Vypracovanie príručky kvality: postup vývoja, vlastnosti, podmienky a požiadavky

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Manažment kvality, vypracovanie príručky kvality – to sú dnes najdôležitejšie úlohy v systéme manažérstva kvality poskytovaných produktov alebo služieb. Je vhodné analyzovať túto problematiku podrobnejšie, zvážiť všetky jej aspekty samostatne.

Výber prístupu k vývoju dokumentov

Tak či onak, vypracovaniu príručky kvality organizácie predchádza výber konkrétneho prístupu. Inými slovami, musíte zistiť, ktoré body sa v dokumente oplatí opísať a ktoré nie. Zamestnanci akejkoľvek spoločnosti by mali túto „referenčnú knihu“používať vo svojich odborných činnostiach, preto je potrebné pri jej tvorbe brať do úvahy aj tento faktor. Ako zorganizovať vypracovanie príručky manažérstva kvality tak, aby bola efektívna a efektívna?

Ak má byť akýkoľvek dokument účinný, je potrebné pochopiť, že musí byť zrozumiteľný a komplexný. On musíbyť pohodlné na používanie. Preto je pri tvorbe príručky kvality dôležité brať do úvahy, že spravidla obsahuje všetky základné informácie o systéme manažérstva kvality stavby. V prípade potreby budú relevantné odkazy na ďalšiu dokumentáciu. Jednoduchosť prezentácie a prehľadnosť umožňujú použitie manuálu ako pre špecialistov pracujúcich v oblasti kvality, tak aj pre ostatných zamestnancov spoločnosti. Jednoduché používanie, ktoré je tak dôležité zvážiť pri tvorbe príručky kvality, zaisťuje, že zamestnanci sa budú na tento dokument odvolávať častejšie a nebudú hľadať riešenia u kolegov alebo sami.

Úplnosť ako základná požiadavka na vypracovanie usmernenia

Odporúčania na vypracovanie príručky kvality pre laboratórium, výrobný závod alebo inú spoločnosť zahŕňajú úplnosť prezentovaného materiálu. Zdá sa, že táto požiadavka je jednou z najťažších. Ale nemali by ste sa báť. Našťastie v našom prípade už prešla tŕnistá cesta, pretože v súčasnosti existujú normy riadenia kvality ISO. Sú jasným predpisom, z ktorých prvkov by mal pozostávať systém manažérstva kvality v podniku. Okrem toho vám štandardy umožňujú nečudovať sa, ako je tento systém vytvorený a ako by mal fungovať.

Pri tvorbe manuálu manažérstva kvality musíte vedieť, že kľúčovou časťou dokumentu je popis cieľov štruktúry voblasti kvality. Inými slovami, hovoríme o nápadoch, ktoré spoločnosť plánuje realizovať v konkrétnom časovom období. Dosiahnutie cieľov vymenovaných developerom je spôsobené kompetentným plnením požiadaviek v oblasti kvality. Takže pri vypracúvaní príručky kvality pre podnik stojí za to zdôrazniť, ako je každá z týchto požiadaviek v tejto štruktúre implementovaná samostatne. Názvy požiadaviek sú zvyčajne nadpisy častí príslušného dokumentu. Treba dodať, že v procese prípravy manuálu netreba dať voľnú ruku vlastnej fantázii ohľadom číslovania sekcií. Pri vypracovaní príručky kvality nemá zmysel odchyľovať sa od číslovania, ktoré je schválené v norme. Len tak bude konečný dokument zrozumiteľný a rozpoznateľný medzi zamestnancami spoločnosti aj externými audítormi.

Je dôležité mať na pamäti, že za splnenie požiadaviek normy v podniku sú zvyčajne zodpovední určití ľudia. Preto musia byť títo úradníci uvedení pri vypracovaní príručky kvality, a to po popise jednotlivých požiadaviek. Zodpovední môžu byť tak vlastníci procesov, ako aj konkrétni úradníci, ktorí riadia činnosti opísané v dokumentácii.

Jasnosť ako požiadavka na vypracovanie usmernenia

Pri vývoji príručky kvality pre laboratórium, výrobný závod alebo inú štruktúru je dôležité zvážiť množstvo požiadaviek. Okrem úplnosti prezentácie zohráva významnú úlohupochopenie materiálu. Tak či onak by si manažment mal vytvárať predstavu o procesoch prebiehajúcich vo firme a ich interakcii. Deje sa tak v záujme splnenia požiadaviek normy.

Ak teda existuje špecifický proces, ktorého implementácia spĺňa určitú požiadavku normy, je potrebné v dokumente uviesť nielen samotný proces, ale aj jeho vlastníka. Ak je požiadavka splnená pre aktivitu, ktorá nie je charakterizovaná ako proces, mal by byť špecifikovaný zdokumentovaný postup s pokynmi na implementáciu tejto aktivity s príslušnými komentármi, ktoré sú kauzálne.

Pri tvorbe príručky kvality pre nové požiadavky by sa malo brať do úvahy, že na splnenie týchto požiadaviek je spravidla potrebná dodatočná dokumentácia. Ide napríklad o procesné predpisy, ktoré špecifikujú zloženie zodpovedných a fázy samotných procesov. Je dôležité vedieť, že odkazy na tieto dokumenty sú nevyhnutne uvedené v príručke. V dôsledku implementácie týchto operácií by mal každý zamestnanec od prvého čítania pochopiť, čo sa od neho očakáva z hľadiska implementácie požiadaviek normy kvality a zodpovedajúcich cieľov v tejto oblasti. Zamestnanec musí mať na pamäti, aké sú spôsoby dosiahnutia týchto cieľov aspoň na svojom pracovisku. Implementácia týchto odporúčaní o vypracovaní manuálu kvality umožní zapojiť všetkých zamestnancov organizácie do procesu riadenia parametrov kvality poskytovaných produktov alebo služieb.

Jednoduché použitiemanuály

Ďalšou dôležitou požiadavkou na vypracovanie príručky kvality pre laboratórium, výrobný podnik alebo inú štruktúru je jednoduchosť jej používania. Je nemožné argumentovať skutočnosťou, že ani na najvýkonnejšom aute nemôžete ísť ďaleko a skutočne nemôžete vôbec odísť, ak je jeho volant namontovaný v kufri. A preťažovanie prístrojovej dosky všemožnými sekundárnymi senzormi akosi povedie k tomu, že vodič sa v jeho prípade začne odpútavať od hlavného procesu, aby mohol čítať zaujímavé ukazovatele.

Príklad príručky kvality ISO

Bolo by užitočné prečítať si príručku a jej štandardné časti s konkrétnym príkladom. Aby sme to urobili, vezmeme skúšobné laboratórium. Prvá časť dokumentu je úvodom. Znie:

• názov štruktúry v plnej a skrátenej forme;
• regulácia činnosti laboratória, kde je potrebné uvádzať názvy prác a ich registračné čísla;
• miesto právnickej osoby, kde musíte uviesť poštovú aj oficiálnu adresu;
• kontaktné údaje (e-mail, telefónne číslo);
• organizačná štruktúra spoločnosti, ktorú spravidla nájdete v prílohách hlavného dokumentu.

Mimochodom, organizačnú štruktúru je najlepšie zobraziť schematicky.

Rozsah aplikácie

Po zavedení do procesu tvorby príručky kvalitypre skúšobné laboratórium je dôležité uviesť rozsah. Táto téma je vyčlenená v samostatnej časti, zvyčajne prvej v poradí. Napríklad:

1. Tento dokument predstavuje politiku manažérstva kvality a kľúčové princípy a postupy, ktoré zabezpečujú fungovanie systému kvality vo výskumnom laboratóriu.
2. Manuál je vypracovaný jedným alebo druhým zamestnancom, podpísaný riaditeľom výskumného centra a tiež schválený vedením organizácie a zabezpečený pečaťou právnickej osoby.
3. V záujme zabezpečenia vysokej úrovne a účinnosti systému kvality a včasného prijímania nápravných opatrení sa príručka reviduje a dopĺňa v prípade zmeny alebo reorganizácie právnickej osoby, ako aj v prípade zmeny rozsahu akreditácie štruktúry alebo zlepšenia systému kvality.
4. Tento dokument bol zostavený v súlade s požiadavkami zákonov a nariadení určitých krajín.
5. Rozsah systému manažérstva kvality sa vzťahuje na všetky body implementácie laboratórnych činností.

Normatívne referencie

Druhá časť príslušného dokumentu zvyčajne obsahuje normatívne odkazy. Je dôležité poznamenať, že všetky zákony, nariadenia, referenčné knihy a iné zdroje, ktoré sa používajú pri príprave príručky kvality, musia byť jasne a podrobne popísané a označené. Ďalej je vhodné pristúpiť k oboznámeniu sa s treťou časťou návodu, ktorá popisuje všetky pojmy a definície,použité v práci.

Termíny a definície

Táto časť je pomerne rozsiahla, takže ju poďme zvážiť na konkrétnom príklade nášho laboratória. V tomto dokumente platia nasledujúce výrazy a definície:

• Akreditácia je potvrdenie súladu právnickej osoby alebo fyzického podnikateľa s určitými kritériami.
• Výpis z registra (čiže osvedčenie o akreditácii) je dokument, ktorý sa generuje automaticky prostriedkami štátneho informačného systému v oblasti akreditácie. Je to certifikát, potvrdenie o skutočnosti akreditácie v konkrétnej oblasti činnosti.
• Kvalita je súbor vlastností, ktoré sú vlastné objektu. Tieto charakteristiky sa zvyčajne vzťahujú na schopnosť zariadenia uspokojiť potreby, ktoré boli pôvodne zriadené.
• QCA alebo kvantitatívne chemická analýza je kvantitatívne stanovenie vytvorené experimentálne a vzťahujúce sa na obsah jednej alebo viacerých zložiek vzorky fyzikálnymi alebo chemickými prostriedkami.
• Analýza je komplex špecificky charakterizovaných operácií, ktorých implementácia vedie k získaniu výsledkov CCI so stanovenými ukazovateľmi presnosti.
• Audit alebo interná kontrola je zdokumentovaný, nezávislý, systematický proces získavania výsledkov auditu a objektívneho hodnotenia týchto výsledkov s cieľom určiť, do akej miery boli splnené vopred dohodnuté kritériá auditu.
• Audítorský program jesúbor stanovených kritérií pre audit jedného alebo série auditov, ktoré sú naplánované na určité časové obdobie a sú zamerané najmä na dosiahnutie stanovených cieľov.
• Kritériá auditu predstavujú súbor požiadaviek, postupov a zásad, ktoré sa používajú ako referencie. Je dôležité poznamenať, že kritériá auditu sa používajú na porovnávanie audítorských dôkazov s nimi.
• Audítor je osoba, ktorá preukáže svoje osobné charakteristiky a spôsobilosť vykonávať audit.
• Audítorský tím – jeden alebo viacerí audítori, ktorí sú zapojení do auditu.

V zozname pojmov a definícií možno pokračovať, ale hlavným účelom tohto článku je objasniť význam a povahu materiálu uverejneného v každej časti príručky, preto je vhodné prejsť na ďalšiu odsek.

Požiadavky na riadenie kvality v laboratóriu

Tento odsek je posledným odsekom v posudzovanom dokumente. Je však najinformatívnejšia. Na začiatok je potrebné uviesť názov laboratória tu, ako v prvej časti, a potom poskytnúť informácie o riadení štruktúry, konkrétne musíte opísať pozíciu vedúceho výskumného centra alebo kvality. manažéra a komu sa hlásia. Potom je vhodné charakterizovať organizačnú štruktúru a riadiaci personál s pozíciami a súvisiacimi odbornými zodpovednosťami. Okrem toho je dôležité pamätať sisubstitučných ciest, teda zástupcov riaditeľov rôznych oddelení laboratória. Ďalej sa porozprávajte o:

• Zodpovedá za zamestnanca systému manažérstva kvality. Je potrebné uviesť nielen jeho pozíciu, ale aj údaje zodpovedajúcej objednávky na prijatie do zamestnania.
• Implementácia QMS a základy jeho fungovania.
• Zodpovednosti a právomoci zamestnancov výskumného centra v oblasti kvality vrátane rozdelenia povinností, práv a zodpovednosti medzi zamestnancov výskumného centra.
• Predpisy o činnostiach štruktúry.
• Right Research Center.
• Zásady ochrany osobných údajov, dokonca aj od tretích strán.
• Zodpovednosť vedenia za aktivity, ktoré sú organizované v laboratóriu.
• Súbor regulačnej a technickej dokumentácie, ktorá v každom prípade pôsobí ako vlastníctvo zákazníka. Po laboratórnych prácach teda táto dokumentácia zostáva vo výskumnom stredisku alebo sa po predchádzajúcej dohode vráti zákazníkovi.
• Výsledky vykonanej práce a vydané doklady, ktoré sa správajú ako vlastníctvo zákazníka až po zaplatení práce.

Čo ešte?

Okrem vyššie uvedených položiek musíte v časti „Požiadavky“týkajúce sa laboratórneho centra špecifikovať nasledovné:

• Uzatváranie subdodávok na realizáciu meraní. Je potrebné dodať, že účelom tohto postupu je zabezpečiť kvalitné výsledky testov vv prípade subdodávateľských štruktúr zapojených do ich realizácie. Tak či onak je výskumné laboratórium plne zodpovedné za prácu, ktorú vykonáva subdodávateľská organizácia.
• Riadenie práce súvisiacej s testami, ktoré nespĺňajú schválené požiadavky.

Po opísaní všetkých častí príručky na príklade výskumného centra a podrobnej analýze všetkých požiadaviek na dokument v súčasnosti je vhodné vyvodiť nejaké závery.

Hlavným bodom je potreba dokumentovať celý rozsah procesov realizovaných v oblasti zabezpečovania a zvyšovania kvality poskytovaných produktov alebo služieb. Je tiež dôležité mať dokument upravujúci problematiku správy dokumentov vo všeobecnosti ako súčasť zdokumentovaných procesov.