Zainteresované strany projektu. Autori a vedúci projektu

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

Mnohé spoločnosti používajú projektovú metódu, aby úspešne konkurovali na dnešnom trhu a boli úspešné vo svojom úsilí. Umožňuje vám získať hotový vysokokvalitný produkt v obmedzenom čase. Aby bol tento proces efektívny, musíte poznať jeho podstatu, špecifiká a implementačné prvky.

Definícia pojmu

Slovo „projekt“pochádza z angličtiny. projekt, z lat. projektus „vrhnutý dopredu, vyčnievajúci“a má viacero významov v závislosti od oblasti, v ktorej sa uplatňuje. V manažmente ide o časovo ohraničený podnik, ktorého účelom je vytvorenie nového, jedinečného produktu, služby alebo výsledku. Realizácia tohto súboru aktivít zabezpečuje získanie výhod pre hlavných zainteresovaných strán projektu (zákazníkov, investorov, dodávateľov). Túto formu práce vo veľkej miere využívajú stavebné, strojárske, podnikové softvérové či marketingové spoločnosti, určité skupiny ľudí a úspešné firmy sa pri svojej činnosti uchyľujú k tejto metóde.osobnosť.

Funkcie

Je to projekt, nie súbor úloh, ktoré sa majú vykonať, ak činnosť, ktorá sa má vykonať, má niekoľko charakteristík, konkrétne:

• časovo obmedzené (vymyslená udalosť má dátum začiatku a dátum prijatia konečného výsledku alebo sa v dôsledku toho očakáva určitý produkt alebo služba);
• jedinečnosť je jedným z hlavných charakteristických znakov jej implementácie, pričom nová môže byť len pre organizátora alebo účastníkov projektu, a nie pre všetkých zamestnancov;
• limit finančných prostriedkov a iných zdrojov potrebných na vykonanie tohto procesu (čas, peniaze, práca, technická podpora).

V živote bežného človeka môže byť projektom presťahovanie sa do iného mesta, kúpa nového domu, hľadanie práce, začatie podnikania atď., v biznise je to vytvorenie nového produktu, rozšírenie trhu, spustenie novej reklamnej kampane, vytvorenie nových výrobných kapacít. Práve táto metóda vám umožňuje robiť nové kroky v činnosti organizácií alebo jednotlivcov, preto ju zainteresované strany projektu využívajú pri vývoji akýchkoľvek inovácií.

Kľúčoví účastníci procesu

Táto kategória zahŕňa ľudí (organizácie), ktorí majú priamy prospech z implementácie zamýšľaného podniku. Patria sem:

• Iniciátori – ľudia, ktorí argumentujú potrebou projektu. Môžu to byť zamestnanci akejkoľvek úrovne v rámci spoločnosti aj mimo nej.
• Sponzormi sú najmä zamestnanci vyššíchodkaz firmy, ktorí dohliadajú na jej priebeh zo strany zákazníka. Dohliadajú na realizáciu tohto súboru aktivít a zabezpečujú zdroje financovania projektu, materiálne a iné druhy podpory, ako aj získavanie plánovaných prínosov pre organizáciu. Sponzori určia manažéra, ktorý bude viesť proces, poskytne mu všetky potrebné finančné prostriedky a bude podávať správy o postupe krokov vyššiemu manažmentu (CEO, predstavenstvo atď.).
• Projektový manažér je manažér zodpovedný za implementáciu daného podniku. Jeho úlohami sú: kontrola dosiahnutia konečného výsledku včas, šetrenie úrovne limitu poskytovaných zdrojov a vysoká kvalita finálneho produktu alebo služby. Denne sa zaoberá projektom, riadi akcie tímu, kontroluje plnenie stanovených požiadaviek, zohľadňuje a odsúhlasuje priania všetkých zainteresovaných strán, v prípade potreby získava asistenciu administrátora resp. dočasne vytvorený tím špecialistov na riešenie úloh.

Títo účastníci projektu sa v konečnom dôsledku stávajú vlastníkmi konečného produktu (výsledku), preto si diktujú svoje požiadavky na projekt, financujú ho investovaním vlastných alebo cudzích prostriedkov a tiež uzatvárajú zmluvy s dodávateľmi potrebné pre plánovaný aktivity.

Realizátori plánu

Členmi plánovacieho tímu sú jednotlivci alebo subjekty, ktoré sa zúčastňujú na podniku, alebo tie strany, ktoréktorých záujmy môžu byť dosiahnutím cieľa ovplyvnené.

Podľa miery zapojenia sa do tohto typu činnosti existujú tri hlavné skupiny podobne zmýšľajúcich ľudí:

• Hlavným tímom sú zamestnanci (organizácie), ktorí sa priamo podieľajú na realizácii plánu.
• Rozšírený tím – profesionáli, ktorí nepriamo poskytujú odbornú pomoc.
• Zainteresované strany projektu (interné a externé) – organizácie alebo zamestnanci, ktorí ovplyvňujú predstaviteľov prvej a druhej skupiny, pričom sa nezapájajú do priamej interakcie s priamymi účastníkmi. Sami si upravujú priebeh procesu alebo priamo pociťujú dopad implementácie plánu na svoje aktivity.

Možní účastníci v podniku

Niekedy sa na úspechu tohto súboru podujatí podieľajú aj jednotlivci alebo organizácie zvonku. Konkrétne:

• Investori sú ľudia, ktorí investujú do projektu napríklad vo forme pôžičiek. Niekedy je investorom zákazník, inak sú to banky, fondy a iné veľké spoločnosti.
• Dodávatelia - strany, ktoré preberajú záväzky na vykonanie práce v súlade s dohodou (zmluvou). Môže to byť buď časť úloh, alebo celý projekt. Vyčleniť hlavného dodávateľa a subdodávateľa, ktorý s ním vstupuje do zmluvného vzťahu a poskytuje časť dohodnutých služieb.
• Dodávatelia – zainteresované strany projektu, poskytujúce zákazníkovi potrebné materiály, technické vybavenie atď.
• Vládne orgány - administratívny aparát osady,ktorá monitoruje implementáciu sociálnych, environmentálnych, komunitných a vládnych požiadaviek.
• Spotrebitelia – ľudia, ktorí kupujú hotové výrobky alebo používajú konečný výsledok, ktorý určuje túžbu po produkte alebo službe a poskytuje dopyt po nich.

Možnosť účasti týchto strán na projekte závisí od jeho typu, typu, rozsahu a stupňa zložitosti. Práca manažéra musí nevyhnutne pokrývať všetky zainteresované strany a zabezpečovať koordináciu ich požiadaviek.

Kto dohliada na proces?

Autormi projektov sú spravidla špecialisti (architekti, projektanti, stavitelia) a implementáciu plánovaného podniku zabezpečuje manažér. Ide o zamestnanca riadiacej úrovne, vedúceho oddelenia. Medzi jeho povinnosti patrí monitorovanie implementácie plánu načas, využitie dostupných zdrojov a kvalita konečného produktu.

Priorita je prvým aspektom, pretože vám umožňuje vyhnúť sa prekročeniu nákladov a problémom v priebehu práce. Preto sa pri riadení projektu vždy zameriavame na podnikový plán.

Funkcie projektového manažéra

Efektívnosť podnikového riadenia priamo závisí od správneho rozdelenia moci medzi jednoduchých výkonných pracovníkov, kľúčových členov tímu a manažéra. Právomoci a funkčná zodpovednosť za posledné uvedené sú určené buď zákazníkom alebo projektovou chartou (ak sa vykonáva v rámci spoločnosti).

KMedzi hlavné povinnosti manažéra patrí:

• Organizujte štruktúru konceptu a vytvorte tím riadenia podniku.
• Vyhľadajte potrebné finančné prostriedky a zdroje na jeho realizáciu.
• Analýza vplyvu zainteresovaných strán projektu na postup procesu.
• Školenie personálu potrebného na splnenie úloh, ich motivácia.
• Formovanie podmienok a zodpovedností pre všetkých účastníkov, určenie úrovne zodpovednosti tímu projektového manažmentu.
• Vypracovanie podnikateľského plánu a harmonogramu, výpočet rozpočtu a rozpočtovania, analýza možných rizík a hľadanie spôsobov, ako ich eliminovať.
• Monitorovanie realizácie všetkých typov prác podľa plánu.
• Podpisovanie zmlúv na vykonávanie úloh, sledovanie ich plnenia a včasné uzatvorenie.
• Nadviazanie komunikácie medzi manažérskym tímom a ostatnými účastníkmi projektu.
• Prijímanie oznamovacích materiálov a ich analýza.
• Komunikácia so zákazníkom s cieľom poskytnúť mu všetky informácie, ktoré ho zaujímajú, ako aj získať informácie o prianiach alebo požiadavkách na konečný výsledok.
• Monitorovanie práce všetkých účastníkov projektu a jeho včasné ukončenie.

Spektrum funkčných povinností manažéra je pomerne veľké a iba so špecifickými znalosťami a starostlivou organizáciou svojich činností môže zabezpečiť úspech podniku.

Spoločnosť interpretov

Na realizáciu projektu manažér vytvorí 2skupiny zamestnancov: projektový tím a manažérske prepojenie. Konečný výsledok do značnej miery závisí od kvality práce vykonanej týmito dvoma organizačnými štruktúrami.

Projektový tím – to sú špecialisti a/alebo organizácie, ktoré vykonávajú prácu v rámci podniku a zodpovedajú manažmentu za ich implementáciu a kvalitu. Táto skupina sa vytvára na dobu trvania plánovaných aktivít. Môže zahŕňať interný aj priťahovaný pracovný personál (skupiny).

Manažérsky tím zahŕňa zamestnancov prvej skupiny, ktorí priamo súvisia s dohľadom nad procesom a prijímaním manažérskych rozhodnutí. Úspech podniku, množstvo rizík a problémov, ktoré vznikajú pri riešení problémov, závisí od toho, ako manažér správne vyberá účinkujúcich v tejto skupine.

Zamestnanci na manažérskej úrovni, ako nikto iný, sú zodpovední za realizáciu svojej náplne práce, ktorej rozsah môže byť rôzny: od prípravy dokumentu až po hotový podprojekt. Niekedy vedúci podniku zhromaždí skupinu kľúčových zamestnancov (subtím), ktorá sa vytvorí v súlade s balíkmi potrebných prác alebo podprojektov.

Pre zabezpečenie realizácie stanoveného plánu načas je potrebné, aby každý zamestnanec poznal rozsah svojich funkčných povinností, požiadavky na vykonávanú prácu, mieru osobnej zodpovednosti, načasovanie a formy správy o svojich aktivitách.

Identifikácia zainteresovaných strán projektu

Akýkoľvek súbor akcií je zameraný na dosiahnutie konečného výsledku. Konečným produktom je vízia zákazníka. Pri začatí akcie je ťažké povedať, či výsledok splní očakávania. Aby bolo plánovanie úspešné, je potrebné identifikovať zdroje neistoty. Príčinou neúspechu sú často nesplnené očakávania od projektu, ktorý musí v priebehu práce vykonať zmeny. Iniciátormi takýchto zmien sú často zainteresované strany projektu. Príkladom môžu byť sponzori, dodávatelia, úrady atď. Majú právo predložiť svoje želania týkajúce sa výsledkov, ktoré sa môžu navzájom líšiť.

Ak vyššie uvedené osoby alebo organizácie môžu ovplyvniť priebeh projektu a manažér to nevedel alebo nebral do úvahy, tak ich zásah zmení chod celého plánovaného podniku a bude mať na vykonanie úprav počas cesty. V práci manažéra by nemali byť žiadne nedostatky.

Existuje niekoľko spôsobov, ako identifikovať agentov alebo spoločnosti, pre ktoré môže mať realizácia zámeru význam:

• Klasifikácia, t.j. vyčlenenie všetkých podnikov, skupín, osôb, ktoré majú akýkoľvek vzťah k projektu. Patria sem: sponzori, zákazníci, dodávatelia, používatelia produktov, manažéri, konkurenti, vedúci pracovníci, obchodní partneri, médiá, úrady atď. Kompletný zoznam všetkých možných zainteresovaných strán je zostavený tu a či je pre nich určená výhoda.
• Nominácia, ktorej podstatou je, že líder určí hlavného zainteresovaného, napríklad sponzora, šéfa spoločnosti, ktorý zostaví zoznam všetkých účastníkov, v sile ktorýchovplyvniť chod podniku.
• Štúdijná dokumentácia.

Úspech projektu a počet vzniknutých problémov závisí od úplnosti definície zainteresovaných strán projektu.

Kontrola nad implementáciou plánu

Plnenie plánu je monitorované konaním tímových stretnutí, ktorých členovia informujú o množstve vykonanej práce a zároveň udávajú, koľko času je ešte potrebné na dokončenie úloh načas. Tieto údaje sa kontrolujú podľa kalendára. Ak sa predpokladá oneskorenie, zvážia sa rôzne možnosti riešenia problému a jedna z nich sa vykoná. Rovnakým spôsobom sa problém rieši s odchýlkou od množstva poskytnutých prostriedkov a zdrojov, ako aj od konečnej úrovne kvality.

Implementácia projektu je dobrou cestou pre organizácie, ktorých aktivity sú zamerané na rozvoj firmy. Poznanie komponentov procesu navrhovania vám umožňuje dosiahnuť dobré výsledky pri minimálnych nákladoch v krátkom čase a koordinovaná interakcia so zainteresovanými stranami projektu otvára nové obzory pre podnikanie.