Základ, štýly a štruktúra vyjednávania

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:39

V živote každého človeka zohrávajú rokovania dôležitú úlohu. Každý deň sa ľudia musia na niečom dohodnúť v práci aj doma. Vyjednávanie má v živote obchodníkov veľký význam, pretože od takejto obchodnej komunikácie závisí úspech činnosti a následne finančný príjem.

Nestačí však stretnúť človeka a začať s ním konverzáciu. Skúsení obchodníci hovoria, že je potrebné poznať štruktúru obchodných rokovaní, ich štýly a ďalšie nuansy. To všetko môže pomôcť vo chvíľach, keď je potrebné presvedčiť partnerov alebo s niečím súhlasiť.

Ďalej v článku sa podrobne zváži štruktúra vyjednávania, popíšu sa ich fázy a funkcie. Okrem toho budú klasifikované štýly vyjednávania a nuansy obchodnej komunikácie po telefóne a s partnermi z iných krajín.

Definícia pojmu „vyjednávanie“

Skôr ako začnete študovať štruktúru rokovaní, musíte pochopiť, čo sú a akú úlohu vo všeobecnosti zohrávajú. Rokovania sú teda obchodnou komunikáciou, ktorá je zameraná na dosiahnutie spoločných rozhodnutí o diskutovaných otázkach. Vyjednávanie spravidla znamenáje komunikácia ľudí, ktorí majú podobný názor a sledujú rovnaké ciele.

Úloha vyjednávania v podnikaní

Takúto komunikáciu je potrebné odlíšiť od tej, keď partneri úplne súhlasia s názormi toho druhého, alebo sú naopak kritickí. V prvom prípade ide už o spoluprácu av druhom o konfrontáciu. Hlavným cieľom rokovaní je nájsť optimálne riešenia problému pre obe strany a určiť spoločný akčný plán.

Spravidla, ak sa strany kvôli tomu stretnú, majú záujem o spoluprácu. Preto je úlohou vyjednávania rozvíjať plodný pracovný vzťah.

Štruktúra vyjednávania

Každý druh vyjednávania má rovnakú štruktúru. Skúsení obchodníci sa snažia budovať konverzáciu dodržiavaním určitých fáz. Tento prístup šetrí čas a je zameraný na úspešnú komunikáciu. Takže štruktúra vyjednávania zahŕňa štyri hlavné fázy:

1. Príprava.
2. Vyjednávanie.
3. Ukončiť rokovania.
4. Analýza výsledkov.

Každá z týchto fáz je v procese obchodnej komunikácie rovnako dôležitá. Je dôležité poznamenať, že štruktúra procesu vedenia medzinárodných rokovaní je úplne podobná tej, ktorá je uvedená vyššie. Je však potrebné pripomenúť, že komunikácia s partnermi z iných krajín si vyžaduje aj ďalšiu prípravu, pretože je potrebné študovať tradície, normy komunikácie a ďalšie podrobnosti o ľuďoch, s ktorými budete musieť rokovať. Stojí za to zvážiť každú z nich podrobnejšie.spôsobom.

Prvá fáza: príprava

Úspech akejkoľvek obchodnej komunikácie s partnermi závisí vo väčšej miere od kvality prípravy na rokovania. Odborníci v tejto fáze štruktúry obchodných rokovaní navrhujú použiť nasledujúci model prípravy:

1. Určite predmet rokovaní. Je dôležité pochopiť, o čom sa bude diskutovať, pretože bez tohto momentu nie je možné ťažiť z komunikácie. Podľa skúsených manažérov iniciatíva vždy pochádza od niekoho, kto sa viac vyzná v diskutovanej téme.
2. Je potrebné vypracovať približný program rokovaní. Zvláštny scenár pomôže predvídať výsledok komunikácie. V závislosti od zložitosti rokovaní môže existovať niekoľko scenárov.
3. Je potrebné určiť momenty, v ktorých je možné ustúpiť partnerom a tie, v ktorých je absolútne nemožné ustúpiť. Zároveň je potrebné predvídať, aké ústupky v prospech druhej strany rokovaní môžu znamenať.

Tento model je veľmi všestranný. Nie je však možné implementovať takýto akčný plán v rámci prípravy na obchodnú komunikáciu, ak predtým neboli preštudované nasledujúce otázky:

1. Účel rokovaní.
2. Partner (jeho postavenie na trhu, stav vecí atď.).
3. Vyjednané.
4. Osoby prítomné na rozhovoroch.
5. Podmienky a možné podmienky.

Do procesu prípravy môže byť zapojených veľa odborníkov, avšak osoba, ktorá sa bude priamo podieľať na komunikácii s partneromje povinný preštudovať každý detail informácií, ktoré boli predtým zhromaždené. Stojí za zmienku, že je to kvalita prípravy, ktorá určuje výsledok rozhodovania. Napríklad prvá fáza štruktúry obchodného vyjednávania skúma, čo bude klientovi ponúknuté, účel stretnutia, platobnú schopnosť klienta a ďalšie podrobnosti, ktoré vám umožnia propagovať produkt a uzavrieť obchod.

Druhá fáza: rokovania

Štruktúra vyjednávania zahŕňa nasledujúce metódy vedenia v druhej fáze:

1. Variačná metóda. Je postavená na tom, že negatívna reakcia partnera na predložené podmienky je vopred známa. Takéto rokovania možno nazvať komplexnými. Preto by ste sa počas rozhovoru mali snažiť nájsť najlepšie riešenie problému s diferencovaným prístupom.
2. Spôsob integrácie. Je vhodné uchýliť sa k tejto metóde, keď je partner posadnutý svojimi vlastnými záujmami, ale nezohľadňuje nuansy sociálnych vzťahov. Táto metóda má za cieľ presvedčiť druhú stranu o účelnosti odhadu strát v prípade zanedbania sociálnych vzťahov. Hlavným účelom aplikácie tejto metódy je presvedčiť partnera, že zodpovednosť za rozhodovanie o predmete diskusie nesú všetky strany rokovaní.
3. Metóda vyvažovania. Táto metóda zahŕňa výber najlepších argumentov na presvedčenie partnera. Môžu to byť fakty, štatistiky, výpočty atď. Dôležité je, že pri použití tejto metódy je potrebné stáť namiesto partnera a zhodnotiť situáciu z jeho strany. To vám umožní vybrať si ten najsprávnejší argument v správnom čase.
4. Kompromisná metóda. Táto metóda znamená, že partneri sú pripravení hľadať kompromisy vopred av prípade rozdielnosti názorov dôsledne dosiahnuť dohodu. Kompromisná metóda neznamená odmietnutie pôvodných podmienok, jej cieľom je zvážiť problém s využitím všetkých možností. Stojí za zmienku, že kompromisná metóda sa používa vtedy, keď odmietnutie vyjednávať a neschopnosť uzavrieť určité dohody ohrozuje obe strany nepriaznivými následkami.

Štádiá rokovaní v druhej fáze

Vo všeobecnosti možno rozlíšiť nasledujúce fázy rokovaní, ktoré zahŕňajú štruktúru rokovaní v druhej fáze:

1. Stretnutie a nadviazanie kontaktu. Rokovania začínajú od momentu stretnutia s partnerom, aj keby mal byť sprevádzaný z letiska a železničnej stanice. Táto fáza nemusí byť až taká dôležitá z hľadiska predmetu rokovania, ale v závislosti od toho, aký dojem urobí účastník stretnutia na svojho partnera, bude výsledok rokovaní čiastočne závisieť.
2. Začiatok obchodnej časti. V tejto fáze sa pozornosť partnera upriamuje na informácie a predmet diskusie.
3. Prenos informácií. Táto fáza zahŕňa presvedčenie druhej strany, že bude konať múdro tým, že prijme vaše presvedčenie.
4. Podrobné odôvodnenie. V tejto fáze prebieha argumentácia vlastných predstáv a návrhov. IníInými slovami, ak má partner záujem o návrhy, ale nie je si ničím úplne istý, je potrebné argumentovať všetkým vyššie uvedeným a eliminovať všetky pochybnosti.

Tretia fáza: dokončenie rokovaní

Poslednou fázou vyjednávacej štruktúry je povinný debriefing. Ak bol priebeh obchodnej komunikácie veľmi pozitívny, potom ukončenie rokovaní znamená krátke zhrnutie. Je to potrebné, aby si každá zo strán bola istá, že si všetci dokonale rozumejú. Potom sa diskutuje o perspektíve nových stretnutí.

V opačnom prípade, keď sa v dôsledku rokovaní nedosiahli žiadne dohody, je dôležité udržiavať subjektívny kontakt s partnerom. Dôležité je zhrnúť, čo sa nám podarilo nájsť spoločnú reč, a povedať tie body, ktoré nevyhovujú jednej zo strán. Na konci pracovného stretnutia, ktoré má negatívny výsledok, je dôležité nestratiť tvár a pokúsiť sa znepríjemniť atmosféru neformálnou a priateľskou rozlúčkou. Ale v žiadnom prípade by ste sa nemali s partnerom vyjadrovať hrubo a svojím odchodom náhle prerušiť rokovania. Stojí za to pripomenúť, že je lepšie ponúknuť diskusiu o probléme o niečo neskôr, odložiť rokovania, dôkladnejšie sa na ne pripraviť a pokúsiť sa nájsť také argumenty, ktoré by vám umožnili druhú stranu o niečom presvedčiť.

Štvrtá fáza: analýza rokovaní

Aj keď sa strany rozlúčili, rokovania v tejto fáze nie sú ukončené. Deje sa tak až po ich podrobnom rozbore a vypracovaní správy. Vo všeobecnostianalýza je potrebná na porovnanie cieľov obchodnej komunikácie a dosiahnutého výsledku, určenie ďalšieho postupu a posúdenie aktuálneho stavu. Hodnotenie môže byť písomné (ak si to situácia vyžaduje) alebo reflexné (ak nie je potrebné podávať správy vyššiemu manažmentu).

Pochopením štruktúry rokovaní s klientmi a partnermi je oveľa jednoduchšie vybudovať komunikáciu. Okrem toho je však potrebné vedieť, aké môžu byť štýly vyjednávania.

Styles

Vo všeobecnosti existujú štýly rokovaní ako tvrdé, mäkké, obchodné a kooperatívne. Tvrdý štýl znamená nezlomnosť a sústredenie len na vlastné požiadavky. Soft je akomodačná stratégia. Najčastejšie sa používa, keď je pre jednu stranu dôležitejšie udržiavať priateľské vzťahy.

Štýl obchodovania zahŕňa princíp kompromisu, kedy jedna strana robí ústupky, no zároveň si určité ústupky „vyjednáva“pre seba. Kolaboratívny štýl je komunikácia zameraná na naplnenie záujmov oboch strán.

Krátky súbor pravidiel vyjednávania

Odborníci v oblasti obchodnej komunikácie odporúčajú dodržiavať nasledujúci súbor pravidiel, ktoré pomôžu vytvoriť spoločný jazyk s akýmkoľvek partnerom:

1. Nemôžete byť osobný a ponižovať osobnosť partnera.
2. Neignorujte strachy, vyhlásenia a pocity svojho partnera.
3. Mali by ste nielen klásť otázky, ale aj vysvetliť účel získania odpovedí.
4. Akúčastník chce niečo objasniť alebo žiada zopakovať to, čo bolo povedané, nenechajte sa rozčuľovať. Musíme sa snažiť sprostredkovať informácie spôsobom, ktorému každý rozumie.
5. Neprepadajte emóciám.

Okrem tohto krátkeho zhrnutia je potrebné pripomenúť, že by ste sa mali dobre pripraviť, vopred analyzovať štruktúru rokovaní a osvojiť si štýly ich vedenia. To všetko vám pomôže zvládnuť túto úlohu oveľa lepšie.

Pravidlá presviedčania pri rokovaniach

Existuje niekoľko tipov od psychológov a skúsených manažérov, ktoré môžu byť užitočné vo chvíľach, keď je potrebné partnera o niečom presvedčiť. V prvom rade sa musíte naučiť prezentovať argumenty. Najprv musíte uviesť silný argument, potom trochu slabšie a na konci predložiť najsilnejší, takpovediac, tromfový argument.

Po druhé, musíte si zapamätať, že partnera nemôžete dostať do nepohodlnej polohy alebo zahnať do rohu. Rešpekt je kľúčom k benevolentnému vzťahu a o niečom môžete presvedčiť iba vtedy, keď je človek pozitívny.

Po tretie, je dôležité, aby sa navrhované argumenty prelínali so záujmami partnera. V takejto situácii je vysoká pravdepodobnosť, že partner vyjadrí svoj súhlas.

Telefonické rozhovory

Niekedy musíte vyjednávať o technických komunikačných prostriedkoch. To samozrejme trochu sťažuje komunikáciu, pretože je ťažšie pochopiť reakciu partnera.

Je dôležité mať na pamäti, že štruktúra telefonických rozhovorov je absolútnerovnaké ako pri osobnom obchodnom stretnutí:

1. Pozdrav.
2. Začať rokovania.
3. Dokončuje sa.
4. Analýza.

Na obchodné rozhovory cez telefón sa vzťahujú všeobecne uznávané pravidlá vyjednávania. Jediná vec, ktorú je dôležité si zapamätať, je, že nemôžete prerušiť hovor človeka po telefóne, aj keď jeho slová niečomu odporujú.

Záver

Zhrnutie, stojí za zmienku, že vyjednávanie je umenie, ak ho zvládnete, môžete dosiahnuť čokoľvek. Ako sa stalo známe, keď poznáte 4 fázy štruktúry rokovaní, môžete predvídať výsledok obchodnej komunikácie a zabezpečiť veľa krokov partnera.

Najdôležitejšie na dosiahnutie dobrých výsledkov prostredníctvom rokovaní je dodržiavať vyššie uvedené pravidlá a rešpektovať tých, s ktorými musíte čokoľvek vyjednávať.