňová služba napríklad kontroluje jej prítomnosť v organizácii a správnosť vyplnenia.

Neexistencia časového výkazu aj v najmenšej firme môže byť dôvodom na pomerne vysokú pokutu. To istésa vyskytuje, keď sa pri vypĺňaní formulárov vyskytnú chyby. Platí to pre výpočty aj nesprávne použitie symbolov.

Prítomnosť časových výkazov je povinná. Sú potrebné pre samotnú spoločnosť (účtovníctvo, disciplinovanie zamestnancov), ako aj pre audítorské organizácie. A čo je najdôležitejšie - správne aplikujte symboly v časovom výkaze. Potom sa môžete vyhnúť mnohým problémom so zamestnancami a regulačnými orgánmi.