Plán riadenia projektu: popis, zostavenie, analýza

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Čo je plán projektového manažmentu, sa dá pochopiť pod pojmom projektový manažment. Je to umenie a veda zároveň, dobre etablovaná v spotrebiteľsky orientovanej trhovej ekonomike. Ide o štruktúrované vypracovanie plánu práce s určením priebežných cieľov k určitým termínom. V rámci jeho realizácie je určený zodpovedný projekt, ktorý bude práce vykonávať, a regulačné orgány, ktoré budú kontrolovať dodržiavanie predpisov. Je projektové riadenie vždy efektívne? Kto alebo čo ovplyvňuje konečný výsledok?

Teoretický aspekt

Plán projektového manažmentu je vždy spojený s inovatívnymi implementáciami a pozostáva z prvkov analýzy nového produktu, trhu, kategórií spotrebiteľov. Jeho hlavným účelom je vyriešiť plánovanú úlohu v čo najkratšom čase s maximálnou úsporou peňazí.zdroje.

Z hľadiska návrhu má každý projekt obmedzený inovačný efekt. Inovácia sa prejavuje v individuálnom prístupe k tvorbe tovarov, ktoré sa líšia od podobných tovarov alebo služieb. Táto schopnosť vám umožňuje systematicky upravovať a upravovať vlastnosti produktu alebo služby.

Tento parameter je neoddeliteľnou súčasťou plánu riadenia komunikácie projektu, vývoja nových produktov, opravy stavebných prác alebo predvolebnej kampane, tvorby informačného systému vo firme.

Teoretický aspekt zahŕňa kombinované znalosti, zručnosti, spôsoby a prostriedky na vytvorenie nového produktu a služby. Na splnenie požiadaviek trhu a očakávaní investorov je potrebné nájsť optimálnu rovnováhu medzi nákladmi, termínmi, cieľmi a kvalitou realizovaného projektu.

Projektový plán by mal logicky spájať všetky oblasti vedomostí s dostupnými zdrojmi a potenciálom účinkujúcich.

Typy systémov

Akúkoľvek úlohu, napríklad vytvorenie nového produktu a jeho predaj, možno vykonať s plánom riadenia projektu alebo bez neho.

Prvá možnosť bude založená na použití maticového systému, ktorý určuje zodpovedného (manažéra) projektu. Podriadiť sa bude riaditeľovi a jeho skupina bude pozostávať zo zamestnancov z rôznych oddelení, ktorí sú počas trvania projektu oslobodení od priamych pracovných povinností. Takéto personálne zmeny si vyžadujú tímovú súdržnosť a jasné pochopenie cieľov a výsledkov projektu.

Druhá možnosť predpokladá, že zodpovedným bude poverený jeden z vedúcich oddelení. Všetky projektové úlohy budú vykonávať zamestnanci tohto útvaru. Vo všeobecnosti však zamestnanci nebudú úplne rozumieť tejto úlohe a budú ju vnímať ako ďalšiu záťaž. V dôsledku toho môžu byť načasovanie a výsledky nepredvídateľné.

Rôzne projekty

Spoločnosti využívajú projekty v práci ako netradičnú metódu prevzatia iniciatívy, ktorá sa nedá využiť v každodennej prevádzke. Ich podiel v spoločnostiach sa každým rokom zvyšuje.

Projekty sú vždy iné, no majú niečo spoločné. Ide o podmienky obmedzeného času, hľadanie kompetentných interpretov a ďalšie peniaze. Rozlišujú sa tieto smery:

1. Architektonický dizajn. Pre úspech v podnikaní je potrebná účasť inžinierov, dizajnérov, spotrebiteľov a investorov. Pozoruhodným príkladom je vynálezca a architekt z USA B. Fuller, ktorému sa podarilo zaujať ľudí a vyvinúť model modulárnych kúpeľní. Tieto miestnosti sú ekonomickou možnosťou a dodnes sa používajú pri výstavbe obytných budov.
2. Konceptuálna vízia. Ide o to, aby sa vytvorili podmienky priaznivé pre vznik nových myšlienok. Príkladom je projekt s telefónnymi spoločnosťami v USA, ktorí hľadajú spôsob, ako ochrániť telefónne búdky pred záškodníkmi. Z množstva možností sme sa rozhodli pre nerezovú konštrukciu. Dnes možno tento prvok pozorovať na vchodových dverách.v mnohých budovách.
3. Plánovanie. Je veľmi dôležité zostaviť postupnosť realizácie projektu. Napríklad podľa tohto kritéria sa Yellowstonskému národnému parku podarilo implementovať hlavný plán križovatky a jej údržby.
4. Konštrukcia objektov. Práca sa zameriava na dodržiavanie noriem a pravidiel výstavby, ako aj na systematickú kontrolu každej etapy. Neprítomnosť kontrolného orgánu môže viesť k zničeniu objektu s nepredvídateľným poškodením.

Pred rozhodnutím pre jeden z prístupov je potrebné vypracovať plán riadenia kvality projektu. Pri výrobe zdravotníckych pomôcok alebo liekov je lepšie zamerať sa na kvalitu fáz plánovania. V prípade, keď je potrebné premiestniť hotový výrobok z jednej oblasti do druhej, napríklad pri inštalácii klimatizačných a vykurovacích systémov vo viacposchodových budovách, dôraz sa kladie na kontrolu.

Faktor úspechu

Plán projektového manažmentu je dnes neoddeliteľnou súčasťou úspešného výsledku. Jeho vznik bol v minulosti charakteristický pre tradičné oblasti výroby (obrana, energetika, stavebníctvo). V súčasnosti tento prístup využíva takmer každá druhá firma, respektíve 45 % všetkých organizácií. Patria sem finančné inštitúcie, ktoré spoločnosti poskytujú služby a tovar.

Firma zameraná na produkt často cíti potrebu systematicky ho upravovať v reakcii na nové požiadavky zákazníkov. V tomto prípade tvorbaplán riadenia projektu. Dnes väčšina organizácií funguje prostredníctvom tohto prístupu.

Tipy na vytvorenie plánu

V praxi sa mnohé spoločnosti pri svojom úsilí stretávajú s ťažkosťami a skrachujú. Napríklad Lockheed, ktorý neuspel s lietadlom L-1011, alebo projekt Deep Tunnel zameraný na zvýšenie kanalizačnej infraštruktúry mesta Chicago. Spoločnostiam vznikli veľké náklady, snažiac sa zachovať si to, čo dokázali, a do určitej miery predať – svoj produkt.

Hlavným dôvodom neúspechov bolo, že sa neuskutočnil podrobný vývoj plánu riadenia projektu a vedenie spoločnosti sa úplne sústredilo na konečný výsledok, a nie na postupné fázy dosiahnutia cieľa.

Na implementáciu úspešného podniku je potrebné vypracovať koncept s jasnou postupnosťou činností, pričom treba zvážiť nasledujúce tipy:

1. Zobraziť projekt od tretej strany. Táto technika vám umožní objektívne posúdiť, čo sa deje, znovu sa pozrieť na situácie, vyriešiť vzniknuté problémy a prehodnotiť náklady;
2. Delegovanie rozhodovania. Takýto prístup poskytne pochopenie čiastkových cieľov projektu, niekoľkonásobne zvýši efektivitu;
3. Vytvorte si záložný plán. Ďalšie možnosti riešenia vzniknutých problémov pomôžu ušetriť čas a peniaze. A rozdelenie konceptu na niekoľko častí ho priblíži k dokončeniu.

Zodpovedný za manažment

Plán riadenia kvalityProjekt je potom efektívny, keď jeho vedúci spĺňa určité kritériá. Vybrať človeka, ktorý je schopný vykonávať potrebné činnosti a posunúť firmu na novú úroveň, je riskantný podnik. Je však lepšie neodkladať riešenie problému.

Hlavnými atribútmi kandidáta by mala byť zodpovednosť, ambicióznosť, schopnosť riadiť ľudí a vysoká úroveň kompetencií. V praxi to nestačí, pretože potrebuje poznať aj obsah práce. Plán riadenia rozsahu projektu vo väčšine prípadov pozostáva z etáp:

• vývoj dokumentácie;
• rozdelenie právomocí a úloh;
• schválenie pracovného plánu;
• vytváranie scenárov pre neočakávané situácie.

Nakoniec je lepšie dať prednosť motivovaným a samostatne nominovaným uchádzačom. To ukazuje hlavnú črtu lídra - schopnosť rýchlo robiť vážne rozhodnutia.

Riziká projektu

Plán riadenia rizík je štruktúrovaný systém na identifikáciu faktorov, ich hodnotenie a reagovanie na ne. Pozostáva z dostupných a prijateľných predpovedných noriem z hľadiska dôsledkov scenára.

V podnikaní existuje niekoľko úrovní riadenia rizík:

• identifikácia prístupov a zostavenie akčného plánu;
• hľadajte riziká, ktoré môžu zmeniť výsledok projektu;
• kvalitatívne a kvantitatívne hodnotenie rizika;
• vývoj metód a postupov na zníženie možných hrozieb;
• monitorovanie realizácie celého cyklu projektu.

Zdroje

Nárast konečných výsledkov konceptu, ako aj zníženie nákladov a načasovania prác môžete ovplyvniť výberom moderných technológií, kvalifikovaných zamestnancov a finančných zdrojov na splnenie úlohy. Použité technológie a plán riadenia zdrojov projektu sa považujú za kľúčové nástroje úspechu spoločnosti.

Spolu s kľúčom existujú aj ďalšie nástroje potrebné na správu kľúča. Môžu to byť napríklad uzavreté zmluvy, ktoré vám umožnia pritiahnuť potrebné zdroje v správnom čase. Lode pripisujú systém riadenia personálu a samotný koncept, vytváranie informačnej interakcie všetkých účastníkov.

Hodnotenie

Analýza plánov projektového manažmentu zahŕňa dva prvky: posúdenie štruktúry a preskúmanie stupňa implementácie. Na úplné pochopenie toho, ako je koncept efektívny z hľadiska investovaných zdrojov, je potrebná analýza.

Prvý prvok zahŕňa hodnotenie ukazovateľov, úloh, konečných výsledkov práce zamestnancami. Tu sa robia úpravy budúceho pracovného postupu. Všetky ďalšie procesy budú súvisieť s prvkom analýzy výkonnosti, v ktorom sa zaznamenáva vykonaná práca a vypracúvajú sa prognózy.

Väčšina spoločností používa systém hodnotenia koncepčných kritérií, kde hodnotia náklady, trvanie prác a ich kvalitu. Ak niektoré z kritérií nie je splnené, vytvorí sa plán riadenia zmeny projektu. V tomto prípade dochádza k revízii hodnôt ukazovateľov, úlohupravuje sa.

Záverečnou fázou analýzy je porovnanie dosiahnutých výsledkov s plánovanými.

Nepredvídané okolnosti

Kľud riaditeľa v nepredvídaných situáciách a jeho adekvátne posúdenie vzniknutých problémov zohráva dôležitú úlohu pri implementácii plánu riadenia projektu.

Nedostatok tejto kvality u lídra a nedostatok času na zváženie dôsledkov niektorých rozhodnutí sú hlavnými príčinami problémov. Nevyriešené úlohy, ktoré sa objavili na samom začiatku práce, nemusia byť vyriešené, čo povedie k zmeškaniu termínov alebo zbytočným ekonomickým nákladom. Strach a neistota v konaní vedenia sa zároveň môžu rýchlo preniesť na celú pracovnú skupinu. Toto je psychologické správanie. Preto je veľmi dôležité, aby sa vodca koncentroval a nestrácal vyrovnanosť skrývaním emócií.

Všestrannosť projektu

Akýkoľvek plán projektového manažmentu si vyžaduje, aby ste naraz riešili veľa úloh. Zároveň musí byť každá otázka zodpovedaná presne a podrobne. Akákoľvek vznikajúca nuansa určuje osud samotného projektu. Problematika prevencie rizík je riešená najmä kompetentným prístupom odborníkov.

Ak chcete realizovať úspešný projekt, musíte sledovať rýchlosť dokončenia úloh, venovať pozornosť detailom, delegovať prácu kolegom a hodnotiť jej kvalitu vo všetkých fázach spustenia projektu.

Pozor na detail

Vykonajte analýzu trhu, analýzu SWOT, výpočet peňažných tokov aďalšie kľúčové ukazovatele zabezpečujú zvýšenie efektívnosti projektu. Podnikateľský plán projektového manažmentu definuje nielen typ implementovaného podniku, ale zahŕňa aj projekcie príjmov a výdavkov. Zahŕňa nasledujúce položky:

• popis firmy;
• marketingová stratégia;
• hodnotenie konkurentov;
• prevádzkové postupy;
• staff.

Plánujte ako celok

Všetci zamestnanci projektu konajú ako súčasť jedného celku, pretože konečný výsledok závisí od ich konania.

Každý účastník v rámci svojej oblasti zodpovednosti ovplyvňuje ducha pracovnej skupiny a efektivitu práce vo všeobecnosti. V manažmente je dôležité neviesť neustále kampaň za plnenie stanovených úloh s cieľom dosiahnuť požadované ukazovatele výkonnosti, ale zabezpečiť, aby každý účastník cítil svoju dôležitosť pre spoločnú vec.